Blogg

Myke verdier som syns på bunnlinjen

Skrevet av  Hilde Espeland

Har myke verdier noe med bunnlinjen å gjøre? Eller er det noe vi holder på med hvis vi får tid til overs?

En rapport av Ruigrok i 2015 «An international research about expense claims among professionals» handler om reiseregninger og utlegg. Eller kanskje mer om reisereginger og utlegg som ikke blir refundert. Rapporten er en av mange som viser at de største utfordringene med å håndtere reiseregninger og utlegg ligger rundt tidsbruk og kvitteringer. Prosessen for å få levert en reiseregning eller et utlegg er tidkrevende. De fleste i dag har et høyt tempo i jobben, og kombinert med ønsket om å hele tiden levere et godt stykke arbeid, blir «personlige» opppgaver som utleggsregistrering ofte prioritert i andre rekke. Denne utfordringen er reell for flere enn vi tror, og det er en problemstilling ledere må bry seg om. Det er det god økonomi i.

«Tar det når jeg får tid ….»
Har du hørt den? Jeg også,- mange ganger. Utfordringen er at den tiden ofte ikke kommer.
Ruigrok-rapporten hevder at det i vårt naboland Sverige er snakk om hele 1,6 milliarder SEK årlig som ikke blir refundert. Det er mye penger, og det berører mange personer som ikke får tilbakebetalt sine utlegg. Argumentene er ofte at:  «Det er en så tidkrevende prosess», «det er så små beløp», «jeg glemte det i farta» eller «jeg har mistet kvitteringene». 100 kroner der og 70 kroner der er kanskje ikke så farlig, men hva gjør det på sikt? I Sverige er det altså snakk om 1,6 milliarder SEK som ikke blir refundert, årlig. Da begynner vi å snakke om mye penger.

Uansett årsak er det frustrerende at utlegg en har i jobben, ikke blir tilbakebetalt. 14% rapporterer faktisk at de av og til får utfordringer, fordi de har hatt utlegg som ikke blir refundert eller ikke blir refundert i tide. Hvordan påvirker dette de ansattes lojalitet? Kan ineffektive systemer for å håndtere reiseregninger og utlegg faktisk bidra til å svekke lojalitet og øke risikoen for å miste dyktige medarbeidere? Hvis svaret er ja, så syns det på bunnlinjen……
En rask vei ut av uføret er å legge til rette for gode og effektive prosesser for reiseregninger og utlegg. I dag finnes det systemer som utnytter kunstig intelligens og annen moderne teknologi slik at store deler av utleggsregistreringen skjer automatisk. Det sparer dem som er på farten for tid, og forenkler også jobben for dem som tar imot og håndterer utleggene. Her kan en virksomhet spare tid og penger som syns på bunnlinjen på grunn av mer effektive ansatte, enklere fakturering av reisekostnader i forbindelse med kundeprosjekter og mer tid til kjernevirksomhet.

Det fins eksempler på at et godt system for hele prosessen rundt utlegg og reiseregninger er nedbetalt i løpet av 1-2 år. Altså: Lav risiko, rask uttelling og mest sannsynlig også økt lojalitet – som syns på bunnlinjen. Er dette noe du burde se nærmere på?

Hilde Espeland

Det er aldri stille rundt Hilde. Det blir sånn når du er glad i folk. Hun har spesialisert seg på effektivisering av administrative prosesser som berører alle ansatte i et firma. Hilde mener at det er store muligheter for innovasjon som virkelig gir synlig effekt på bunnlinjen, knyttet til prosessene for håndtering av timer, reiseregninger og utlegg. Med bakgrunn som programmerer og teknologifreak, men også som prosjektleder og leder, har Hilde idag rollen som Global Head of Time & Expense Management Solutions, Unit4.



Meld deg på nyhetsbrev