Privacyverklaring

Unit4 N.V. en haar groepsmaatschappijen ("Unit4) verzamelen in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens van (de medewerkers van) onze klanten en bezoekers van onze websites.
Unit4 gaat zorgvuldig met uw gegevens om, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring beschrijven wij welke gegevens wij van u verwerken, hoe we dat doen en hoe u hiertegen bezwaar kunt maken. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. 

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

1.1 Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Unit4 van u verwerkt in het kader van de diensten die Unit4 op de markt brengt, inclusief de gegevens van bezoekers van de websites van Unit4.

2. Wie verwerkt uw gegevens?

2.1 Unit4 N.V., Stationspark 1000, Sliedrecht (contact adres: P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland), alsmede haar groepsmaatschappijen.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Unit4?

3.1 Wij kunnen gegevens verzamelen en verwerken op de volgende manieren:

i) Informatie die u aan ons verstrekt, zoals naam, woonadres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres (of die van uw medewerkers of klanten); en

ii) Informatie die wij verkrijgen door uw gebruik van onze diensten of het bezoek aan onze websites, zoals naam, geboortedatum, adres , e-mailadres, IP-adres, bankrekeningnummer. Wij verwerken ook uw voorkeuren voor bepaalde producten en diensten.

3.2 Cookies

Unit4 gebruikt verschillende technieken om informatie te verzamelen en op te slaan als u onze websites bezoekt, waaronder cookies. Cookies stellen ons in staat om gemiddelde bezoekersaantallen te berekenen en bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij op basis van deze informatie onze website kunnen verbeteren en onze gebruikers beter kunnen helpen. Er zijn cookies die het gebruik van de website voor u makkelijker maken door het onthouden van bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en (taal-)voorkeuren. Wij gebruiken cookies niet om persoonsgegevens te verzamelen over u en wij slaan niet opzettelijk persoonlijke informatie op die uw browser aan ons verstrekt door middel van cookies. Wij gebruiken ook tracking en analytische cookies om de tevredenheid van onze gebruikers bij te houden. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en de manier waarop u cookies kunt beheren, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

3.3    Uw mobiele apparaat

Afhankelijk van de geleverde mobiele dienst kan het voorkomen dat toegang nodig is tot bepaalde processen en gegevens van uw mobiele apparaat. Indien u toestemming verleent voor toegang tot bepaalde processen en/of gegevens, betekent dit niet dat Unit4 ongelimiteerd toegang heeft tot deze processen en gegevens. Alleen informatie waarvoor u toestemming heeft gegeven wordt verzameld.
Met name:

  • Foto's en camera: Wij zullen ons geen toegang verschaffen tot uw foto's of uw camera zonder eerst uw uitdrukkelijke toestemming te krijgen en we zullen nooit uw fotobibliotheek of camera scannen of importeren. Als u toestemming geeft voor toegang tot foto's of camera, gebruiken we alleen afbeeldingen die u specifiek kiest om te communiceren met de dienst die u heeft afgenomen.
  • Locatie: Wij zullen de locatie van uw mobiele apparaat niet verzamelen of gebruiken zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Locatie wordt alleen gebruikt om een afgenomen dienst te leveren het vereiste serviceniveau te leveren volgens uw licentie
  • Contactpersonen: Wij zullen geen contactpersonen scannen of importeren die op uw mobiele apparaat zijn opgeslagen, zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Alleen indien vereist voor de dienstverlening zal met uw uitdrukkelijke toestemmen toegang worden gezocht tot uw gegevens, welke zijn opgeslagen op uw mobiele apparaat.

4. Voor welk doel gebruikt Unit4 uw gegevens?

Unit4 gebruikt de gegevens die we verzamelen voor:

4.1 Dienstverlening

Unit4 verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om onze diensten aan u te kunnen leveren. Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld voor het versturen van een factuur en het onderhouden van onze relatie met u. Ook gebruiken wij de gegevens om een informatieverzoek te kunnen beantwoorden of uw sollicitatie te kunnen beoordelen.

4.2 Inschakelen derden

Unit4 kan derde partijen inschakelen bij het uitvoeren van haar diensten. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot persoonsgegevens heeft Unit4 de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden worden verwerkt.

4.3 Marketing- en verkoopactiviteiten

We doen graag aanbiedingen voor onze producten en diensten aan onze klanten (ook na beëindiging van het contract). Dit doen we per telefoon, e-mail of post, tenzij u hier bezwaar tegen maakt.

4.4 Verwerking van uw gegevens op websites van Unit4

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens op onze websites in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. Wij kunnen uw gegevens op onze websites ook gebruiken om in bepaalde gevallen (commerciële) informatie per e-mail te sturen over andere diensten van Unit4, mits u daarvoor toestemming heeft gegeven.

5. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden buiten Unit4, tenzij een van de volgende omstandigheden zich voordoet:

5.1 Met uw uitdrukkelijke toestemming

Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Unit4 verstrekken als wij daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

5.2 Voor verwerking door ingeschakelde derden (onderaannemers)

Wij kunnen persoonsgegevens aan ons gelieerde partijen of andere vertrouwde partijen verstrekken om deze voor ons te verwerken, uitsluitend volgens onze aanwijzingen en in overeenstemming met onze privacyverklaring en andere passende geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen.

5.3 Wettelijke verplichting en andere juridische redenen

Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Unit4 verstrekken als wij redelijkerwijs mogen aannemen dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens redelijkerwijs nodig is om:

i) Te voldoen aan wet- en regelgeving en/of een gerechtelijk bevel;
ii) Fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of
iii) De belangen, eigendommen of veiligheid van Unit4, onze klanten of het publiek te beschermen, voor zover in overeenstemming met de wet.

5.4 We kunnen geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare gegevens verstrekken aan onze partners, zoals adverteerders, of maken deze gegevens bekend. Wij kunnen bijvoorbeeld gegevens publiceren die de trend aangeven van het gebruik van onze diensten.

5.5 Als Unit4 betrokken wordt bij een fusie, overname of activa/passivatransactie, zullen wij de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens waarborgen. Wij zullen u informeren voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of onder een ander privacybeleid gaan vallen.

6. Hoe lang bewaart Unit4 uw gegevens?

6.1 Unit4 bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gebruik verschillen.

7. Inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens

7.1 U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. Een verzoek tot inzage kunt u doen door een brief te sturen of e-mail, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com. Als het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen.

7.2 Als u van mening bent dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via Unit4 N.V., Corporate Legal Department, P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com. U ontvangt dan binnen 4 weken schriftelijk antwoord.

7.3 U kunt ons ook verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk van onze servers en back up systemen verwijderen.

7.4 Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen, de privacy van anderen in gevaar brengen of uitermate onpraktisch zijn.

7.5 Unit4 kan u ten hoogste EUR 4,50 als tegemoetkoming in de kosten in rekening brengen om te voldoen aan het recht op inzage en correctie.

8. Recht van verzet

8.1 U hebt de mogelijkheid om u te verzetten tegen gebruik van uw persoonsgegevens als het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook als u in een eerder stadium toestemming hebt gegeven, kun u zich verzetten tegen verder gebruik van uw persoonsgegevens.

8.2 Als u bezwaar wil maken tegen het gebruik van uw gegevens dan kunt u dit ons laten weten per brief of e-mail , gericht aan Unit4 N.V., Corporate Legal Department,P.O. Box 5005, 3502 JA Utrecht, Nederland of privacy@unit4.com. Indien u bezwaar wilt maken, vermeldt dan in de brief duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u bezwaar maakt. U ontvangt binnen 4 weken na uw bezwaar van ons een schriftelijk antwoord.

8.3 Als wij uw persoonsgegevens niet langer mogen gebruiken, kan dit leiden tot minder gebruiksmogelijkheden van onze websites en andere diensten.

9. Informatiebeveiliging

9.1 Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Unit4 en onze klanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.

9.2 Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident.

10. Toepasselijkheid en wijzigingen

10.1 Onze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en websites van Unit4 en geldt wereldwijd. Deze privacyverklaring wordt zowel in het Nederlands als in het Engels gepubliceerd. Als er tegenstrijdigheden zijn in de uitleg van deze privacyverklaring, is de Nederlandstalige tekst altijd doorslaggevend en bindend.

10.2 Wij passen onze verklaring regelmatig aan. De meest actuele versie is steeds op onze website te vinden. Wij beperken uw rechten niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij zullen u ingeval van belangrijke wijzigingen op een meer persoonlijke wijze informeren over de veranderingen.