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Schluss mit Reisekostentabellen

Veröffentlicht von  Hakan Mirhilli

Reisekostenabrechnungen nehmen den überwiegenden Teil der Arbeitszeit von Finanzabteilungen ein. Darüber hinaus ist das Ausfüllen verwirrender Reisekostenformulare und das Durchforsten der Ausgabenbelege sicherlich das Letzte, was ein Außendienstmitarbeiter am Ende des Arbeitstages oder der Geschäftsreise machen möchte. Er möchte die Kosten für seine Geschäftsreise erstattet bekommen und sich auf die Reise zu seinem nächsten Zielort begeben, anstatt sich mit einer Kostentabelle herumschlagen.

Die Nutzung einer automatisierten Reisekostenabrechnung, auf die per Laptop oder Mobiltelefon zugegriffen werden kann, ist die optimale Lösung, um das kontinuierliche Hin und Her zwischen Außendienstmitarbeitern und Finanzabteilung zu verhindern. Deshalb ist die ideale Reisekosten-Software, wie die Reisekostenabrechnungslösung von Unit4, leicht zu lernen, entspricht den von Ihrem Unternehmen festgelegten Richtlinien, integriert sich in die Finanz- und ERP-Software Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen die Umsetzung jeder Unternehmensrichtlinie, ohne dass Sie sie zuerst die IT-Abteilung passieren müssen. Dabei verschwindet auch die zeitaufwendige und veraltete Excel-Tabelle.

Intuitive Software

Die beste Software ist eine, die für Ihre Mitarbeiter intuitiv bedienbar ist. Schulungen können zeitaufwendig und langweilig sein und Sie werden sicherlich eine Lösung bevorzugen, die Ihre Mitarbeiter sofort nutzen können - ohne sie für eine Unternehmensschulung aus dem Außendienst abzuberufen. Wenn eine Anwendung intuitiv ist, haben neue Nutzer mehr Anreize, von altmodischen Reisekostenformularen auf die neue Lösung umzusteigen. In Wirklichkeit ist es sogar wahrscheinlich, dass sie ihre alte Reisekostentabelle so schnell wie möglich loswerden wollen.

Glückliche Vorreiter

Unternehmen, die von manuell geführten Reisekostentabellen auf ein automatisiertes System umgestellt haben, bekamen positives Feedback von ihren Mitarbeitern und erzielten eine größere Präzision, da die zuvor fehlerbehafteten Kostentabellen jetzt erstmals richtig waren.

Vollständige Übereinstimmung

Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien stellt eine weitere Verzögerung für Mitarbeiter dar, insbesondere, wenn sie mit einer altmodischen Reisekostentabelle arbeiten. Sich den Kilometerstand einzuprägen und zu berechnen oder an die Tagespauschale für ein Reisekostenformular zu denken, ist nicht nur verwirrend, sondern auch zeitaufwendig. Mit einem automatisierten System wird der Reisekostenprozess vereinfacht und die Zeit zwischen Einreichung und Erstattung verringert. Außendienstmitarbeiter werden viel wahrscheinlicher Belege von Quittungen hochladen, wenn sie dazu nur ein Mobilgerät wie ihr Mobiltelefon oder ihr Tablet benutzen müssen.

Automatisch integriert

Die beste Software ist eine, die sich in Ihre aktuelle Finanz-/ERP-Software integrieren lässt. Sie verhindert die zeitaufwendige Dateneingabe von bereits hochgeladenen Informationen, durch Aktualisierungen der Unternehmensdaten Ihres bestehenden Systems. Dann erzeugt sie einen Zahlungsbeleg, der diesem Mitarbeiter ausgezahlt wird. Bei einem automatisch integrierten System muss Ihre Finanzabteilung nicht mehr mit umständlichen Excel-Tabellen arbeiten und Quittungen prüfen und verarbeiten.

Änderungen ohne IT

Jährliche Änderungen von Unternehmensrichtlinien, wie die Kilometererstattung, sind üblich. Eine gute Softwarelösung gliedert diese Änderungen aus dem Reisekostenformular aus und fügt sie dort ein, wo sie hingehören: direkt in die Anwendung, ohne IT-Aufwand. Dies ermöglicht nicht nur die Ungebundenheit der Finanzabteilung, sondern auch einen schnelleren Arbeitsablauf. Nach Festlegung der Reisekosten des laufenden Jahres können sie direkt im Reisekostenabrechnungssystem aktualisiert werden. Die Änderungen werden automatisch angewendet, sobald der Außendienstmitarbeiter die Software öffnet und neue Ausgaben und Quittungen hoch lädt.

Die Einführung einer automatisierten Reisekostenabrechnung hat für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile, weil es Ihnen Zeit und Geld für die Reisekostenverwaltung Ihres Unternehmens spart. Mit einem einfachen und effizienten System erzeugen Sie darüber hinaus Wohlwollen bei Ihren Außendienstmitarbeitern und im Gegenzug werden diese zu ihren besten Leistungen motiviert, weil sie wissen, dass sie die Rückerstattung für ihre Reisekosten zeitnah erhalten.

Hakan Mirhilli

Hakan Mirhilli

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