Blogg
Mann med skjorte, slips og hjelm, ser ut som han kjører go-cart.

Shared Services: Tar ikke fra deg økonomistyringen

Skrevet av  Terje Angeltveit

Selv om økonomifunksjonene flyttes ut av lokalene der du jobber, betyr ikke det at du som økonomisjef mister kontroll og innsyn i transaksjoner.

Når økonomifunksjonene samles i et Shared Services-senter, handler det om at disse tjenestene får et felles miljø. Det betyr ikke at du som faglig leder mister den gode økonomistyringen. Den operative virksomheten har i samme grad som før behov for styring. Forskjellen ligger i at de økonomiske prosessene trekkes ut av de enkelte enhetene i virksomheten. Og den nye samlede økonomiavdelingen er naturligvis helt avhengig av styringsinformasjon fra deg for å kunne drive så lønnsomt som mulig.


Last ned e-boken om Shared Services


Helhetlig virksomhetsstyring

Hensikten med Shared Services er å etablere mer effektive og rasjonelle prosesser og oppnå lavere kostnader. En forventet gevinst med en slik spesialisert enhet er dessuten at en kan flytte en større del av fokuset fra transaksjonsgjennomføring til analyse og rapportering, både for din enhet og selskapet som helhet.

Dessuten kan transaksjonene gjennomføres langt mer effektivt. La oss si at du har ansvaret for 15 selskaper, som alle skal kjøre rutinemessige aktiviteter som reiseregninger, lønn og faktureringer. Det er minst 45 aktiviteter som selskapene må overholde frister på. I et Shared Services-senter blir hver av disse transaksjonene i stedet foretatt én gang for alle selskapene. Det gir deg lettere oversikt, og ikke minst er det mer kostnadseffektivt.
I tillegg er transaksjonsdataene samlet på ett sted, og du har enklere tilgang til dem som råstoff til informasjon for både styring og analyse av de økonomiske forholdene - både innenfor den delen av virksomheten som du har ansvaret for, og sett i sammenheng med selskapet som helhet. Vi snakker om å legge til rette for helhetlig virksomhetsstyring.

Avdekker avvik

Hvis vi går 15 år tilbake i tid, ble en samling av økonomifunksjonene lett oppfattet som en uheldig sentralisering. Daglig leder nølte ikke med å beklage seg over at bedriften hadde mistet en ressurs. Innsikten i eget regnskap gikk tapt når han eller hun ikke lenger fikk «hands on» informasjon fra nabokontoret. Datidens Shared Services innebar gjerne at du fikk en månedsrapport med statiske tall som skulle kommenteres.
I dag har vi fått en selvbetjeningsteknologi som innebærer en helt annen nærhet til tallene. En tjenestenivåavtale (SLA) mellom Shared Services-senteret og virksomheten pålegger senteret å vise resultater i form av relevant informasjon til sine oppdragsgivere. Her får du ikke månedlige oversikter, men løpende analyser og informasjon om utviklingen. Det øker den praktiske nytteverdien og gjør deg i stand til å avdekke kostnadspådrag og andre spesielle avvik umiddelbart.

Digital arbeidsflyt

Hvis du har litt fartstid, husker du kanskje den analoge starten for såkalt work flow. Hvis Shared Services-senteret lå et stykke unna, ble det kjapt noen mil med biltransport av ringpermer frem og tilbake hver måned for at de rette personene kunne gå gjennom og signere de rette papirene. Ikke særlig effektivt…

I dag snakker vi digital selvbetjening i arbeidsflyten. Mens de første webklientene åpnet for å godkjenne fakturaer og reiseregninger, kan du i tillegg opprette kunder, registrere leverandører og distribuere rapporter uten geografisk nærkontakt med økonomi-kollegene.
I praksis opplever vi at sentralisering av økonomifunksjonene gir en desentralisering av tjenestene. Det legges til rette for at brukerne får tilgang der de er.

Mer effektiv ERP

Et viktig poeng er at en sentralisert økonomiavdeling er avhengig av sine brukere. Strømmen av informasjon går ikke bare én vei fra senteret og ut til brukerne. Shared Services-senteret er også avhengig av at brukerne legger inn god informasjon i form av korrekte tall når de rapporterer kundedata og reiseregninger.

I sum gir et Shared Services-senter tjenester med høyere kvalitet, færre gjentakelser, mer nærhet og bedre innsyn. Det gir kort sagt et sikrere grep om økonomistyringen og dermed grunnlag for lavere stressnivå og bedre inntjening.

Terje Angeltveit, Sales Manager, Unit4 AS

Terje Angeltveit

Terje Angeltveit fokuserer på hvordan virksomheter kan vokse og realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Terje mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi. 

Følg meg på linkedin


Banner: last ned e-guiden "Få mer ut av mindre: Shared Services tips og trender"

Meld deg på nyhetsbrev