Blogg
Illustrasjon av et veiarbeidsteam. Billedtekst: En strategisk økonomiledelse er utstyrt med verktøy som reduserer usikkerhet og skaper forutsigbarhet.

Shared Services: Slik jobber økonomisjefen for å bli en strateg

Skrevet av  Terje Angeltveit

Mange økonomisjefer bruker mye tid på å sammenstille tall mens de egentlig vil analysere og legge strategier for vekst. Shared Services kan være løsningen.

Selv flere år etter at en bedrift har vokst seg ut av gründerfasen, er det ikke uvanlig at den drives som om den var nystartet. Etter både organisk vekst og flere oppkjøp, er det i realiteten blitt et mindre konsern som du skal holde styr på.

Arbeidsrutinene har imidlertid ikke utviklet seg i samme takt. Dagene går i hovedsak med til å hente inn tall og produsere regnskap, mens du egentlig har behov for å skape oversikt og se noen steg fremover.


Vil du vite mer om effektene av Shared Services, kan du laste ned e-guiden «Få mer ut av mindre»


ERP-spredning

Vi kan se på utviklingen i et foretak i anleggsbransjen for å danne oss et bilde av hvilke grep som må tas for at en økonomidirektør skal kunne jobbe på den rette strategiske måten. AF Gruppen ble etablert på 80-tallet, og spesielt de siste årene har virksomheten kjøpt opp nye selskaper og ekspandert innenfor flere forretningsområder. Dette skulle gi grunnlag for ytterligere vekst, men den ble hemmet av en fragmentert struktur med for mange juridiske enheter. Økonomene var spredt rundt på mange lokasjoner og benyttet ulike ERP-systemer. Bedriften klarte rett og slett ikke å utnytte stordriftsfordelene.

Økonomi og lønn

Du er med andre ord ikke alene om å sitte i grøten av en fragmentert organisasjon med forskjellige verktøy i kassen. Trøsten er at det går an å organisere seg ut av rotet. Nøkkelen er konsolidering av økonomifunksjonene i et Shared Services-senter. Det frigir ressurser så du kan tillate deg et mer analytisk og strategisk fokus på jobben.

Første skritt på vei ut av blåmyra for AF Gruppen var å rydde opp i strukturen ved å fusjonere alle selskapene til ett foretak. Konsernet utarbeidet deretter en handlingsplan som sørget for å samle alle fellesfunksjoner i én avdeling. Det omfattet både økonomi, HMS, kvalitet, risikostyring og innkjøp. Og et Shared Service-senter for økonomi og lønn ble etablert for å betjene hele konsernet. Dermed fikk man samlet alle ressursene som til nå var spredt rundt i de tidligere juridiske enhetene.

Systemstøtte

Her var en ny felles teknologiplattform, en ERP-motor, i bunnen avgjørende for å få utbytte av omleggingen. Det gjorde det mulig å samle data på tvers av det tidligere så fragmenterte konsernet og kjøre analyser av disse som beslutningsstøtte.

AF Gruppen er i konstant endring med oppkjøp av nye firmaer, sammenslåinger og splittelse av enheter. Med moderne teknologi tar det kun få minutter å snu opp-ned på hele organisasjonsstrukturen og ta ut nødvendige nøkkeltall og se effekten av alternative tiltak når markedet endrer seg.
Så fasiten er at anleggsbedriften har gått fra å være en gründerstyrt virksomhet til et konsern som er i stand til å utvikle seg i takt med vekstmulighetene i markedet. Og det kraftigste virkemiddelet er strategisk økonomiledelse utstyrt med verktøy som reduserer usikkerhet og skaper forutsigbarhet. 

Strategi og kompetanse

Dette er en skisse på hva som skal til for at økonomisjefen skal kunne gjøre jobben som virksomhetens strateg. En slik omlegging er ikke gjort i en håndvending. Det kan ta flere måneder å rede grunnen, med blant annet behovsanalyse av hver forretningsenhet. Og det kan være krevende å håndtere medarbeiderne i overgang til ny driftsmodellen. De som bemanner Shared Services-senteret får anledning til å spisse kompetansen på et smalere fagområde for å kunne forsyne virksomheten med kvalitetsdata, mens andre rett og slett må finne seg annet å gjøre. Hos AF Gruppen var det en omfattende omrokkering av roller, men faktisk ingen overtallige. 

Interessert i å vite mer? Les hele kundehistorien om AF Gruppen eller last ned vår e-bok om tips og trender innen Shared Services.

Terje Angeltveit, Sales Manager, Unit4 AS

Terje Angeltveit

Terje Angeltveit fokuserer på hvordan virksomheter kan vokse og realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Terje mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi. 

Følg meg på linkedin


Banner: last ned e-guiden "Få mer ut av mindre: Shared Services tips og trender"

Meld deg på nyhetsbrev