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Fünf Maßnahmen zur Vermeidung von 'Scope Creep' bei Projekten

Veröffentlicht von  Janin Schönwald

Als Projektmanager eines Beratungsunternehmens haben Sie sicher schon einmal vom 'Scope Creep' gehört. Zu Beginn eines neuen Projektes verläuft alles nach Plan, doch mit der Zeit wird der Umfang Ihres Projekts zunehmend größer, während Budget und Ressourcen gleich bleiben. Kunden erweitern ihre Ansprüche oder Ziele an das Projekt und gehen davon aus, dass die Zusatzarbeit im Projektumfang bleibt. Oder vielleicht entscheidet sich einer Ihrer Vorgesetzten, den Umfang Ihres Projektes zu verändern.

Die Realität ist, dass die zusätzlichen Anforderungen, welche mit dem Erreichen der erweiterten Ziele einhergehen, die verfügbaren Ressourcen übersteigen können - was oftmals mit verpassten Deadlines, Budgetüberschreitungen, oder gänzlich gescheiterten Projekten einhergeht. Gleichzeitig wollen Sie jedoch hervorragenden Kundenservice bieten und die Erwartungen Ihrer Kunden übertreffen. Wie können Sie also den 'Scope Creep' überwinden und Ihre Kunden trotzdem zufriedenstellen?

Hier sind fünf Methoden, die Ihnen helfen 'Scope Creep' in Ihren Projekten zu überwinden und zu vermeiden:

1. Prüfen Sie Projektänderungen ausführlich - Anstatt umgehend auf jede Anfrage zu reagieren, prüfen Sie die vorgeschlagenen Änderungen am Projektumfang ausführlich. Nehmen Sie sich z.B. die Zeit, nach jedem Projekt-Milestone oder nach erledigten Aufgabenpaketen, die vorgeschlagenen Änderungen zu prüfen und planen Sie den nächsten Durchlauf.

2. Lassen Sie Änderungswünsche schriftlich einreichen - Wenn jemand etwas außerhalb des festgelegten
Projektumfangs und Zwecks tun möchte, bitten Sie Ihn dies schriftlich einzureichen. Die Anfrage sollte die gewünschten Änderungen erläutern und eine Auflistung darüber enthalten, wie viele Ressourcen diese Änderungen in Anspruch nehmen werden. Stellen Sie sicher, dass auch alle Risiken bezüglich Plan und Budget aufgeführt werden.

3. Besprechen Sie Projektänderungen im Team - Ein Großteil der Anfragen zu Änderungen wird meist nur dem Projektmanager vorgelegt. Andere Mitglieder des Teams bekommen vielleicht nicht mit, dass eine Änderung des Projektumfangs erfolgt ist. Das kann dazu führen, dass Teammitglieder nicht wissen, dass neue Anfragen mit anderen kollidieren könnten. Vermeiden Sie diesen Konflikt, indem Sie Änderungen am Projektplan für alle erkennbar machen.

4. Sprechen Sie über die Budgetauslastung - Manchmal geht Scope Creep nicht von Ihrem Team, sondern von Ihrem Vorgesetzten oder Kunden aus. Falls dies der Fall ist, haben Sie keine Wahl und müssen das Projekt anpassen. Sprechen Sie in diesem Fall über die finanziellen Mittel. Erklären Sie, wie viel die vorgeschlagenen Änderungen kosten werden, wie sie Ihr Projektbudget beeinflussen und inwieweit sie sich auf den Projekttermin auswirken.

5. Nutzen Sie professionelle Automatisierungssoftware - Professional Service Automation (PSA)-
Software kann Ihnen helfen, Ressourcenzuweisungen und Änderungsvorschläge am Projektumfang zu managen. Mit Hilfe der Software können Möglichkeiten zur Erweiterung des Projektumfangs aufgezeigt und beurteilt werden und der Status des Projektes mit den Teammitgliedern geteilt werden. 

Für mehr Hinweise, wie Sie den Scope Creep in Ihren Projekten vermeiden können, laden Sie unser Whitepaper "12 Maßnahmen zur Vermeidung von 'Scope Creep' im Projektmanagement" herunter oder kontaktieren Sie uns.

Janin Schönwald

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