Travel & Expenses

Il ne faut pas se voiler la face : remplir une déclaration de note de frais n’a rien d’une sinécure ! Elles sont donc bien souvent saisies à la va-vite, et de façon incomplète, engendrant un véritable cauchemar de conformité pour les équipes qui les traitent. Sauf si vous utilisez un système ergonomique et flexible…

Avec notre solution, pas besoin de formation ou de connaissance pointue de la réglementation, des taux applicables ou des comptes comptables à affecter : l’utilisateur saisit ses dépenses en ligne, le plus simplement du monde, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone !

Aucun écart ne peut, et ne devrait être constaté sur les notes de frais. Vérifier et revérifier l’intégralité de chaque déclaration prend un temps considérable et peut rapidement devenir une source d’erreur mettant en danger la conformité de vos états financiers.

Ce problème ne devrait pas être si difficile à résoudre. Dans un premier temps, nous allons déjà vous aider à le rendre « facile ».

Que la déclaration de frais soit simple ou complexe, vous y accédez sur une seule page ! Configurez le système pour autoriser la saisie par centre de coût, projet ou toute autre dimension répondant à vos impératifs organisationnels, puis combinez ces fonctionnalités avec un workflow flexible de rappels, validations, autorisations, reporting… Qu’obtenez-vous ? La façon la plus simple de gérer vos notes de frais. Fini le cauchemar !

Les données collectées et traitées par le logiciel de gestion de frais doivent bien souvent être ensuite intégrées dans d’autres systèmes en vue de remboursement ou de facturation. Au-delà de la perte de temps, la multiplication des interventions engendre quasi-systématiquement un fort risque d’erreur…

Et c’est pour pallier ce risque spécifique que Travel & Expenses de Unit4 s’intègre en douceur avec la plupart des ERP et autres applications financières ou de paie, en commençant bien entendu par nos propres solutions comme Coda Financials ! Les données sont transférées automatiquement vers ces autres systèmes comme base de remboursement ou de facturation. Et toutes ces données sont synchronisées, qu’elles concernent vos équipes, les utilisateurs ou les projets : c’est la fin des manipulations fastidieuses et risquées…

Par nature, les politiques internes et les réglementations évoluent. Il est toutefois vraiment dommage de passer par l’intermédiaire de l’IT ou d’un consultant extérieur pour appliquer ces évolutions à votre système ! 

Et c’est pourquoi Travel & Expenses a été conçu pour être flexible, à savoir facilement configurable pour répondre à vos exigences spécifiques. Vous avez une modification à apporter ? Jouez selon vos propres règles !

La plupart des pré-requis concernant les frais peuvent être gérés par un système unique, qu’il s’agisse de réglementations administratives officielles ou spécifiques à votre société.

Définissez vous-même vos propres procédures, catégories de dépenses ou types de coûts, sans intervention externe !