Blogg

Vet du vad reseräkningarna kostar i din verksamhet?

Publicerat av  Dyre Römmesmo

Resor och utlägg kan utgöra nästan 10-12 procent av ett företags omsättning och är därför en av de största kontrollerbara utgifterna för många företag. Trots detta visar en internationell undersökning att 80 procent av företagen inte vet hur mycket hanteringen av detta kostar.

De flesta företag vars anställda reser mycket kan spara stora pengar. Allra störst är besparingsmöjligheterna för dem som har många manuella rutiner och behöver system för hela eller delar av reseräkningsprocessen.

Om man använder sig av helt manuella system kostar det i genomsnitt 210 SEK att registrera och behandla varje reseräkning. Med en helt automatiserad process kan kostnaden minskas med 155 SEK, ner till 55 SEK per reseräkning. Har man 1000 anställda som rapporterar en reseräkning eller ett utlägg var per månad är besparingsmöjligheten med andra ord upp till 2 miljoner kronor per år.

Då de potentiella kostnadsbesparingarna är så stora är det inte konstigt att så många som 56 procent av de tillfrågade företagen i undersökningen går plus på sin investering i ett automatiserat reseräkningssystem redan inom något år efter implementationen. 80 procent av företagen säger att de uppnår en avkastning på denna investering inom två år. 

Digitalt arbetsflöde

I Sverige har många företag redan ett reseräkningssystem, men de är sällan anpassade för ett mobilt arbetssätt och saknar ofta stöd för nya lagar och regler. De är heller inte alltid integrerade med företagets ekonomi- och lönesystem. Bara det att införa elektronisk hantering av reseräkningar och kvitton innebär stora kostnadsbesparingar som de som fortfarande krånglar med manuell hantering inte utnyttjar.

Arbetet med att hantera ett manuellt system innebär bland annat att jaga reseräkningar eller kvitton som inte registrerats eller inte godkänts. Komplettera saknad information och manuellt registrera i system som inte talar med varandra. Detta gör ofta de anställda frustrerade och stressade. Det är en komplex process som är en riktig tidstjuv för dem som arbetar med ekonomi eller lönehantering.

Anställda som reser mycket i tjänsten blir också frustrerade då de inte får hjälp med att registrera sina resor och utlägg enligt de regler som gäller för bland annat skatt och moms. Dessutom har företag ofta en egen intern resepolicy som man måste följa. De chefer som godkänner reseräkningarna håller ofta inte så bra koll på vilka regler som gäller för att kunna godkänna reseräkningar, och kan därför inte kontrollera att de registrerats på ett korrekt sätt.

Fallgroparna är alltså många.

Har du gort en hälsokontroll av er reseräkningsprocess i år? Starta hälsokontrollen

Läs mer om vår lösning för Travel & Expense

Dyre Römmesmo

Dyre Diaz Römmesmo har arbetat internationellt i snart 20 år inom helt skilda verksamheter som internationell biståndsverksamhet och försäljning av affärssystem, CRM, koncernrapportering med mera. Han pratar en rad olika språk och reser mycket i arbetet och privat. Under åren har han mött många olika människor och företag. Alltid med en bunt reseräkningar som ska göras efter resan. Dyre lämnar aldrig ett kundmöte utan att visa Unit4s enkla App för att direkt fota o registrera sitt taxikvitto.



Följ oss på LinkedIn