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Wie eine globale NGO die Wirkung ihres Programms um 57% steigerte und dabei noch Millionen von USD einsparte

Veröffentlicht von  Ton Dobbe

Neulich interviewte ich Jesús Pizarro, Vice President des Enterprise Accounting und Controller bei Heifer International, einer globalen NGO, deren Mission es ist, den Welthunger und die Armut zu beenden und sich gleichzeitig um die Umwelt mithilfe von Strategien für Eigenverantwortung und nachhaltige Intervention zu kümmern. 

Meine erste Frage: Herr Pizarro, wofür setzen Sie sich leidenschaftlich ein?

Pizarro: Dafür, etwas zu bewirken, das wahrgenommen wird und gleichzeitig nachhaltig und sinnvoll ist.  Neulich sagte unser externer Auditor zu uns, dass „nur wenige Organisationen auf der Welt die globale Transparenz von Finanzdaten aufweisen, wie das bei Heifer International der Fall ist." Und ein Compliance-Auditor der US-Regierung meinte:  „Heifer war eine von zwei NGOs in meiner über 30-jährigen Kariere, bei der es nichts zu bemängeln gab." Darauf bin ich stolz, nicht nur, weil dadurch bestätigt wird, wie stark unser Finanzbuchhaltungssystem ist, sondern in erster Linie, weil es zeigt, dass wir tatsächlich etwas bewirken bei dem, wofür wir jeden einzelnen Tag kämpfen, nämlich den Welthunger und die Armut zu beenden.

Frage 2: Können Sie die von Ihnen genannte Wirkung näher beschreiben?

Pizarro: Dadurch, dass wir unseren jetzigen Stand der globalen Transparenz von Finanzdaten erreicht haben, konnten wir die Kosten um mehr als 27% reduzieren und die Wirkung des Programms um 57% steigern. Anders ausgedrückt: Als wir 2011 anfingen, halfen wir jährlich 1,9 Millionen Menschen... heute sind es mehr als 3 Millionen. Das ist die Wirkung.

Frage 3: Was sind die Hintergründe, die Sie motivieren?

Pizarro: Ungefähr 870 Millionen Menschen auf der Welt haben nicht genug zu essen.  Studien zeigen, dass die Landwirtschaft durch Investitionen in die 2,6 Milliarden Kleinbauern auf der Welt den Effekt auf die Armutverringerung verdoppeln kann.  Unser Fokus liegt darauf, diese Kleinbauern, die ungefähr 80 Prozent der in den Entwicklungsländern konsumierten Lebensmittel produzieren, so auszustatten, dass sie genug Lebensmittel für alle liefern können.  Wir geben ihnen die Werkzeuge, die Ausbildung und den Viehbestand, um eine positive Veränderung zu bewirken.

„Heifers Theory of Change“ ist unsere Planungs- und Bewertungsmethode für den sozialen Wandel.  Es ist das Werkzeug, das wir benutzen, um unsere Arbeit zu fokussieren und was uns hilft, den Nachhaltigkeitsfortschritt und die bleibenden Ergebnisse festzustellen.  Die einzelnen Teile funktionieren wie miteinander verbundene Bausteine.  Wir nutzen Ergebnisse, Dimensionen und Effektmaßnahmen, um die Gleichung für den Weg zum Wandel zu schaffen.  Die wichtigsten Schwerpunkte umfassen Einkommen, Ernährung, Umwelt, Stärkung der Rolle der Frauen und soziales Kapital.

Wirkung zu zeigen, heißt, die Wirkung, die wir zeigen, zu verstehen.  Nur dann kann man wachsen und besser werden.  Und dafür muss jeder in unserer Organisation Verantwortung tragen - alle, vom Management bis hin zu den Mitarbeitern „an der Basis", die täglich mit unseren Partnern zusammenarbeiten.  Deren Wirkung wird von ihrer Fähigkeit beeinflusst, Entscheidungen treffen zu können, die auf relevanten, zeitnahen, vergleich- und verstehbaren Finanzdaten in Echtzeit basieren.

Frage 4: Offensichtlich war die Situation früher anders.  Was war bei Heifer der Auslöser zu sagen "Halt, wir müssen etwas ändern"?

Pizarro: Vor acht Jahren (2008) hatte die Organisation Probleme, mit der Geschwindigkeit mitzuhalten, mit der sich Dinge weltweit veränderten.

Unsere finanzielle Transparenz war schlecht, weil Daten in den Länderbüros gespeichert wurden, auf die wir vom Hauptbüro aus nicht zugreifen konnten.  Die Konsolidierung musste manuell vorgenommen werden.  Es gab keine Integration zwischen den Systemen.  Geber, private Stiftungen, andere NGOs, Regierung und Gemeinden forderten detailliertere und häufigere Berichte.  Mit anderen Worten, die neue Normalität verlangte eine höhere Transparenz, niedrigere G&A-Kosten und ein Echtzeit-Antwortverhalten.

Langer Rede kurzer Sinn:  Wir erkannten, dass wir etwas tun mussten gegen unsere Unfähigkeit, uns zu vergrößern, und etwas dafür, dass sich die Wirkung unserer Projekte schneller steigern konnte.  Die Stunde der Veränderung war gekommen.  In einer Welt, die sich mit ständigen Konflikten, Korruption, Unternehmensgier, nicht nachhaltigen Nahrungsmittelsystemen und den Folgen des Klimawandels konfrontiert sieht, war Stillhalten für uns keine Option.

Daher forderte Pierre Ferrari, CEO von Heifer International, die Organisation auf, eine Infrastruktur von branchenführenden Systemen aufzubauen, um Wachstum und Umsatzdiversifizierung zu unterstützen und das Ausmaß des Programmeffekts zu steigern.  Diese globalen Systeme mussten großangelegte Projekte unterstützen und die von anspruchsvollen Gebern gestellten Forderungen nach Rechenschaftspflicht und Transparenz erfüllen.  Ein großes Risiko bei dieser Veränderung war unsere Entscheidung, unser ERP-System durch Unit4 Business World On! zu ersetzen.

Frage 5: Welche Auswirkung hatte das?

Pizarro: Kurz zusammengefasst, wir haben den Umfang und die Wirkung des Programms um 51% gesteigert, was dazu führte, dass wir mehr als 3 Millionen Menschen pro Jahr (im Vergleich zu  1,9 Millionen im Jahr 2011) helfen konnten, mit einer stabilen Mitarbeiterbasis (ca. 900 FTE).

Folgendes hat zum Beispiel zu dieser Steigerung beigetragen:

  • Manager sind in der Lage, auf der Grundlage von Echtzeit-Informationen Entscheidungen zu treffen, sind damit entscheidungsfreudiger und besser informiert und können zügiger arbeiten.
  • Aufgrund der Fähigkeit, die von den Heifer-Unterorganisationen erzielten Ergebnisse zu vergleichen, konnten wir unsere Programme messen (und sofort verbessern).

Über den Projekteffekt hinaus sind wir auch eine viel schlankere Organisation geworden, mit einer Verringerung der allgemeinen und administrativen Ausgaben um 27%, was zu einer durchschnittlichen Einsparung von 2,3 Millionen USD pro Jahr seit 2011 geführt hat.

Eine Reihe von neuen Wirkungen hat zu diesen Einsparungen geführt:

  • Die Fähigkeit, Fixkosten ständig zu prüfen und durch Zentralisierung zu verkleinern.
  • Ein Finanzabschluss von 2 Monaten (und 15 FTE) wird buchstäblich reduziert auf das Drücken eines Knopfes, indem die Berechnung des Jahresabschluss und der Konzernabschlüsse erleichtert wird.
  • Ein vereinfachter Neubewertungsvorgang ohne manuelle Berechnungen.
  • Verringerung der mit einem Mehrwährungsumfeld verbundenen Komplexitäten.

Und nicht zuletzt haben wir auch das Vertrauen unter unseren Gebern gestärkt:

  • Geber können nun infolge unserer deutlich erhöhten Finanztransparenz ihr Geld innerhalb der Organisation verfolgen.
  • Dieselbe Transparenz erzeugt ein hohes Maß an Vertrauen bei Auditoren.  Unsere letzte Management Bewertung aus dem Auditor-Bericht: Keine Mängel.
  • Betrug und Missbrauch unserer begrenzten Ressourcen können nun aufgrund verbesserter interner Kontrollen schneller entdeckt werden.

Frage 6: Heifer ist an allen Arten von klar erkennbaren, lebensverändernden Projekten auf der ganzen Welt beteiligt. Können Sie ein paar Beispiele nennen?

Pizarro: Am 25. April 2015 tötete ein Erdbeben der Stärke 7,8 in Nepal fast 9.000 Menschen und verletzte ca. 22.000 weitere.  Hunderttausende Menschen wurden obdachlos, ganze Dörfer dem Erdboden gleichgemacht und jahrhundertealte Gebäude zerstört.  Heifer war in der Lage, aufgrund der Gebergemeinde und der vorhandenen Systeme, einschließlich Unit4 Business World On!, sofort zu reagieren.  Heifer International half mehr als 31.000 Familien und verteilte 2,5 Millionen USD in 40 betroffenen Gemeinden.

Infolge ihrer erfolgreichen Maßnahmen in Nepal wurde Heifer von der Hilton Prize Coalition als eine von sechs NGOs für den Film "On Shifting Ground" ausgewählt.  Ein Auditor der USAID/OFDA sagte:  „Heifer war eine von zwei NGOs in meiner über 30-jährigen Kariere, bei der ich nichts bemängeln konnte."

Ein derart robustes Finanzbuchhaltungssystem wie Unit4 Business Word zu haben, hat Heifer ermöglicht, auf Geber schnell und mit einer 100%-igen Transparenz zu reagieren.  

Und es gibt viele andere Beispiele, wie das Erdbeben in China im April 2013, der Taifun Hagupit auf den Philippinen im Dezember 2014, der Supertaifun auf den Philippinen im Oktober 2015, das Erdbeben in Ecuador im April 2016 und der Hurrikan Matthew auf Haiti im Oktober 2016. Im Falle von Haiti akzeptieren wir nun Spenden in Form von Bitcoins.

Frage 7: Was sind die drei Lektionen, die Sie gelernt haben?

Pizarro: Es gibt viel Lektionen, die ich über die Implementierung eines ERP-Systems gelernt habe, aber lassen Sie mich die drei zusammenfassen, die ich für unsere wichtigsten Erfolgsfaktoren halte:

  1. Vorbildfunktion der Unternehmungsleitung. Die Unterstützung von der Führungsebene ist entscheidend, gemeinsam mit dem absoluten Engagement der Mitarbeiter.
  2. Standardisierung der Geschäftsabläufe ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche ERP-Einführung.  Ohne Standardisierung geht das Projekt schief.  Zum Beispiel: Standard-Buchführungsrichtlinien und Stellenbeschreibungen.
  3. Technologie ist nur so gut, wie die Menschen, die sie nutzen. Investition in Weiterbildung ist für eine Amortisation der Investition entscheidend.

Die richtigen Entscheidungen zu treffen lohnt sich. Was mit einer Spende von 17 Kühen vor 72 Jahren begann, hat sich zu etwas viel Größerem entwickelt, das die Kraft hat, die Welt zu verändern.  Wir glauben fest daran, dass wir gemeinsam den Kampf gegen Hunger und Armut gewinnen werden.

Ton Dobbe

Ton joined Unit4 in 1991 as a partner manager before moving to the product team and subsequently taking the position of product manager. He became global head of product marketing in 2015 and has since been responsible for some of Unit4’s most successful product launches. He took on the role of chief evangelist in 2016.



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