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Strategische Unterstützung für den CFO, Teil 2: Wie ein CFO strukturierte Finanzverfahren verwirklicht und anfangen kann, strategisch zu handeln

Veröffentlicht von  Unit4 Team

CFO 2 klein Strategische Unterstützung für den CFO, Teil 2: Wie ein CFO strukturierte Finanzverfahren verwirklicht und anfangen kann, strategisch zu handeln

Um ein Unternehmen durch die vier Stufen des Reifegradmodells für Business Empowerment zu führen, muss ein CFO Standardprozesse für die Verwaltung und Analyse von Finanzdaten, gesetzlich vorgeschriebenen Berichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben entwickeln und einführen. Absolut unverzichtbar ist hierbei ein standardisierter Umgang mit Daten, der auch dazu beiträgt, die Unsicherheit, die häufig mit finanzieller Business Intelligence einhergeht, zu verringern. Die Einführung einheitlicher Standardprozesse im gesamten Unternehmen ist auch ein wichtiger Beitrag zur allgemeinen Risikominimierung.

Fokus

CFOs müssen auf die Informationen vertrauen können, die sie für Finanzanalysen, Audits, die Erfüllung rechtlicher Auflagen und gesetzlich vorgeschriebener Berichte nutzen. Ohne genaue und umfassende Daten ist es unmöglich, das Finanzergebnis zu analysieren und zu messen, geschweige denn solide Analysen, Prognosen und Pläne zu erstellen. Die Bereitstellung der erforderlichen Datenqualität kann jedoch zu einer großen Herausforderung werden. Um diese Hürde zu überwinden, muss der Fokus auf zwei Aspekten liegen: Erstens, die Entwicklung einer belastbaren Dateninfrastruktur und standardisierter Verfahren und zweitens, die klare Zuordnung einer verantwortlichen Person für jede einzelne Aufgabe und Sicherstellung, dass diese die Datenstandards kennt und anwenden kann.

Hindernisse

Eines der größten Hindernisse für die Einführung eines standardisierten Finanzsystems sind unterschiedliche Organisationsformen und Technologien in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Da jedes System Daten anders markiert und organisiert, sind der erforderliche Zugriff und der Verweis auf Daten über verschiedene Kanäle hinweg äußerst schwierig. Das führt dazu, dass die Zusammenarbeit auf ineffizienten Tabellenkalkulationen und E-Mails basiert. Es lässt sich meist auch nicht nachvollziehen, woher eine Information stammt und wer für deren Erstellung verantwortlich ist. Compliance mit rechtlichen und regulatorischen Instanzen erfordert jedoch eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Es muss absolut klar sein, woher jeder einzelne Datensatz kommt und wer ihn erstellt hat. In Unternehmen, bei denen dies nicht der Fall ist, treten häufig Lücken im Workflow auf und Fehler und Versäumnisse lassen sich schwerer beheben. Und nicht zuletzt müssen alle Beteiligten an Bord geholt werden. Neue Prozesse geraten gerne in Vergessenheit oder werden ignoriert, so dass es eine Weile dauern kann, bis sie etabliert sind. Wenn es keine Möglichkeit gibt, Einhaltung der Standards zentral zu überwachen, erschwert dies die Sache zusätzlich.

Die Stufe bewältigen

Um die erste Stufe zu bewältigen, muss ein CFO hinderliche strukturelle Defizite im Unternehmen beseitigen. Dabei sind fünf Punkte zu beachten:
  1. Zunächst wird ein klares Regelwerk benötigt, wie Daten erstellt, gespeichert und ausgetauscht werden sollen. Das heißt, es müssen allgemeine Definitionen, Prozesse und Verfahren für Finanzdaten entwickelt werden.
  2. Der zweite Aspekt ist die schnelle Verfügbarkeit der Daten. Mit veralteten Daten kann niemand eine fundierte Entscheidung treffen oder genaue Berichte erstellen. In einem Zeitalter der ständigen und rasant schnellen Veränderungen des geschäftlichen Umfelds ist der Echtzeit-Zugriff auf Daten unerlässlich.
  3. An dritter Stelle steht die Abschaffung von Tabellenkalkulationen und anderen ineffizienten Methoden der Zusammenarbeit. Neben der Tatsache, dass diese Art der Berichte häufig veraltete Informationen enthalten, muss man sich dabei auch noch durch seitenweise Informationen wühlen, bis man die gesuchten Daten findet. Benötigt wird daher eine Lösung, die dynamische Ad-hoc-Ansichten der Finanzdaten bereitstellt.
  4. Mehr Verantwortlichkeit wird erreicht durch die genaue Erfassung, wer jeden einzelnen Datensatz erstellt hat. Hierzu muss ein System implementiert werden, das genau dokumentiert, wer wann auf welche Daten zugegriffen und Eingaben oder Veränderungen durchgeführt hat.
  5. Nicht zuletzt kommt die Erstellung eines umfassenden Überblicks der Finanzdaten eines Unternehmens. Dies erfordert den Einsatz eines Finanzdatensystems, das Daten aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Form zusammenführt.

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