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Unit4 automatise Travel & Expenses afin de lutter contre les milliards de pertes liées à la gestion des notes de frais

Unit4, leader de solutions d’entreprises ERP nouvelle génération dédiées aux sociétés de services professionnels, annonce le lancement d'une nouvelle version de Travel & Expenses afin d’aider ses clients à simplifier la gestion des notes de frais. Le système, automatisé grâce à la technologie intuitive, va permettre d’améliorer l'engagement des employés.

Unit4 a développé cette solution pour répondre aux conclusions de l’étude qu’elle publiait en Décembre 2015. Celle-ci révélait qu’en raison de processus de remboursement complexes, les salariés  renoncent à réclamer certains frais et abandonnent chaque année plus de 14 milliards d’euros (basée sur des données provenant de neuf pays).

En combinant l'analyse prédictive avec une expérience utilisateur basée sur les besoins réels et des éléments d'automatisation, le système est totalement autonome. Les utilisateurs n’ont qu’a photographier leurs justificatifs ou les envoyer par email et le système fait le reste.

  • Les justificatifs de frais sont téléchargés et classés dans le système, par un simple clic, prêts à être approuvés et ce depuis n’importe quel terminal

  • Le service de reconnaissance Unit4 Receipt identifie les informations pertinentes et les ajoutes automatiquement au bon rapport de dépenses.

  • L'intégration de Google Maps permet le calcul automatique des distances parcourues et indique à l’utilisateur le montant de ses indemnités kilométriques.

  • Le Machine Learning permet au système d’intégrer les préférences de voyage de l'utilisateur et pré-remplit les postes de dépenses pour qu’elles soient examinées rapidement.

  • Les directeurs financiers bénéficient en temps réel de données précises, des flux de trésorerie prévisibles et de transparence sur les dépenses exceptionnelles.

La simplicité permet d’accélérer les remboursements ce qui participe au bien-être des salariés

Le premier client à utiliser le système est la société Bouvet, un cabinet de conseil norvégien reconnu comme l'une des meilleures entreprises où travailler en 2015 et 2016 par Great Place to Work Institute.  Cette distinction lui a été décernée pour son engagement à développer la satisfaction des collaborateurs.

« La nature des services professionnels que nous délivrons s’appuie sur des collaborateurs qui se déplacent souvent et pour lesquels le temps est littéralement de l'argent. Nous voulions leur faciliter le travail, les aider à se concentrer sur leurs clients et améliorer la situation du département des finances. L’expérience mobile et la fonctionnalité intégrée au système Unit4 sont particulièrement appréciées par nos équipes. Travel & Expenses fonctionne en autonomie et à apprend automatiquement. Cela signifie qu’il n’y a plus de papier, plus d’affranchissement, de saisie manuelle de la signature et autres manipulations. Son utilisation nous fait espérer une économie cumulée annuelle d’environ 2 ans de temps des employés. »

Remi Øvstebø, Bouvet

 

« La mauvaise gestion des demandes de remboursement est un problème très sérieux comme l’a démontré notre étude. Ce sont les employés qui font la prospérité d’une entreprise et il est prouvé que les plus engagés surperforment par rapport aux autres. Tous nos systèmes sont développés en gardant à l’esprit qu’ils sont destinés à servir des humains. Ceux-ci sont en attente d’outils simples et intuitifs pour faciliter leur travail. C’est ce que nous leur offrons avec le nouveau Travel & Expenses. La technologie est ici mise au service des clients dont les employés vont économiser du temps et de l'argent ; Le système va considérablement améliorer la gestion des dépenses tant pour les utilisateurs que pour le département des finances »

Erik Tiden, Chief Technology Officer chez Unit4

 

 

À propos de UNIT4

Nouvelle génération de solutions ERP et « Best-in-class », Unit4 est l’un des seuls éditeurs du marché "People-centric" qui facilite au quotidien le travail de vos collaborateurs.

Avec sa plateforme « Unit4 People » base évolutive qui s'adapte au rythme et à la croissance de votre entreprise, Unit4 mobilise les technologies les plus innovantes de l’ère digitale et révolutionne l'univers des logiciels d'entreprise.

Spécialiste du secteur tertiaire, Unit4 propose des solutions verticalisées pour les sociétés de services professionnels, de finance et pour le secteur de l’éducation.

Unit4 c'est plus de 4200 collaborateurs dans le monde, un réseau de partenaires étendu et un chiffre d'affaires annuel de plus de 500 millions d'euros.

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