Blogg

Ger du också pengar till din arbetsgivare?

Publicerat av  Dyre Römmesmo

En internationell undersökning i USA och Europa visar att de anställda låter bli att göra kvittoredovisning eller reseräkningar på grund av att systemen är för krånglig. Det handlar om oerhört mycket mer pengar än man kanske kan tro. Enbart i Sverige visar undersökningen att anställda låter blir att kräva in 1,6 miljarder kronor per år.

Av närmare 2000 tillfrågade svarade en fjärdedel att den främsta anledningen är att processerna och systemen för att redovisa utlägg är så tungrodda att man inte orkar lägga ner tiden, särskilt om det handlar om en mindre utgift. Att kvitton tappats bort eller att man helt enkelt glömt att redovisa var andra skäl.

45 procent av svenskarna i undersökningen var frustrerade över processen och 33 procent uppgav att man underlåtit att redovisa sina utlägg på grund av dessa anledningar.

Men att de anställda själva står för en del av företagens omkostnader kan väl inte vara negativt för företaget? Det beror kanske på hur man ser det. För en ekonomiavdelning med hård kostnadskontroll kan detta se ut som en besparing som man inte gärna vill handla upp ett system för att få möjlighet att förlora. Men man behöver ett helt annat perspektiv för att förstå allvaret; HR-avdelningens.

Frustration kring löneutbetalningar och utlägg kan vara en stark faktor när det gäller personalnöjdhet. Att företaget har väl fungerande rutiner och att lönen betalas ut på rätt dag och är korrekt ses nog av de flesta som en hygienfaktor men det finns många organisationer där det inte fungerar. Att den anställde får lägga ut för sådant företaget borde stått för påverkar givetvis den anställdes syn på arbetsgivaren.

 

Personalen är inte längre vår viktigaste klyscha…

Att motivera personalen för att skapa en bra och produktiv arbetsmiljö är självklart. Men idag, med sociala medier och globalisering, är den gamla klyschan ”personalen är vår viktigaste resurs” slutligen alldeles sann. Begreppet ”employee branding” handlar om att vi idag inte har någon viktigare reklampelare än våra medarbetare. Missnöjd personal kan inte kompenseras med massiv TV-reklam. Sanningen kommer alltid fram och därför behöver företag göra allt de kan för att se till att personalen enbart har gott att säga om sin arbetsgivare.

Sedan kan man alltid titta på frågan ur ett kontroll- och compliance-perspektiv. Ett företag har inte full kontroll över verksamhetens utgifter när de anställda låtit bli att rapportera.  Kostnaderna kanske kommer långt i efterskott istället och verktyg och annat som används i verksamheten kan formellt tillhöra de anställda om de inte redovisat utgiften.

Så, sammanfattningsvis, idag finns det enormt kraftfulla och enkla verktyg som gör att alla utlägg kan rapporteras direkt på fältet när de uppstår, och snabbt bokföras på rätt ställen. Det vinner alla på, arbetsgivare och de anställda. 

Har du gort en hälsokontroll av er reseräkningsprocess i år? Starta hälsokontrollen

Läs mer om Unit4s lösning för utläggshantering

Dyre Römmesmo

Dyre Diaz Römmesmo har arbetat internationellt i snart 20 år inom helt skilda verksamheter som internationell biståndsverksamhet och försäljning av affärssystem, CRM, koncernrapportering med mera. Han pratar en rad olika språk och reser mycket i arbetet och privat. Under åren har han mött många olika människor och företag. Alltid med en bunt reseräkningar som ska göras efter resan. Dyre lämnar aldrig ett kundmöte utan att visa Unit4s enkla App för att direkt fota o registrera sitt taxikvitto.



Följ oss på LinkedIn