Blogg
Nærfoto av skrivebord. Billedtekst: Shared Services blir gjerne implementert for å gi bedre systemstøtte og økonomistyring.

Under hvilke forhold passer Shared Services?

Skrevet av  Terje Angeltveit

Stadig flere selskaper vurderer implementering av Shared Services.  Årsakene er mange, og her ser vi på aktuelle forhold.

Flere faktorer fører til at virksomheter velger Shared Services

  • Globalisering og konkurranse gjør det nødvendig å oppnå bedre kvalitet for samme kostnad eller samme kvalitet for lavere kostnad
  • Virksomheten mangler standardiserte systemer, noe som vanskeliggjør påkrevde integrasjoner og digitalisering av forretningsprosessene
  • Selskapet er for avhengig av silotenkende backoffice-funksjoner
  • Toppledelsen mangler styringsinformasjon grunnet lite adekvate analytics-verktøy
  • Backoffice- og stabsfunksjoner har økt i størrelse og kostnad uten synlig effekt på resultatet
  • Virksomheten har fusjonert og/eller kjøpt opp andre selskaper.

Økonomi og HR

Her er eksempler på områder innen økonomi og HR hvor vi typisk finner kandidater for Shared Services:

HR

Økonomi

  • Lønn og reiseregninger
  • Forsikringer og pensjon
  • Kompensasjonsmodeller
  • Kompetanseutvikling
  • Rekruttering
  • Restrukturering
  • Regnskap
  • Fakturering
  • Innkjøp
  • Revisjon
  • Valuta

Hva kjennetegner en Shared Services-kandidat i din virksomhet?

Et Shared Service-senter er drevet på forretningsmessige premisser med krav om lønnsom drift selv om det er en forretningsenhet som betjener interne kunder. En konsekvens av dette er at et Shared Service-senter som har volumdrevne tjenester søker skalafordeler ved stordrift, mens de mer kunnskapsbaserte sentra etableres som CoE -  Center of Expertise.

Volumdrevne tjenester

For kandidater som er volumdrevne, som lønn og regnskap, har vi følgende særpreg:

  • Arbeidet utføres på samme måte på tvers av forretningsenhetene   
  • Kundekravene er i høy grad felles for alle enheter 
  • Oppgavene er repeterbare og rutinepreget 
  • Det er lett å implementere beste praksis fra ulike forretningsenheter inn i Shared Service-senteret
  • Det er mulig å automatisere store deler av prosessen gjennom bruk av felles teknologi 
  • Det er stordriftsfordeler gjennom høyt transaksjonsvolum 
  • Det er ingen relevante begrensninger når det gjelder lovverk, arbeidsmiljø, ansettelsesavtaler eller tariffavtaler 
  • Kandidaten har et betydelig antall ansatte og/eller avdelinger 
  • Den økonomiske og forretningsmessige risikoen er lav.

Kunnskapsbaserte tjenester

Kunnskapsbaserte kandidater for Shared Services bør tilfredsstille de fleste av følgende kriterier: 

  • Oppgavene utføres i henhold til etablerte standarder som er felles på tvers av forretningsenhetene 
  • Det er en viss likhet i kundekrav mellom enhetene 
  • En felles problemtilnærming (f.eks. slik utfører vi en porteføljerisikoanalyse), fremfor skreddersøm i hvert enkelt tilfelle 
  • De ulike forretningsenhetene samarbeider lite i dag, fagmiljøene er små og fragmenterte 
  • De kompetansebaserte tjenestene er relevante for de fleste organisasjonsnivåer og ledere i virksomheten.

Jo mer standardiserte, felles og generiske kravene til tjenesten er, desto større sannsynlighet er det for at tjenesten passer for implementering av et Shared Service-senter.  

Relasjonsdrevne tjenester er ikke gode kandidater for et Shared Services-senter - de er gjerne spesifikt knyttet til en enkelt forretningsenhet eller til et strategisk initiativ.

Vil du vite mer? Last ned vår e-bok om tips og trender innen Shared Services.

Terje Angeltveit, Sales Manager, Unit4 AS

Terje Angeltveit

Terje Angeltveit fokuserer på hvordan virksomheter kan vokse og realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Terje mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi. 

Følg meg på linkedin


Banner: last ned e-guiden "Få mer ut av mindre: Shared Services tips og trender"

Meld deg på nyhetsbrev