Blogg

Nytt system for reiseregninger og utlegg? – Tre nyttige anbefalinger

Skrevet av  Hilde Espeland

Det er forventet en kraftig vekst rundt innkjøp av systemer for reiseregninger og utlegg. Flere analyseselskaper melder om en forventet vekst i markedet på 14-18% (CAGR) de neste årene.
Men hva slags system skal du velge? En løsning som følger med økonomi- eller HR-systemet du allerede benytter, eller skal du anskaffe et dedikert system for reiseregninger og utlegg? Kanskje kan det eksisterende Excelarket gjøre jobben en stund til,- det er jo rimeligst?

1. Fokuser på prosessen, ikke systemet
Alt for mange fristes til å stupe inn i vurdering av funksjonalitet og spesifikasjoner. Systemet må støtte OCR, håndtere kvitteringer, gjøre det mulig å registrere utlegg på prosjekter osv. – Spør deg i stedet hvorfor. Hvorfor må systemet for eksempel ha OCR-støtte? Hva skal det brukes til og hvordan vil det hjelpe din virksomhet til å spare penger?
En prosess for tilbakebetaling og eventuell fakturering av reiser og utlegg omfatter nær sagt alle ansatte i virksomheten. Det gjør beslutningen krevende – og interessant. Hvordan er deres arbeidshverdag? Hva er viktig for dem med hensyn til registrering, og hvilke ønsker har de som skal behandle innkommende reiseregninger og utlegg?
Uten tanke på hvordan rutinene er i dag, handler det altså om å definere prosessen,- gjerne så detaljert som mulig. Hvordan ser en optimal prosess ut i din virksomhet – fra utlegget er registrert til pengene er tilbaketalt? Her er noen konkrete eksempler på vurderinger som bør gjøres:
Er det viktig at ansatte bruker minst mulig tid på å registrere utleggene? Kan prosesser automatiseres? Hvem skal validere – systemet eller personell? Hva med godkjenningsprosessen? Hvis avdelingsledere og prosjektledere stort sett er på farten, kan det kanskje være hensiktsmessig at de kan godkjenne utlegg via mobilen også?
Jeg har sett mange, mange kravspesifikasjoner i mitt liv, og veldig ofte stemmer ikke kartet med terrenget. Konsekvensen er et system som ikke passer med behovene, eller kostbare endringsprosjekter for å tilpasse mer. Min anbefaling er derfor: Bruk tid på å definere prosessen slik du ønsker den - fra A til Å. Når det er gjort, er det langt enklere å avgjøre hvilke systemer som innfrir kravene.

2. Se både på ROI* og COO**
* Return on investment ** Cost of ownership

Innkjøpere har ofte fokus på innkjøpsprisen på system og implementeringsprosjekt. Hvor mange % avslag er det mulig å få? Det er et spill. Og selvfølgelig har prisen betydning. Men innkjøpskostnaden er en forsvinnende liten del av kostnaden med å eie og drifte et system for reiseregninger og utlegg. Og hva er så kostnadsdriverne her? Hvis vi ser bort fra problemstillinger som in-/outsourcing og lokal installasjon kontra skyløsning, så er den største kostnadsdriveren rett og slett arbeidstid. – Tenk litt på det, og sett gjerne opp en kalkyle! Hvor lang tid tar det gjennomsnittlig å fylle ut en reiseregning, prosessere den gjennom arbeidsflyten, postere den i regnskapet og utbetale til arbeidstaker eller fakturere en kunde? Tidsgevinsten er altså svært betydningsfull, og en god rabatt på innkjøpet sikrer ikke at du har gjort en god avtale.
I tillegg er det selvfølgelig viktig å kalkulere kostnadene ved å eie/leie (sky-modell) systemet. Hvordan gjennomføres vedlikehold, oppgraderinger, regulative endringer eller endringer i virksomhetens egen policy? Trenger du bistand av eksterne konsulenter til dette? Kan du gjøre det selv, dersom du ønsker det?
Konklusjonen de fleste grundige innkjøpere gjør, er at innkjøpsprisen på et system for reiseregninger og utlegg bare utgjør en liten del av det økonomiske bildet. Lag en kalkyle som omfatter potensielt tapt/vunnet arbeidstid i hele prosessen. Med mange ansatte blir tallene store!

3. Vurder leverandøren som en partner
Du kjøper et system som du skal ha over lang tid. Hvordan tror du det blir å jobbe med leverandøren over tid? Når det skjer endringer, hvor tilgjengelig er de egentlig? Hva er omdømmet deres? Hvor mye kan du gjøre selv?
Det finnes steder på nettet der du kan undersøke referanser og anmeldelser fra brukere av systemer uten at du må kontakte dem. G2Crowd er et godt eksempel. Sjekk referanser på leverandøren som en partner. Har de fornøyde kunder over tid? Føler kundene at de kan påvirke både produkt og prosesser?
Hvis du fokuserer på disse tre hovedelementene så er jeg sikker på at du vil finne et system som passer din virksomhet, og en leverandørpartner som kan være en ressurs for virksomheten i fremtiden. – Lykke til!

Hilde Espeland

Det er aldri stille rundt Hilde. Det blir sånn når du er glad i folk. Hun har spesialisert seg på effektivisering av administrative prosesser som berører alle ansatte i et firma. Hilde mener at det er store muligheter for innovasjon som virkelig gir synlig effekt på bunnlinjen, knyttet til prosessene for håndtering av timer, reiseregninger og utlegg. Med bakgrunn som programmerer og teknologifreak, men også som prosjektleder og leder, har Hilde idag rollen som Global Head of Time & Expense Management Solutions, Unit4.



Meld deg på nyhetsbrev