Blogg

Systemforvaltning – Bare for datanerder?

Skrevet av  Trond Sandvik

3 grep for å oppnå bedre funksjonell systemforvaltning

Iflg. Difi er systemforvaltning «anskaffelse, forvaltning, drift, videreutvikling og systemadministrasjon av IKT-systemer». Dette er nok ment å ha en funksjonell side, men det har dessverre en tendens til å forsvinne i teknisk fokus.

Årsaken mener jeg er at ansvaret for vedlikehold og videreutvikling av virksomhetens systemer svært ofte plasseres i IT-avdelingen, og de har som regel mer fokus på teknisk drift og IT-arkitektur enn systemenes funksjonalitet.

Det er merkelig hvor vanlig det er at brukerne i liten grad involveres i hva som skjer med deres viktigste arbeidsverktøy. De er som regel tungt inne ved implementering av nye systemer, men når systemet går over i forvaltning er det ofte slutt.

I tillegg er det altfor mange virksomheter nedprioriterer utvikling av brukerkompetansen. Uten nye impulser i form av kurs, brukerarrangementer og andre kompetansetiltak blir brukerne sittende fast i de samme måter å bruke systemet på som da det ble implementert. Nye brukere gjør ikke saken bedre når de bare lærer av de gamle.

Kombinasjonen av lite fokus på funksjonelle forbedringer og kompetanseforvaltning gjør at man etter hvert får et funksjonelt sett utdatert system, og hvor standardsystemenes stadig nye muligheter for automatisering og effektivisering av arbeidsprosesser blir oversett.

«Oppgradering er bare en kostnad»
Dette hører man alt for ofte. Slik jeg ser det er dette et av de klareste symptomene på for lite fokus på den funksjonelle siden av systemforvaltning.

Ansvaret for den funksjonelle siden tillegges ofte superbrukere, men de har gjerne mer enn nok med å støtte brukerne med problemløsning i det daglige. Det fører dessverre til at bare de aller mest kritiske forbedringer blir gjort. Salderingsposten blir altfor ofte de større og potensielt mer gevinstgivende forbedringer i system og løsninger.

Oppgraderinger blir derfor utsatt til siste frist for fortsatt support og vedlikehold, og med lite eller ingen fokus på å utnytte nye muligheter. Da blir systemet mer eller mindre som før, eller kanskje må brukerne til og med lære seg nye måter å gjøre det samme på uten at det nødvendigvis ligger en gevinst i det.

I dette situasjonsbildet er det ikke rart at brukersiden anser systemoppgraderinger som bare kostnader.

Hvordan oppnå god funksjonell systemforvaltning?
Hvis du kjenner deg igjen i hele eller deler av denne situasjonsbeskrivelsen er løsningen relativt enkel. Min erfaring er at mye er gjort hvis man klarer å jobbe systematisk:

- Brukersiden trenger ett sted å registrere og følge opp behov, ønsker og ideer til forbedringer som har med systemet å gjøre - en forvaltningslogg. Det kan være så enkelt som et Excel-ark.

- Man må ha et fast forum for å behandle og prioritere forvaltningsloggen – en forvaltningsgruppe. Deltagere her må være sentrale personer både fra bruker- og IT-driftsiden, og gjerne også en rådgiver fra systemleverandøren. En erfaren konsulent vil kunne være til god hjelp med forbedringsforslag og hvordan problemstillinger bør angripes, i tillegg til å ha løsninger og koordinere med andre hos leverandøren.

- Større tiltak beskrives med kostnadsanslag, ansvar og tidsfrister - En forvaltningsplan

En forutsetning for at dette skal fungere er at brukersiden får stadig påfyll av kompetanse og inspirasjon til mulige forbedringer, helst gjennom deltagelse i eksterne arrangementer som nevnt ovenfor.

Etter hvert vil forvaltningsloggen inneholde stadig flere forbedringsmuligheter som krever større tiltak som f.eks. systemoppgradering, og som til sammen kan forsvare kostnaden ut fra rene gevinstbetraktninger. Da har man oppnådd noe viktig, nemlig å snu den funksjonelle systemforvaltningen bort fra «påtvungne» endringer. Når systemoppgraderinger i stedet trigges av konkrete gevinstmuligheter har man kommet et langt steg i riktig retning av god systemforvaltning!

Trond Sandvik

Har jobbet med implementering og forvaltning av ERP-systemer både som bruker og fra leverandørsiden i over 30 år.
Trond er etter hvert blitt svært opptatt av maktfordelingen mellom bruker- og IT-driftssiden, spesielt hvordan brukersiden i mange virksomheter har for liten påvirkning på hva som skjer med deres viktigste brukerverktøy.