Blogg

Når reiseregninger fenger et publikum …. litt rock’n roll

Skrevet av  Hilde Espeland

Jeg var nylig i London for å holde et innlegg på Millenniums konferanse på The Strand. Kul adresse, ganske mye folk, viktige personer. De var der for å bli oppdatert på ulike temaer knyttet til økonomisystemer. Jeg var der for å snakke om reiseregninger og utlegg.

Forsamlingen sitter og hører det ene innlegget etter det andre. Det blir liksom i overkant mye informasjon bestående av litt tåkete «buzz-ord» og mange mer eller mindre presise forkortelser på tre bokstaver. Snart er det min tur. Jeg både gruer og gleder meg. Jeg er ikke en fantastisk foredragsholder. Men jeg kan fagområdet mitt, jeg vet hva jeg snakker om - og jeg håpet jeg kunne overraske dem. Gi dem noe uventet.

Jeg starter. Forventningene er ikke veldige høye. Noen gjesper og flere er fordypet i sin egen mobiltelefon. Reiseregninger er tilsynelatende ikke verdens mest spennende tema for engelske økonomer. Kanskje heller ikke en middelaldrende kvinne fra Norge, for den saks skyld. Men jeg har forberedt meg godt. Jeg vet jeg kan fylle «buzz-ordene» kunstig intelligens, automatisering av prosesser, lean, maskinlæring, mønstergjenkjenning osv. (som de allerede hadde hørt mange ganger), med et innhold som handler om kroner og øre. Det forstår økonomer seg på.

Så pøser jeg på med dokumentasjon som viser de betydelige kostnadsbesparelsene man oppnår ved å gå over fra manuell til elektronisk føring av reiseregninger og utlegg. Regnestykker som gradvis får CFO’er til å følge med - og tenke på hvordan dette gjøres i deres virksomhet.

Underveis trekker jeg frem reisemønstre, utleggstyper og konkrete hverdags-utfordringer i ulike tjenesteorienterte virksomheter. Jeg gir konkrete eksempler på hva bruk av ett eller flere «buzz-ord» faktisk kan bety i praksis og hvordan f.eks. maskinlæring og mønstergjenkjenning eliminerer manuelle prosesser, reduserer tidsbruk, gjør hverdagen enklere for mange ansatte og direkte kutter kostnader. – Nå er forsamlingen med, så jeg putter på et annet viktig moment: De nye prosessene bidrar også til å gjøre virksomheten mer transparent. Hva tror du det betyr for intern trivsel og virksomhetens omdømme?

Noen ganger er det rett og slett artig å stå på scenen. Dette var en slik dag. Selv om det dreier seg om reiseregninger og utlegg, får en liksom den gode følelsen. Det er rett og slett litt rock’n roll. - Mange i salen retter seg opp i stolen. Legger mobilen tilbake i jakkelommen. Retter blikket mot scenen og ser på meg. De hører etter. Jeg har fanget oppmerksomheten!

Nå har jeg kommet til mitt viktigste budskap: Et enkelt regnestykke som viser at flere virksomheter oppnår Return of Investment (ROI) på under ett år. Er det mulig? Ja faktisk. Jeg viser dem en kalkyle som tar med effektiviseringsgevinsten for ansatte, effekten av bedre kostnadskontroll og oppdatert informasjon, raskere prosesser og forenklede rutiner som bidrar til å skape lojalitet og trivsel.

Den ene etter den andre i forsamlingen nikker og smiler. Ikke fordi jeg briljerer på scenen, for det gjør jeg ikke, men fordi tallene taler sitt eget språk. De er økonomer. De forstår seg på tall. De gjennomskuer svada, men gjenkjenner og anerkjenner mulige effektiviseringsgevinster. Det går nesten an å se at de allerede har egne regnestykker i hodet. Bruk av ny teknologi kobles til presenterte kostnadsreduksjoner og multipliseres med antall ansatte. Du verden!

Ja, jeg fikk applaus. Mer enn den pliktmessige applausen som høflige engelskmenn alltid gir. Men det var ikke det som ga den gode følelsen. Det var at jeg hadde overrasket dem. Jeg presenterte en løsning som de hadde bruk for, som ga dem idéer. En løsning for reiseregninger og utlegg som i noen virksomheter gir avkastning på investeringen i løpet av ett år. - Hvem har ikke bruk for det?

 

Hilde Espeland

Det er aldri stille rundt Hilde. Det blir sånn når du er glad i folk. Hun har spesialisert seg på effektivisering av administrative prosesser som berører alle ansatte i et firma. Hilde mener at det er store muligheter for innovasjon som virkelig gir synlig effekt på bunnlinjen, knyttet til prosessene for håndtering av timer, reiseregninger og utlegg. Med bakgrunn som programmerer og teknologifreak, men også som prosjektleder og leder, har Hilde idag rollen som Global Head of Time & Expense Management Solutions, Unit4.



Meld deg på nyhetsbrev