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Bestimmen Sie die Regeln – Nehmen Sie Einstellungen und die Aktualisierung Ihrer Richtlinien selbst in die Hand – ohne erforderliche Unterstützung durch die IT

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Unternehmen und ihr Umfeld sind ständig im Wandel. Veränderung ist die Konstante und ohne die Möglichkeit, darauf zu reagieren, verlieren wir Zeit, Energie, Ressourcen und manchmal auch die Motivation. Das gilt für die Kostenabrechnung ebenso wie für jede andere Funktion in einer modernen Organisation, vielleicht sogar noch ein wenig mehr. Jeder, der einmal in der Buchhaltung gearbeitet oder sich bei der Vorlage von Spesenabrechnungen mit den Regelungen zur Reisekostenrückerstattung auseinandersetzen musste, wird das bestätigen. Unter anderem können sich folgende Punkte ständig ändern:

  • Kilometersätze
  • Parkgebühren
  • Kraftstoffkosten
  • Übernachtungsgelder
  • Maximale Bewirtungs- und Hotelkosten
  • Persönliche vs. Firmenkreditkarten
  • Neue Geschäftsreisetrends
  • Steuersätze
  • Heimarbeit
  • Handykosten
  • WiFi- und Breitband-Gebühren

Diese Liste ist bei weitem nicht vollständig. Diese und viele weitere Punkte können durch neue Gesetze, neue Regeln nach Fusionen oder Übernahmen, neue Finanzmanagement- oder Geschäftsprozesse oder auch Verhandlungen mit Gewerkschaften beeinflusst werden. Wenn ein Unternehmen hier nicht in der Lage ist, seine Geschäftskostenabrechnung bei Bedarf schnell anzupassen, kann das wahrhaft großes Kopfzerbrechen bereiten. Wie können Sie flexibler werden und das Steuer selbst in die Hand nehmen?

  1. Konfigurierbare Systeme, die Sie selbst an Regeländerungen anpassen können – Regeln, Vorschriften und Ihre Ansprüche ändern sich. Aber warum sollten Sie auf teure externe Berater angewiesen sein, um Änderungen an Ihrer Geschäftskostenlösung vorzunehmen? Die Einführung einer Lösung, die einfach an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden kann, spart hier viel Zeit und Geld. Änderungen der staatlich empfohlenen oder der unternehmenseigenen Reisekostenzuschüsse oder jeder anderen Form der Spesenabrechnung können dann problemlos von Ihrem eigenen Team vorgenommen werden.
  2. Konfigurierbare Workflows und Schnittstellen – Keine zwei Unternehmen sind gleich. Warum sollten Sie also eine starre Standard-Abrechnungslösung einsetzen? Ein solches System sollte doch vielmehr konfigurierbar sein und Erinnerungen oder Validierungs- und Autorisierungsanfragen auslösen können, die zu Ihrer Organisationsstruktur und Ihren Prozessen passen. Und weil Sie Ihr Unternehmen besser als jeder andere kennen und wissen, was Sie brauchen, sollten Sie das selbst tun können, nicht irgendein externer Programmierer oder Berater.
  3. Sorgen Sie für Klarheit und Ihre Manager müssen keine Abrechnung mehr nachprüfen – Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Trigger und Erinnerungen bei der Einreichung ihrer Spesenabrechnungen festlegen, können Sie einen großen Teil Ihrer Kostenabrechnung automatisieren. Mit einem Schlag müssen sich Führungskräfte nicht mehr um verdächtige oder fehlerhafte Spesenabrechnungen kümmern. Abrechnungen stimmen auf Anhieb und danach auch jedes Mal, weil die Regeln gesetzt sind und Ihre Kollegen mit einem einheitlichen System arbeiten.
  4. Beschleunigen Sie die Abrechnung und verbessern Sie die Transparenz – Wenn mobile Geräte zur einfachen Einreichung von Spesenabrechnungen genutzt werden können, dürfte das vor allem bei der Finanzabteilung auf Begeisterung stoßen. Aufgeblähte, komplizierte Schnittstellen und Systeme schrecken Mitarbeiter von der direkten Erfassung der Belege ab und am Ende reichen sie alle auf einen Schlag ein – und der Finanzabteilung fehlt der erforderliche Überblick, um Budgets, Prognosen und Berichte zu erstellen oder auch Mandantenrechnungen korrekt abzuwickeln.

Geschäftskostenmanagement muss also kein Alptraum sein. Die Technologie ist vorhanden – vieles sogar schon auf unseren Smartphones –, damit Finanzteams, Vorgesetzte und Mitarbeiter entlastet werden und sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie sie den ungeliebten Aufwand des Geschäftskostenmanagements vereinfachen können, besuchen Sie unsere Travel & Expenses Webseite.

Unit4 Team