Blogg

Hvordan få ansatte til å forstå organisasjonens reiseregulativer

Skrevet av  Stig-Arne Ryeng

God kjennskap og forståelse rundt reiseregulativer er ofte forbeholdt økonomi eller regnskapsmedarbeidere. Et spørsmål vi som arbeider med håndtering av reiseregninger og utlegg ofte får i møter med potensielle kunder er «hvordan kan vi sørge for at de ansatte forstår og følger våre reiseregulativer?»

Løsningen på dette har som regel vært å lage en (til dels omfattende) rutinebeskrivelse hvor man forklarer hva som er bedriftens kjøreregler og hvor man kanskje også lenker til statens regulativer i forhold til diett, kjøregodtgjørelse og overnatting. Erfaringsmessig fører dette til to ting: Feilregistrerte reiseregninger og gjentatte telefoner eller e-poster til økonomi og regnskapsavdelingen.

Kostnaden for å håndtere et utlegg eller en reiseregning på den «manuelle» metoden er av PayStream Advisors estimert til ca. 213 kroner per utlegg. Store deler av denne kostnaden kan nok direkte relateres til de to punktene som nevnes over. Dette er med andre ord en lite effektiv og kostbar metode å benytte, selv om igangsettelseskostnadene er lave.

Endringer i regulativer skaper vanskeligheter

Et annet punkt som også gjør det vanskelig å få ansatte til å forstå bedriftens reiseregulativer er når det kommer endringer. Enten interne eller eksterne. Igjen har dette vært løst ved å oppdatere rutinebeskrivelsene og kanskje sende ut en e-post til alle ansatte hvor endringene legges frem. Uten noen form for systemstøtte eller opplæring.

Din bedrift har egentlig bare to valg – opplæring eller systemstøtte

For at dine ansatte skal kunne holde tritt med endringer i regulativer er det i prinsippet bare to muligheter din bedrift har. Enten å kjøre samlet opplæring med tilhørende direkte oppfølging, eller anskaffe en løsning som tilrettelegger for dine ansatte til å føre utleggene korrekt hver gang. Selv når deres regulativer oppdateres.

Om dere går for det siste alternativet vil dere være bedre rustet i forhold til skalering av virksomheten, dere vil kunne redusere til administrative kostnadene i forhold til registrering, attestering og utbetaling av utlegg, samt forbedre nøyaktigheten i bedriftens rapporterings og budsjetteringsarbeid.

Har du lyst til å finne ut hvor din bedrift står i dag kan du sjekke ut vår sjekkliste;
 "5 tegn på at systemet er problemet".

Stig-Arne Ryeng

Stig-Arne Ryeng fokuserer på hvordan nyskapende teknologi kan hjelpe organisasjoner og selskaper i endring til å bistå sine ansatte med å øke produktiviteten i sitt daglige virke. «Uproduktive (administrative) oppgaver skal erstattes av strømlinjeformede prosesser, understøttet av robuste og fremtidsrettede løsninger.»



Meld deg på nyhetsbrev