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Unabhängige Studie ergibt: Büromitarbeiter verbringen ein Drittel ihrer produktiven Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben

Produktivitätsverlust kostet die Dienstleistungsbranche jährlich weltweit mehr als 5 Billionen Dollar (ca. 4,4 Billionen Euro); drei Viertel der Mitarbeiter sind überzeugt, dass neue Technologien die Produktivität steigern können

München, Deutschland, 

Unit4, Anbieter von intelligenten und innovativen Unternehmensanwendungen für Mitarbeiter im Dienstleistungsbereich, hat nun die Ergebnisse einer unabhängigen, weltweit durchgeführten Studie veröffentlicht; Thema dieser Studie war die Zeit, die Büroangestellte für ihre Hauptaufgaben aufwenden und damit verbunden ihre Produktivität. Demnach verbringen die Mitarbeiter (Durchschnitt aller 11 Länder, die an der Studie teilgenommen haben) im Schnitt 552 Stunden pro Jahr mit administrativen und sich wiederholenden Tätigkeiten; dies entspricht 69 Arbeitstagen beziehungsweise rund einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit.

Aus der Umfrage geht hervor, dass sich die Kosten für die durch Admin-Arbeiten verlorene Produktivität in den teilnehmenden Ländern auf jährlich 5 Bill. Dollar belaufen. Die USA verzeichnen dabei die höchsten Verwaltungskosten (2,87 Bill. Dollar), in Singapur ist der Verwaltungsaufwand mit 26,3 Mrd. Dollar am niedrigsten.

Die produktivsten Mitarbeiter der befragten Länder sind in Norwegen zu finden; sie können sich rund 81% ihrer Zeit ihren Hauptaufgabengebieten widmen; an zweiter und dritter Stelle folgen Schweden (78%) und Frankreich (76%). Angestellte in Singapur haben für ihre Kernaufgaben am wenigsten Zeit (60%), allerdings wird hier auch die wenigste Zeit für Admin-Aufgaben aufgewendet.

Auffällig sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Altersgruppen. Mitarbeiter, die 41 Jahre und älter sind, bringen für ihre Hauptaufgaben mehr Zeit auf als Angestellte zwischen 26 und 30 Jahren; die über 50-Jährigen verwenden die meiste Zeit für das Zusammenstellen und Eingeben von Daten. Trotzdem wird ein höherer Automatisierungsgrad in der Verwaltung bei den 26- bis 35-Jährigen eher befürwortet als in den Altersgruppen 36 bis 40 und 50 bis 60 Jahre. Die jüngeren Mitarbeiter hingegen freuen sich auf eine Automatisierung ihrer wiederkehrenden Routine-Arbeiten und gehen davon aus, dass sich dies in rund einem Jahr realisieren lasse.

Weiterhin wurde die Frage gestellt, ob die Angestellten Technologien wie beispielsweise einem virtuellen oder digitalen Assistenten oder auch Software-Applikationen grundsätzlich zutrauen, ihre sich wiederholenden Aufgaben zu übernehmen. 9 von 10 Mitarbeitern in den Niederlanden, Spanien und Schweden haben dies bejaht, in Australien und in Deutschland waren es weniger als drei Viertel der Befragten. Zwei Drittel (67%) stimmten zu, dass die Implementierung einer solchen Technologie wichtig sei, um wettbewerbsfähig zu bleiben, wobei die 20- bis 40-Jährigen und generell Mitarbeiter mit Führungsverantwortung diese Auffassung wesentlich stärker vertreten als die Gruppe der über 56-Jährigen.

„Unit4 möchte Software autonom und selbststeuernd gestalten, um die Dienstleistungsbranche zu entlasten. Wir haben diese Studie in Auftrag gegeben, um einen Einblick in die Ansichten von Mitarbeitern zu erhalten. Dabei ging es unter anderem um die Frage, wie die Einführung neuer Technologien dabei unterstützen kann, administrative Aufgaben zu automatisieren und ihnen so zu mehr Produktivität zu verhelfen“, so Stephan Sieber, Unit4 CEO. „Um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und auch zukünftig talentierte Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu interessieren, werden Service-Organisationen nicht umhinkommen, automatisierte und selbststeuernde Systeme einzusetzen. Auf diese Weise stellen sie eine hohe Produktivität sicher und helfen jüngeren Arbeitnehmern dabei, sich engagiert in ihr Unternehmen einzubringen. Bliebe alles, wie es ist, könnte es für diejenigen Unternehmen eng werden, die sich allein auf die Leistungen ihrer Mitarbeiter verlassen und dabei wie selbstverständlich eine hohe Produktivitätsrate voraussetzen“.

Durchgeführt wurde die Studie im April 2017 von der in Großbritannien ansässigen DJS Research Ltd; Teilnehmer waren Büromitarbeitern in Australien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, den Niederlanden, Norwegen, Schweden, Singapur, Spanien und in den USA. Die Ergebnisse basieren auf Antworten von 1.505 Angestellten aus Unternehmen mit jeweils mindestens 100 Mitarbeitern; dabei lagen pro Land mindestens 100 Antworten vor (USA 400). Die Resultate der Umfrage wurden in einer Infografik zusammengefasst; ein vollständiger Bericht kann bei Bedarf gern zur Verfügung gestellt werden.

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Ute Zimmermann

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