Blogg
Foto av mann i dress som trykker på en knapp der det står Automation. Bildetekst: Moderne systemstøtte betyr skalerbar arkitektur og mulighet til å fange opp endrede behov.

5 grunner til å benytte Shared Services

Skrevet av  Terje Angeltveit

Enklere digitalisering, bedre systemstøtte, en mer profesjonell CFO. Argumentene er mange for å samle økonomifunksjonene i et Shared Services-senter.

Over lunsjbordet kan det være lett for at diskusjonen om Shared Services penser inn på hvor mye penger det er å spare. Kostnadene får en dipp når du reduserer omfanget av systemer som skal ha drift og vedlikehold. Og trolig trenger du færre hoder i sving, også.

Men det er så mye mer enn de rene pengene å hente på dette området. Vi snakker om profesjonalisering og heving av kvaliteten på arbeidet, ikke minst for deg som sitter med ansvaret for det økonomiske kretsløpet i virksomheten.

1. Proffere CFO

Som CFO strekker du deg etter å være den strategiske rådgiveren som legger til rette for at virksomheten skal vokse. I praksis er det mange elementer i hverdagen som forkludrer en slik utviklimng. Så du blir sittende å slite med excelarkene. Det blir for mye administrasjon og for lite faglig økonomisk innsats.

Med et Shared Services-senter for økonomifunksjonene, får du samlet kompetansen på ett sted. Du får bedre oversikt over hvem som kan bistå deg med hvilke oppgaver. Samtidig får du færre ERRP-løsninger å hanskes med. Når alt er på én plattform som leser data på tvers, får du også en helt annen oversikt over datastrømmene.

2. Moderne systemstøtte

Utfordringen for en økonomidirektør er å være fleksibel overfor sine egne «interne kunder» i virksomheten. Ved oppkjøp og fusjoner blir det stadig flere kunder som skal ha tall og analyser, og det betyr fort mer jobb på deg.

Med et Shared Services-senter utstyrt med rett systemstøtte i bunn, går det enklere. En moderne systemstøtte møter ikke veggen selv om virksomheten øker med 25 nye enheter. Arkitekturen er skalerbar, og nye enheter samles under felles paraply uten bruk av mange og kostbare konsulenttimer.

Dermed får også de nye raskt tilgang til fellestjenestene i Shared Services-senteret. Straks de har lært seg å bruke innholdet i verktøykassen, sørger de for å hente ut rapporter og analyser på egenhånd. Senteret tar ikke fra deg styringen med økonomien. Det sørger for at du gjør en bedre jobb - at du får armsleng til å utvikle deg fra exceloperatør til en strategisk rådgiver.

3. Enklere digitalisering

Digitalisering defineres ulikt mellom ulike fag og bransjer. Her konsentrerer vi oss om digitalisering av arbeidsprosessene, der data kan utveksles elektronisk og legge til rette for nye og mer effektive måter å jobbe på.

Et Shared Services-senter med moderne systemstøtte gir deg tilgang til forretningsdata fra enhver kilde i virksomheten. Da kan du kjøre analyser som forteller hvilke områder som kastet mest av seg i fjor. Eller hvilke flaskehalser dere møtte på, som et grunnlag for prognoser for året.

Hvis servicesenteret ikke har en felles IT-plattform, men opererer med ulike løsninger i bunnen, er jobben mer krevende. Uten et Shared Servicesenter kan det bety at du manuelt må hente data hos flere økonomiavdelinger som sitter med forskjellige fagsystemer. Egentlig er det ganske selvsagt: Når fagavdelingene er konsolidert og jobber med felles IT-verktøy, er det enklere å sammenstille data for beslutningsstøtte.

4. Automatisering

Neste skritt i en digitaliseringsprosess er å droppe arbeidsoppgaver som en datamaskin kan overta. Hvis du hver eneste uke puncher inn de samme kommandoene for den samme rapporten, kan det robotiseres. Systemet programmeres til å hente ut rapporten og kan i samme prosess distribuere den til dem som har bestilt dokumentasjonen.

Prinsippet for automatisering er at du skal slippe repetisjonsøvelsene. Lønnen kan kjøres hver måned på ren rutine uten at mennesker tar noen grep. 99 prosent av disse transaksjonene går jo greit. I stedet er det bygget inn rutiner som varsler avvik, som at én prosent uventet får utbetalt dobbel lønn.

Digitaliseringen i seg selv gir et bedre verktøy for å kjøre fremskrivninger og et bilde av markedssituasjonen. Automatisering gir et konkurransefortrinn ved at du frigir mer ressurser til å foreta slike analyser. Da kan du sikre deg et forsprang på konkurrentene som driver på gammelmåten.

5. Rigger for skyløsning og oppkjøp

Du har trolig fått med deg IT-avdelingens diskusjoner om å flytte virksomhetens løsninger til nettskyen. Med stadig bedre sikkerhet, er dette ofte en rimeligere og mer fleksibel metode enn å ha alt i eget hus.

Derimot fordrer dette en overgang fra et mylder av skreddersydde løsninger til mer standardiserte formater. Da er det en fordel å ha kjørt en sanering av systemparken på forhånd. Og da er det taktisk å tenke omlegging til Shared Services samtidig. Du får samlet økonomikompetansen på færre steder samtidig som omfanget av løsninger skrelles ned. Da blir flytteprosessen enklere, og feilkildene færre enn om du skulle flytte et spekter av systemer - eller om du skulle rydde i teknologiskogen parallelt med overflyttingen.

Hvis du ønsker å «pynte bruden» for et mulig oppkjøp, kan en omlegging til Shared Services-senter være smart. En mulig kjøper vil uten tvil sette pris på et objekt som har orden i teknologien og ikke sitter med skapet fullt av digitale skjeletter, også kalt «legacy».

Vil du vite mer? Last ned vår e-bok om tips og trender innen Shared Services.

Terje Angeltveit, Sales Manager, Unit4 AS

Terje Angeltveit

Terje Angeltveit fokuserer på hvordan virksomheter kan vokse og realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Terje mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi. 

Følg meg på linkedin


Banner: last ned e-guiden "Få mer ut av mindre: Shared Services tips og trender"

Meld deg på nyhetsbrev