Blogg

7 tips för ett framgångsrikt genomförande av Shared Services

Publicerat av  Stefan Löfgren

På ett korrekt sätt kan Shared Services förenkla för organisationer att fokusera på sin kärnverksamhet och hjälpa till att uppnå en mycket högre servicegrad till en lägre kostnad. Fördelarna med de kostnadsbesparingar och serviceförbättringar som kan göras är för stora för att ignorera, så vad är vägen framåt?
Hur kan organisationer ändra sina metoder för att bättre utnyttja de knappa ekonomiska och mänskliga resurserna?
De flesta besparingarna görs där det finns möjlighet att automatisera de vanliga affärsprocesserna, där det går att ”själv-styra” processer för personal och kunder samt där det går att eliminera manuell inmatning av data och istället automatisera där det krävs många tillstånd och avstämningar.
Shared Services kan vara en katalysator för att ta bort gamla, föråldrade och byråkratiska processer och samtidigt förbättra och effektivisera dem.

Nedan finner du 7 tips för ett framgångsrikt genomförande av Shared Services:

  1. Ha en tydlig vision
    Se till att alla, både internt och externt, förstår varför organisationen genomför en gemensam tjänstemodell. Är det enbart för kostnadsbesparingar av administration? För att få en förbättrad kundservice? Att sätta upp tydliga mål gör implementationen smidigare och ger alla berörda parter motivationen att få den att lyckas.
     
  2. Välj rätt tjänst att dela
    Det finns många fördelar med att välja en standardlösning, inklusive effektivare processer och mindre manuell inmatning. De flesta organisationer väljer att starta med de lite enklare back-office funktionerna innan de går vidare till de mer kundinriktade delarna av organisationen. Se till att det inte finns några grundläggande hinder i form av processer/regler som hindrar er från att dela Shared Services med t.ex. olika partnerorganisationer.
     
  3. Ta en ordentlig titt på siffrorna
    Undersök den sannolika ROI. Med ett allt högre tryck på ökad effektivitet är det känsligt med kostnadsbesparingar, och omräknat i jämförbara servicenivåer, till vilket pris bli det mer kostnadseffektivt för andra organisationer att istället göra sina egna infrastrukturer och dela? Hur kvantifierar ni personalens tillfredsställelse och kundservice?
     
  4. Kommunicera
    Att flytta till Shared Services kan vara en utmanande tid för alla. Kommunicera regelbundet, genomför workshops och utbilda personal så att alla är up-to-date med systemet och känner sig bekväma med de val som har gjorts.
     
  5. Etablera en stark styrmodell
    Ledarskapet måste vara trovärdigt och synligt samt måste höja sig över organisationen för att se den större bilden. En brist på ledarskap innan, under och efter projektets genomförande kan vara förödande.
    Se till att alla, på alla nivåer i organisationen vet vem som fattar beslut. På detta sätt tvingas individer och grupper att ta ansvar, det påskyndar beslutsfattandet och i slutändan hjälper det till att nå deadlines i tid. 
     
  6. Planera, planera, planera ... och planera lite mer
    Inrättande av en Shared Services modell är ett stort åtagande och planeringen utgör grunden för framtiden. Det behövs dedikerade och erfarna medarbetare från affärsverksamheten och det är viktigt att låta teknikpartners bidra vid olika tidpunkter. Relationer och överenskommelser som upprättas under planeringsprocessen kommer att vara avgörande för hur du vinner framtida utmaningar.
     
  7. Håll det enkelt
    Standardisera så mycket som möjligt, och lokalisera vid behov. Sätt upp konkreta mål som är realistiska och kan uppnås innan nästa steg tas.

Stefan Löfgren

Stefan Löfgren är Försäljningschef på Unit4 där han har arbetat i olika ledande befattningar sedan 2006 bl.a. som ansvarig för Customer Services. Dessförinnan har han erfarenheter från flera internationella koncerner som Saab, Philips, ABB, och Bravida. Stefan är utbildad Civilingenjör kompletterad med en Ekonomiutbildning.



Följ oss på LinkedIn