Blog
Les logiciels digital-ready pour le secteur associatif

ONG : comment atteindre l’excellence opérationnelle ?

Posté(e) par  Alexandre Thiery

Notre contexte géopolitique assez imprévisible et l’instabilité économique qui perdure mettent à rude épreuve la continuité de l’activité de certaines ONG, associations ou fondations, ce qui renforce la nécessité de pouvoir s’appuyer sur des logiciels comptables et financiers fiables pour bien maîtriser leurs coûts de fonctionnement interne et leur productivité administrative de manière générale.

Car, même si les dons privés et financements publics seraient susceptibles de se raréfier, les associations doivent poursuivre leurs missions humanitaires, sociales ou environnementales. Mais comment continuer à en faire autant avec des moyens parfois revus à la baisse ? Notamment pour les ONG d’envergure internationale qui ont de nombreux sites, plusieurs centaines de salariés et évoluent dans un contexte multilingues, multi législations, multi devises, etc.

La continuité de leurs missions dépend aussi de leur capacité à développer une excellence opérationnelle dans les domaines administratifs et financiers. C’est pour cette raison que beaucoup d’ONG internationales se sont professionnalisées depuis longtemps en faisant évoluer leur organisation vers des modèles inspirés directement de ceux des entreprises. Les associations, soumises aux même contraintes et difficultés, réagissent et s’en inspirent également pour gagner en légitimité auprès des donateurs et institutions publiques.

Car on s’aperçoit qu’il existe un lien de plus en plus fort entre la qualité de l’organisation interne d’une ONG ou d’une association, se traduisant notamment en termes de productivité administrative et d’aptitude à délivrer rapidement des reportings transparents, et le développement des dons et financements publics dont elle bénéficie. Le système d’information, notamment l’ERP et les logiciels de gestion comptable et financière, joue donc assurément un rôle clé.

La gestion comptable et financière, clé de la productivité des ONG ?

Pour une ONG ou une association, il est impératif de bien gérer les projets, l’affectation des ressources et le suivi des dépenses : l’utilisation d’une solution ERP adaptée aux besoins des ONG et Associations est donc fortement recommandée.

Dans la pratique, beaucoup de processus restent encore traitées manuellement et sont encore moins automatisés dans de nombreuses associations ou ONG. Si cela représente une dérive possible des coûts de fonctionnements, cela grève rapidement la productivité car si les chargé(e)s de mission passent davantage de temps en saisies administratives ou à alimenter les reportings, c’est autant de temps en moins au service des autres.

C’est justement pour résoudre ce genre de problèmes que les équipes Unit4 ont accompagné Action contre la faim, l’une des 5 plus grandes ONG mondiales, dans la mise en place de notre ERP pour centraliser leurs données et gagner sur tous les terrains, que ce soit en termes de productivité administrative et opérationnelle, ou encore de transparence financière. Plus de 5.000 utilisateurs du module Projets de l’ERP Unit4 sont connectés aux 100 utilisateurs des modules Comptabilité, Achats et Finance pour contribuer à maîtriser les frais de fonctionnement, respecter les budgets engagés et suivre l’emploi des fonds collectés auprès des différents pourvoyeurs. 

Les logiciels & ERP digital-ready au service des associations

L’ERP est donc le meilleur moyen pour maîtriser le fonctionnement administratif et financier des ONG et associations. L’automatisation des processus grâce à ces logiciels « digital-ready » permet d’améliorer rapidement la productivité et de contrôler en permanence le respect des budgets vis-à-vis des opérations engagées. Les ONG et associations doivent dire adieu aux méthodes de saisie et validation archaïques ou peu automatisées pour saisir les opportunités offertes par le digital.

Et lorsqu’il s’agit d’améliorer le quotidien des utilisateurs, « No User Interface is the best User Interface » comme le rappelait notre Directeur Général, Jérôme Froment-Curtil, dans son article sur les innovations de l'ERP Unit4 pour 2017 et comme vous pourrez le découvrir dans la vidéo ci-dessous :
 

Ces nouveaux assistants digitaux intégrés dans les ERP et basés sur l’intelligence artificielle , peuvent prendre à leur charge de nombreuses tâches récurrentes et libérer du temps aux collaborateurs allant des saisies de temps dans les projets, du suivi et traitement des frais de déplacement en temps réel jusqu’à manipuler les différents reportings pour prendre de meilleures décisions sur le terrain.

D'ailleurs, l'Armée du Salut témoignait recemment : « L'investissement de Unit4 dans le numérique correspond parfaitement à notre stratégie, et Unit4 Business World nous apporte une solution d'avenir qui continuera à se développer et s'adapter à nos côtés sans compromettre la qualité des données financières et commerciales dont nous avons besoin. » Retrouvez le témoignage complet ici.

Comment l’analytique peut-elle faciliter la gestion transparente ?

 

La capacité à pérenniser des financements publics comme la générosité de donateurs privés est également indispensable pour améliorer le fonctionnement des associations ou ONG. Pour cela, délivrer une communication totalement transparente est fondamental, tant sur les projets réalisés que sur les choix organisationnels et projets d’optimisation interne mis en œuvre.

Une infographie reprenant plusieurs études menées sur le secteur associatif au niveau international entre 2014 et 2015 met en évidence que 60% des donateurs individuels veulent des retours et attestations d’impacts positifs avant de faire un second don alors que seulement 1 association sur 4 collecte réellement des données avec une granularité analytique assez fine pour pouvoir diffuser ce type de reportings très détaillés.

Communiquer sur une bonne gestion transparente passe donc par la mise en place de classifications analytiques très détaillées entre la gestion des projets dans l’ERP et l’intégration des données dans le module de gestion comptable et financière. C’est ce que les équipes Unit4 ont fait en accompagnant l’AGEFIPH (l’association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapés) dans l’utilisation de nos solutions financières depuis 2001 pour aider l’association à mieux piloter ses budgets, optimiser le suivi du financement et produire les reportings détaillés à destination des pourvoyeurs de fonds. Pour Save the Children, cette transparence dans la gestion des dons est également une réelle valeur ajoutée. "Unit4 assure une transparence absolue de la gestion des dons tout en assurant de manière continue une gestion efficace et efficiente des missions d’aide aux enfants à travers le monde”.  Pam Innes, Executiv Director.

L’excellence opérationnelle des ONG

Les associations, ONG et fondations ont, elles aussi, la possibilité d’atteindre l’excellence opérationnelle comme l’a fait l’EM Lyon qui témoignait récemment sur notre blog des bénéfices qu’ils avaient obtenus d’une solution intégrée permettant à l’école d’avoir une meilleure maîtrise de ses processus internes avec des informations plus fiables. Cette excellence opérationnelle apporte une plus grande pertinence dans les actions et décisions que l’on prend sur la base de ces informations.

Unit4 accompagne depuis toujours les organisations dont les équipes sont avant tout au service des autres, pour les aider à simplifier leur gestion administrative quotidienne et ainsi leur permettre d’avoir davantage de temps à consacrer à leurs objectifs prioritaires et à ceux qui en ont besoin. Nous les accompagnons également avec des dons financiers comme cela a été le cas en 2016 lors de notre évènement mondial Unit4 Connect .

Les ONG ou associations les plus performantes à l’avenir seront celles où la dimension financière et analytique sera totalement intégrée dans tous les services et tous les projets afin de faciliter une communication transparente à chaque instant et ainsi augmenter le niveau des dons et financements.

Il faudra pour cela que les DAF et Directeurs comptables diffusent une culture financière plus largement au sein de l’organisation et nous avons préparé cet Ebook pour les y aider :

Alexandre Thiery

Au sein de l’équipe Sales chez Unit4, je suis en charge d’accompagner les Sociétés de services et plus spécialement les Organisations Non gouvernementales.

Mon objectif est de les guider dans leur transformation digitale grâce notamment à notre nouvelle génération d’ERP « In busines for People ».

Suivre linkedin


Newsletter