Blog

Zorginstellingen, pak de regie over de jaarafsluiting

Door:  Robbin Warmerdam

De oliebollen zijn op en de kerstboom is de deur weer uit. Een nieuw jaar, een nieuw begin en gelijk ook het moment om het voorgaande boekjaar af te sluiten. Elk jaar weer betekent dit extra druk op de ketel, want de accountant komt langs en daarvoor moet wel alles in orde zijn.

De afgelopen jaren is de jaarafsluiting steeds complexer geworden. Met de transitie van zorggelden naar de verzekeraars en de gemeenten, zijn er steeds meer partijen waar je afstemming mee moet hebben over wanneer een jaar echt afgesloten is. Waar in het verleden het jaar al in februari samen met het zorgkantoor werd afgesloten, verschijnen er eind 2016 nog verzekeraars met controlelijsten over 2014, waarbij in sommige situaties zelfs nog correcties worden verwacht! Voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet geldt dat in het laatste kwartaal van 2016 nog meerdere zorgaanbieders bezig waren om met gemeenten 2015 volledig af te sluiten.

Daarnaast vragen accountants steeds meer informatie om te bepalen of de gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk geleverd is. Steeds vaker moet hierbij worden aangetoond dat er goedkeuring vanuit de lijn is gegeven op geleverde productie die uiteindelijk gefactureerd is.

Ga in gesprek en maak afspraken

Dus al met al is het nodig om een en ander goed te organiseren. Eigenlijk is er maar één manier om te voorkomen dat je achteraf met een veelvoud aan zorg zit die niet gedeclareerd kan worden of onrechtmatig gedeclareerd is: ga in gesprek en maak afspraken. Dit gaat om de accountants waar je mee te maken hebt, maar ook om de gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren. Hoe wordt een factuur goedgekeurd als de gemeente geen geautomatiseerd bericht kan versturen op de ingediende declaratie? Hoe ga je om met geleverde zorg wanneer je uiteindelijk toch boven de inkoopafspraken blijkt te komen? En ga het gesprek dan het liefst vooraf aan, in plaats van achteraf.

Jaarafsluiting of eigenlijk maandafsluiting?

Maar waar hebben we het nu over, want eigenlijk gaat de jaarafsluiting het hele jaar door. Elke maand is er de maandafsluiting. Door deze te benaderen alsof het al de jaarafsluiting is loop je vooruit op de feiten in plaats van dat je nog allerlei herstelacties moet uitvoeren. Door registratie aan de bron binnen al je processen in de organisatie te realiseren, kan je ervan uitgaan dat de productie rechtmatig geleverd is. Door elke maand een volledige aansluiting te hebben tussen productie en facturatie, is direct inzichtelijk welke acties er ondernomen moeten worden. Bijkomend voordeel is dat op basis van de volledig ingediende declaraties ook direct betaald kan worden door de financiers.

Kennissessie

Omdat het een ingewikkeld proces is, en dit voorlopig ook zo blijft, organiseren wij op 16 februari een kennissessie. Tijdens deze sessies gaan wij in op de jaarafsluiting en waar je als zorgorganisatie rekening mee moet houden. Interesse in de kennissessie? Kijk hier voor meer informatie en aanmelding.

Robbin Warmerdam

Ik ben senior consultant bij Healthcare. Mijn specialisatie ligt op het gebied van registratie tot facturatie binnen het zorgdomein.