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Qualität vor Quantität – Veränderungen von ERP-Systemen an Hochschulen

Veröffentlicht von  Dr. Heide Klug

Trends im Hochschulsektor auf die Aktivitäten und die IT von Hochschulverwaltung und welchen Status messen die Verantwortlichen den derzeit eingesetzten ERP-Systemen bei? Diese Fragen waren Ausgangspunkt einer Befragung der Technischen Universität Darmstadt und der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unter deutschen Hochschulen. Finanzverantwortliche von 242 Hochschulen mit mehr als 1.000 Studierenden wurden hierzu mittels eines Webfragebogens befragt. Die Rücklaufquote lag bei 33 %. Im Folgenden werden einige Ergebnisse dieser Studie vorgestellt, die für Entscheider an Hochschulen von Interesse sein können.

Die Befragten gaben an, dass insbesondere Themen und Trends in Bezug auf finanzielle Fragen durch den Einsatz oder die Erweiterung von ERP-Systemen begegnet werden kann. In den Bereichen Drittmittelmanagement, Hochschulfinanzierung und Steueroptimierung werden ERP-Systeme am häufigsten als sehr hilfreich bezeichnet. An 79 % der befragten Hochschulen werden derzeit IT-Projekte durchgeführt, um auf aktuelle Trends und veränderte Prozesse zu reagieren. Damit liegen Projekte im Bereich IT sogar noch vor Projekten in den Bereichen Qualitätsmanagement (71 %) und Profil- und Strategieentwicklung (67 %).

Die befragten Hochschulen nutzen zu 62 % die kaufmännische Buchführung als führenden Rechnungslegungsstil. Eine rein kameralistische Rechnungslegung erfolgt lediglich in 12 % der befragten Hochschulen. 26 % nutzen eine erweiterte Kameralistik, bei der die Kameralistik um eine Vermögensrechnung und eine Kosten- und Leistungsrechnung ergänzt wird.

Immerhin ein Fünftel der befragten Hochschulen planen in den nächsten fünf Jahren die Einführung eines neuen ERP-Systems. Zwei Drittel der befragten Hochschulen haben keine solchen Pläne. Eine Ergänzung um weitere Module (42 %) und weitere Funktionsbereiche (54 %) ist in vielen Hochschulen geplant. Hochschulen mit Kameralistik und erweiterter Kameralistik planen zu einem wesentlich höheren Anteil die Einführung eines neuen ERP-Systems als die Hochschulen mit kaufmännischer Buchführung. Die Vermutung liegt nahe, dass an diesen Hochschulen eine Änderung des führenden Rechnungslegungsstils zu einer entsprechenden Veränderung der Anwendungssysteme führt. Bei der Frage danach, aus welchem Grund ERP-Systeme eingesetzt werden, zeigt sich, dass vor allem Arbeitsergebnisse verbessert werden sollen. Außerdem hoffen die Befragten auf eine höhere Effizienz und eine Verbesserung des Altsystems bzw. dessen Ablösung. Unmittelbare Einsparungen oder eine Möglichkeit mit knapperen Mitteln umzugehen werden von wesentlich weniger Befragten als Grund für die ERP-Projekte genannt. Zusammenfassend lässt sich demnach konstatieren, dass für die Einführung oder Erweiterung von ERP-Systemen qualitative Gründe stärker ins Gewicht fallen als quantitative Gründe.

Welche Faktoren beeinflussen den Erfolg von ERP-Projekten maßgeblich? Hier waren sich die Befragten einig, dass ein klar formuliertes Projektziel immer vorliegen muss und die Projektbeteiligten sowohl motiviert als auch ausreichend qualifiziert sein sollten. Obwohl rund drei Viertel der Hochschulen ERP-Projekte mit der Unterstützung von externen Beratern durchführt, werden diese nur von rund einem Viertel der Befragten als sehr wichtig angesehen. Rund zwei Drittel sieht die Einbindung externer Berater jedoch zumindest als einen wichtigen Erfolgsfaktor an. Projektleitung, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Verwaltung und der Projektteams werden von den Befragten als die wichtigsten Akteure genannt („wichtig“ und „sehr wichtig“). Die Hochschulleitung und externe Berater werden hingegen weniger häufig als sehr wichtige Akteure bezeichnet. Wenige Hochschulen räumen diesen Gruppen allerdings eine unwichtige oder weniger wichtige Rolle ein (22 % bzw. 26 %).

 

Die Befragung zeigt eine nach wie vor anhaltende Dynamik in den Verwaltungen deutscher Hochschulen. Ein sehr geringer Teil der Projekte, die auf Grund der Veränderungen angestoßen wurde, wurde von den Befragten als abgeschlossen bezeichnet. Das Management von Hochschulen sollte sich demnach intensiv mit den Anforderungen an die eigenen Verwaltungsprozesse und die diese Prozesse unterstützenden Instrumente auseinandersetzen. Ein klares Ziel muss im Vorfeld eines Veränderungsprozesses formuliert sein, damit alle Beteiligten wissen, in welche Richtung die Entwicklung geht. Sicherlich ist es für die Beteiligten ein beruhigender Gedanke, dass die Mehrheit der Hochschulen sich in ähnlichen Veränderungsprozessen befindet. Die Einführung von ERP-Systemen kann selten als abgeschlossen bezeichnet werden. Es lohnt sich, die Möglichkeiten von Erweiterungen der Systeme nach und nach einzuführen und zu nutzen. Auch wenn es nicht um finanzielle Einsparungen geht, erwarten die Befragten durch ERP-Projekte bessere Arbeitsergebnisse. Um diese zu erreichen, ist eine Auseinandersetzung mit den aktuellen Rahmenbedingungen und künftigen Trends sicherlich sehr wichtig.

Mehr erfahren Sie hierzu in einer ausführlichen Zusammenfassung der Befragungsergebnisse.

Dr. Heide Klug

Technische Universität Darmstadt
Rechts- und Wirtschaftswissenschaften

Kaufmännische Geschäftsführerin
Forschungsgebiete: Hochschulforschung, Public Management, Information Management

www.wi.tu-darmstadt.de