Blogg

Er det sant at prosjektledere er dårlige på økonomistyring?

Skrevet av  Hans Henrik Furøy

Det at prosjektledere ikke forstår seg på økonomistyring har blitt en slags innarbeidet sannhet jeg har blitt forelagt gjennom mange års arbeid med prosjektorienterte virksomheter. Jeg har ofte hørt at regnskapsavdelingen sliter med å få økonomisk oppdatering som de kan stole på fra prosjektledere og at de stadig frykter de skal oppdage overraskende ubehageligheter som ligger og venter til prosjekter avsluttes og ødelegger lønnsomheten når det er for sent å rette opp i det. Er det et rettferdig rykte de har fått?

Selvfølgelig er det forskjell på merkantil forståelse hos en teknisk prosjektleder og en økonomiutdannet person på regnskap. Noen er egentlig bare opptatt av det faglige i prosjektet og nettopp fordi de gjerne er erfarne og dyktige på fagfeltet, blir de automatisk ”forfremmet” til å lede prosjektet. Dette er åpenbart et dårlig utgangspunkt for økonomistyring. Andre prosjektledere lider nok eksempelvis av den klassiske ”det ordner seg nok til slutt”-mentaliteten og skyver på overskridelser i et håp om å ta det igjen før prosjektet avsluttes. Hvor ofte skjer det? Realiteten er jo gjerne at det ofte bare baller mer på seg utover i prosjektet.

Min påstand er allikevel at det er enkle grep som skal til for å oppnå en forbedring, for jeg tror egentlig at de fleste prosjektlederne ønsker å gjøre en god jobb også med økonomien. Jeg vil her liste opp 3 sentrale steg som jeg mener vil gjøre prosjektlederne i virksomheten langt bedre på økonomistyring.

1.Knytt sammen back- og front-office

Det første som alltid har slått meg når jeg treffer en del kunnskapsvirksomheter er at det er til dels vanntette skott mellom back- og front-office. Tradisjonelt har disse avdelingene snakket så lite integrert sammen at de nesten fremstår som to helt separate enheter. Når man vet at prosjektvirksomheters økonomi rent faktisk består av summen av lønnsomhet i prosjekter, er dette naturligvis uholdbart. Det er avgjørende at prosjektledere og økonomifunksjonen forstår at de er gjensidig avhengige av hverandre og må respektere hverandres disiplin. Her er innsikt og forståelse sentralt. En prosjektleder som forstår at opp- og nedskrivinger på timer slår direkte ut på bunnlinjen som økonomiavdelingen sitter og rapporterer på og som ledelsen ser, vil tenke mer over dette enn om de ikke er satt godt inn i sammenhengen. Tett dialog og forståelse mellom økonomiavdelingen og prosjektsiden av virksomheten, vil sikre at dette blir håndtert på en optimal måte.   

2.Ha klare regler for prosjekthåndtering

I mange virksomheter finnes det ikke gode nok rutiner og kjøreregler for hvordan man skal håndtere prosjekter. Det kan være banale ting som hvordan man skal fakturere ulike elementer i et prosjekt eller hvordan den løpende verdifastsettelsen skal være på fastprisprosjekter. Mangel på retningslinjer kan skape stor usikkerhet hos prosjektledere og effekten kan være svært stor om det er snakk om mange- eller veldig store prosjekter som håndteres feil. Klare kjøreregler og rutiner som ikke kan misforstås vil forhindre dette. Hvordan skal f.eks. timer som ikke kan faktureres håndteres (f.eks. ikke utsette det man vet blir tap allikevel)? Hva gjør vi med innkjøp som blir dyrere enn planlagt? Hvordan takles endringsordrer som kommer til prosjektet? Er det tindrende klart hvordan dette skal håndteres i din virksomhet?

3.Legg til rette med gode verktøy

En forklaring som kan ligge bak begge foregående punkter, kan være mangel på integrerte og tilpassede løsninger for virksomhetens forretningsprosesser. I altfor mange tilfeller har jeg snakket med fortvilte prosjektledere som har egne «skufferegnskaper» i Excel fordi de ikke får informasjon fra regnskapsavdelingen tidsnok til å kunne agere på den. Da er det jo åpenbart ikke deres manglende økonomiforståelse det står på - de ønsker jo å være gode! Motsatt er det også sørgelig å høre om tilfeller hvor man ikke har informasjon på regnskapssiden for å gjøre en god nok jobb, rett og slett fordi man ikke har informasjon fra prosjektsiden som sitter på isolerte løsninger eller i verste fall en masse informasjon i Excel og på gule lapper. Da er det ikke enkelt å kunne gi status på tingenes tilstand midt i en måned når noen ber om det. Sørg for å få på plass en løsning som gjør det enklere å samarbeide, fange opp informasjon tidlig fra alle ledd i forretningsprosessene, jobbe etter samme prinsipper og gi innsikt på tvers av virksomheten. 

 

Hans Henrik Furøy

Hans Henrik kaller seg selv en ERP evangelist. Han fokuserer på hvordan virksomheter kan realisere sine mål gjennom å kombinere endringsledelse og moderne teknologi. Hans Henrik mener alt for mange selskaper ikke benytter mulighetene i moderne forretningssystemer til å understøtte selskapets strategi.



Les mer om lønnsomme prosjekter

Meld deg på nyhetsbrev