Blogg

Tre enkle grep for å sikre rapportering på reiser og utlegg

Skrevet av  Stig-Arne Ryeng

For mange virksomheter er reisekostnadene den største kostnaden etter lønn. De fleste bedriftene har god kontroll på lønnskostnadene og utarbeider både budsjetter og rapporter rundt dette. For reiseutgifter er det mer varierende, noen bedrifter har veldig god kontroll på dette, mens andre har dårlig kontroll og oversikt.

Fortløpende registrering
For å få på plass en god rapportering er det noen faktorer som må på plass. Den første faktoren er at reiseregningene og utleggene må leveres inn fortløpende av de ansatte. Ofte er registrering av reiseregninger noe som ikke fenger de ansatte, spesielt om det er en omfattende prosess å levere inn en reiseregning. Derfor må din bedrift hjelpe de ansatte ved å forenkle denne prosessen så mye som mulig. En vesentlig forenkling i dette tilfellet vil være å tilby en applikasjon hvor de ansatte bare trenger å knipse et bilde av en kvittering, uten å måtte legge inn beløp kostnadstype, dato, med mer. Dette skal nemlig systemet kartlegge automatisk.

Om man får inn reiseregningene og utleggene på en direkte basis vil man alltid ha oppdaterte verdier som man kan rapportere på. Her er det mange ansatte og ledere som synder, og det er ikke uvanlig at utleggene hoper seg opp og blir levert inn ved måned, kvartal eller til og med årsavslutning.

Sett opp kontrollrutiner
Det kritiske punktet her er at all data som kommer inn er korrekt. Det er derfor viktig med gode kontrollrutiner i forhold til attestasjon og godkjenning av utleggene. Her har flere selskaper allerede definert slike rutiner, men ofte beror de på at de ansatte og lederne kjenner til rutinene, og at disse rutinene blir oppdatert når det er hensiktsmessig. I dagens digitale hverdag burde dere som selskap forvente at kontrollrutinene er integrert i deres reiseregningsløsning slik at de ansatte blir guidet gjennom prosessen ved registrering slik at kontrollen blir gjort i forkant og ikke i etterkant av attestanten.

Samle sammen data
Når man har sikret seg en løpende oppdatering av reisekostnadene er det på tide å sette sammen dataene slik at man har en samlet oversikt. Hvordan dette blir gjort i dag varierer. Noen bedrifter benytter Excel for å sammenstille dataene, mens andre har systemer hvor de kan se den samlede oversikten. Uavhengig av hvilken metode man benytter er det viktig at man kan filtrere på noen fastsatte parametere. Eksempler på dette er ansatte, prosjekt, avdeling, kostnadstyper og dato. En vesentlig forenkling her vil være å ha et innebygd rapporteringsverktøy med forhåndsdefinerte rapporter for de forskjellige formålene.

Fordelene
Fordelene ved en god rapporteringsrutine er mange og det er i hovedsak to punkter som er spesielt viktige. Det første er at man ved å ha oversikt over alle kostnadene kan forecaste mer nøyaktig fremover. Dette fører til at man får en mer nøyaktig oversikt over de kostnadene som kommer og på den måten kan planlegge på en slik måte at man ikke får uforutsette økonomiske overraskelser. Den andre er at man ved å ha en detaljert oversikt over kostnadene faktisk kan redusere dem. Man kan måle reisekostnadene opp mot andre parametere (for eksempel salgsresultater) og på den måten kutte de kostnaden som ikke gir noen effekt.

3 ting du som økonomisjef må tenke på

1. Gjør det enkelt for den ansatte: For å sikre en løpende registrering av de ansatte må det være enkelt å levere inn et utlegg korrekt. Dette er en forutsetning for å kunne få ut gode rapporter. Det må også være rutiner som gjør oppfølgingen enklere slik at man kan henvende seg til den/de ansatte som trenger oppfølging, uten å forstyrre resten av virksomheten.

2. Utarbeid kontrollrutiner: Sikre at data som skal rapporteres på er korrekt i alle ledd. Dette kan gjøres ved oppsett av rutiner og arbeidsflyt som sikrer godkjenningsprosessene. Det kan være lurt å ha mer enn en person som attesterer/godkjenner og utbetaler. For eksempel kan en avdelings eller prosjektleder attestere utleggene og en økonomimedarbeider kan godkjenne og utbetale.

3. Se bakover for å planlegge fremover: En av grunnene til å rapportere på reisekostnadene er at vi skal kunne forecaste mer nøyaktig. Den enkleste måten å gjøre dette på er å ta utgangspunkt i tidligere kvartaler/år for en nøyaktig budsjettering. Dette gjør det også lettere å ta grep for å kutte kostnadene om man har oversikt over hva som er de virkelige kostnadsdriverne.

 

Stig-Arne Ryeng

Stig-Arne Ryeng fokuserer på hvordan nyskapende teknologi kan hjelpe organisasjoner og selskaper i endring til å bistå sine ansatte med å øke produktiviteten i sitt daglige virke. «Uproduktive (administrative) oppgaver skal erstattes av strømlinjeformede prosesser, understøttet av robuste og fremtidsrettede løsninger.»



Meld deg på nyhetsbrev