Blogg
Har mellomlederne dine de verktøyene de trenger?

Har mellomlederne dine de verktøyene de trenger?

Skrevet av  Hilde Espeland

Det er lett å glemme at mellomlederne i mange virksomheter er både nav og katalysatorer i den operasjonelle driften. Normalt er det et mer eller mindre kontinuerlig fokus på å skaffe bedre og mer informative systemer for toppledelsen og/eller mer effektive systemer for ansatte. Men hva med mellomlederne som mest sannsynlig er involvert i flest interne prosesser? Blir de sett og hørt når det handler om systemstøtte, slik at de har de verktøyene de trenger?

Når hastigheten skal opp og effektiviteten økes, er tendensen at mellomledere blir tillagt stadig flere oppgaver. Da kan ikke trivielle og rutinepregede oppgaver stjele tiden deres. La meg bare nevne ett eneste eksempel: Godkjenning av reiseregninger.

Mellomleder Hanne mottar en reiseregning fra Morten - en av sine ansatte. Hun har det travelt og reiseregningen blir liggende på vent et par dager før hun oppdager at det mangler en kvittering, og reiseregningen leveres tilbake til Morten. Etter noen dager dukker den opp hos Hanne igjen. Nå med den manglede kvitteringen. Hanne er midt i kvartalsavslutningen og det går igjen noen dager før hun får sett på den. Nå begynner Morten å bli utålmodig, og en dag står han på Hannes kontor og lurer på når han får igjen pengene han har lagt ut. Hanne fisker fram reiseregningen for å godkjenne den, men oppdager da at det er ført feil beløp på dekning av hotell. Selskapets policy er at det ikke dekkes hotell over 1500 kr døgnet. Morten korrigerer og når den nå kommer tilbake, kan den sendes direkte til lønn.

Slike situasjoner bidrar til å bryte ned gode relasjoner og motivasjon både for Morten og Hanne. Morten blir irritert fordi tilbakebetalingen går så tregt og Hanne blir hoggestabben. Hun er dyktig i jobben sin, men kjenner at dette går på trivselen løs, ikke minst fordi hun vet at det finnes systemer som løser dette på en langt bedre måte.

Ved å investere i et system som er bygget for å støtte slike prosesser i nettopp din virksomhet, kan mellomledere slippe å bruke tid på «bounce-back» og korrigeringer. I en slik løsning bygges det inn regler som dere benytter, og systemet har dessuten mekanismer som sikrer korrekt føring med en gang. Joda, det koster penger, men – avhengig av virksomhetens størrelse og reisevirksomhet – kan en slik investering betale seg i løpet av overraskende kort tid. Effektiviteten øker og mellomlederne føler seg sett og forstått. Verdien av arbeidsglede er vanskelig å måle, men vi vet at det gir betydelige gevinster – og lojale medarbeidere.

Mellomlederne er nav og katalysatorer i virksomhetens operasjonelle drift. Har dine mellomledere de verktøyene de fortjener?

Hilde Espeland

Det er aldri stille rundt Hilde. Det blir sånn når du er glad i folk. Hun har spesialisert seg på effektivisering av administrative prosesser som berører alle ansatte i et firma. Hilde mener at det er store muligheter for innovasjon som virkelig gir synlig effekt på bunnlinjen, knyttet til prosessene for håndtering av timer, reiseregninger og utlegg. Med bakgrunn som programmerer og teknologifreak, men også som prosjektleder og leder, har Hilde idag rollen som Global Head of Time & Expense Management Solutions, Unit4.