Blogg

Går prosessen for reise- og utleggshåndtering for tregt?

Skrevet av  Hilde Espeland

Beskriver noen av de følgende fire punktene situasjonen i din virksomhet?

  • Det er mange reiseregninger som ikke blir levert, eller de blir levert for sent
  • Du har egne medarbeidere som kun jobber med reise- og utlegg
  •  «Det ble sagt at vi ikke trengte å kjøpe et system for reise- og utleggshåndtering. Det fulgte med HR-, regnskapssystemet eller noe annet…»
  • Medarbeidere stønner når du nevner utlegg eller reiseregninger

Om ikke verden snurrer fortere og fortere, så kjennes det i hvert fall slik ut. «To do»-lista er lang og jeg lurer litt på hvordan jeg skal få tid til alt. Det er bare å prioritere, sier man. OK, men fremdeles … med hard prioritering rekker jeg jo bare sakene i toppen av lista. Er det kanskje noen saker lenger nede på listen som burde vært prioritert?

Med ansvar for selskapets økonomi, bærekraft, retning og strategisk plattform, er det ikke rart at prioriteringene dine dreier seg om toppen av lista. De store tingene. Men hvis du ønsker deg en «quick win», har jeg et forslag: Se på prosessen for håndtering av reiseregninger og utlegg. Gevinstmulighetene med en effektiv prosess er større enn man skulle tro. Det dreier seg om både lojalitet, motivasjon, tid og penger. Se her:

Det er mange reiseregninger som ikke blir levert, eller de blir levert for sent
Hvorfor skjer dette? Tidspress kombinert med tungvinte løsninger/systemer er en vanlig årsak. Det blir rett og slett irriterende for ansatte å bruke tid på dette. – Og dessuten sliter det på lojalitet og motivasjon når de erkjenner at alle småutleggene som ikke blir innrapportert, til sammen faktisk begynner å bli et betydelig beløp. – Her er noen forslag til spørsmål som kan gi deg en indikasjon på status i din virksomhet:

  • Er verktøy for håndtering av reiseregninger og utlegg tilgjengelig for de ansatte når de er på farten?
  • Hvor lang tid tar det å føre et utlegg/reiseregning?
  • Hvordan behandles kvitteringer (må de sendes ved, stiftes, limes på et a4 ark, skannes og lastes opp, eller håndteres direkte inn i reiseregningen via opplasting eller epost)?
  • Hvordan ser prosessen for utlegg og reiseregninger egentlig ut?

Du har egne medarbeidere som kun jobber med reise- og utlegg
Jeg vil foreslå at du vurderer følgende:

  • Hvilke oppgaver har reiseregningsmedarbeidere? Transaksjonelle? Strategiske? Analytiske?
  • Hvor mange reiseregninger/utleggskrav behandler de i året?
  • Kreves det spesiell kompetanse for å kunne behandle reiseregninger hos dere?
  • Hvordan benytter dere kunnskapen disse medarbeiderne har til å forbedre avtaler? Prosesser? Tidsbruk?

Dersom svarene over indikerer at det er mye transaksjonshåndtering, kontroll og korrigering, er det stor sannsynlighet for at du kan utløse en besparelse på reiseregningsprosessen som du kan nyttiggjøre til for eksempel strategisk styring.

«Det ble sagt at vi ikke trengte å kjøpe et system for håndtering av reiseregninger og utlegg. Det fulgte med HR-, regnskapssystemet eller noe annet…»
Dette punktet er ikke et faresignal i seg selv, men i kombinasjon med en eller flere av de andre. Dersom dere har en enkel prosess og alt flyter raskt, vil en slik løsning fungere helt OK.

Dersom ansatte bruker vesentlig tid til både å føre og prosessere reiseregninger og utlegg, har du en potensiell gevinst å hente ved å effektivisere denne prosessen. Bruk av et slikt «add-on-system» er da et godt eksempel på kortsiktig tenkning,- billig innkjøp og dyr i drift.

  • Hvor lang tid bruker dere på reiseregningsprosessen totalt? Ansattes føringer, avdelingsleders godkjenning, prosjektleders godkjenning, økonomimedarbeiders prosessering?
  • Har systemet krav og begrensninger som gjør føringene mer tidkrevende for sluttbrukere?
  • Er systemet tilgjengelig overalt?

Dersom systemet setter begrensninger som forsinker prosessen, og du vet at det fins et system for reiseregninger og utlegg som strømlinjeformer prosessen og ofte gir ROI innen 1-2 år, er det fremdeles verdt å benytte «gratis-løsningen»? Kanskje, men dette er ganske sikkert verdt en tankeøvelse.

Medarbeidere stønner når du nevner utlegg eller reiseregninger.
Vi vet at det i mange virksomheter brukes for mye tid på administrative oppgaver som verken er fakturerbare, faglig utviklende eller en del av stillingsinstruksen.Ta en titt på tidsbruk og tilgjengelighet:

  • Stiller systemet krav til hvor ansatte må være for å levere reiseregning?
  • Er levering av reiseregning tidkrevende?
  • Er levering av reiseregning vanskelig?
  • Er selskapets regler innebygget i systemet, eller krever det at de ansatte kjenner reglementet, eller at kontrollerne bistår/korrigerer?
  • Kan de ansatte enkelt se hvor i prosessen reiseregningen er (eller må de ringe noen)?

I tillegg kan det være lurt å reflektere over om de ansatte opplever høyt tidspress på jobb? At det er mye å gjøre og at dere setter krav til effektivitet og faktureringsgrad? Hvordan tror du i tilfelle de opplever sammenhengen mellom disse kravene og verktøyene de har tilgjengelige i forbindelse med innrapportering av reiseregninger og utlegg? Fremstår virksomheten din som en attraktiv arbeidsgiver?

Jeg håper innspillene kan være til hjelp for deg. Det er alltid fint å få til effektiviseringer som ikke er særlig ressurskrevende, men som gir umiddelbar effekt og økt trivsel blant de ansatte. For det er da virkelig irriterende å stå på i jobben … for så å møte en prosess som er treg som ei skilpadde. Motiverte medarbeidere er gull verdt, eller hur?

Hilde Espeland

Det er aldri stille rundt Hilde. Det blir sånn når du er glad i folk. Hun har spesialisert seg på effektivisering av administrative prosesser som berører alle ansatte i et firma. Hilde mener at det er store muligheter for innovasjon som virkelig gir synlig effekt på bunnlinjen, knyttet til prosessene for håndtering av timer, reiseregninger og utlegg. Med bakgrunn som programmerer og teknologifreak, men også som prosjektleder og leder, har Hilde idag rollen som Global Head of Time & Expense Management Solutions, Unit4.



Meld deg på nyhetsbrev