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Softwaregestütztes Reisekostenmanagement der nächsten Generation

Veröffentlicht von  Unit4 Team

In unserer global vernetzten Arbeitswelt ist Mobilität längst kein Privileg einzelner Manager mehr, sondern Alltag vieler Mitarbeiter. Gerade Berater, Projektleiter oder Vertriebsverantwortliche verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit unterwegs – ein Umstand, der für Unternehmen mit einem hohen, oft unkontrollierbarem Kostenaufwand verbunden ist.

Eine 2014 durchgeführte Studie des US-amerikanischen Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Aberdeen Group belegt, dass Unternehmen durchschnittlich 10 % ihres Jahresbudgets für Reisekosten verwenden – eine nicht zu unterschätzende Größe! Gerade in Zeiten eines verschärften Wettbewerbsdrucks sollten Organisationen daher ihre Reisekostenabrechnung ganz genau unter die Lupe nehmen.

Wo drückt der Schuh? Die von der Aberdeen Group befragten Unternehmen sehen vor allem den Aufwand für die Reisekostenbearbeitung, die eingeschränkte Leistungsfähigkeit der Geschäftsreisenden und die langen Rückerstattungszeiten der Reisekosten als wichtigste Herausforderungen des Reisekostenmanagements.

Zwar erkennen alle der befragten Unternehmen die Wichtigkeit einer effizienten und durchgängigen Reisekostenverwaltung, doch nur Top-Performer integrieren dieses Thema in ihre Gesamtstrategie.

Welche Maßnahmen ergreifen diese Organisationen, um die Reisekostenverwaltung wirtschaftlicher zu machen?

  • 52 % automatisieren Elemente ihres Reisekostenmanagements
  • 48 % setzen auf Maßnahmen zur Verbesserung der Reisekostenrichtlinien
  • 28 % statten ihre Mitarbeiter mit Technologien aus, die ein schnelleres und einfacheres Reisekostenmanagement ermöglichen (z.B. Mobile-Apps)
  • 24 % der Top-Performer nutzen Business Analytics, um bessere Erkenntnisse aus Daten zu schöpfen

Die oberen Zahlen belegen ganz klar, dass der Trend in Richtung softwaregestütztes Reisekostenmanagement geht. Spezielle End-to-End-Lösungen werden in bestehende ERP- oder Finanzlösungen integriert und ermöglichen eine automatisierte Reisekostenverwaltung unter Berücksichtigung der internen Reisekostenrichtlinien und des aktuellen Reisekostenrechts.

Durch gezielte Analysen  erhalten Manager einen aktuellen Überblick zum Stand des Reisekostenbudgets, während das Controlling  besser in der Lage ist, Kostentreiber und Einsparpotenziale zu identifizieren. Geschäftsreisenden und allen Prozessbeteiligten bei der Reisekostenbearbeitung erlaubt ein softwaregestützter Ansatz die einfache und effiziente Gestaltung des kompletten Prozesses, von der Reiseplanung bis hin zur Abrechnung. So lassen sich Quittungen während der Geschäftsreise direkt mit dem Smartphone abfotografieren, zu einer Reisekostenabrechnung zusammenführen und über eine Mobile-App einreichen.

Statt der lästigen Zettelwirtschaft kann sich der Mitarbeiter dem eigentlichen Ziel seiner Geschäftsreise widmen – dem Kunden. Die Finanzbuchhaltung kann währenddessen die eingereichten Reisekosten direkt verarbeiten und sie in kürzester Zeit an den Geschäftsreisenden zurückerstatten. Wie gestaltet sich das Reisekostenmanagement in Ihrem Unternehmen? Sehen auch Sie in einem softwaregestützten Ansatz konkrete Vorteile für Ihre eigene Reiseplanung?

Die vollständige Aberdeen Group-Studie: The Travel and Expense Management Guide for 2014: Trends for the Future können Sie hier herunterladen.

Mehr zum Thema effiziente Reisekostenverwaltung mit UNIT4 Travel & Expenses erfahren Sie hier.

Unit4 Team