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Compliance jederzeit sicherstellen - wenden Sie automatisch die aktuellen Reisekostenrichtlinien an

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Wie oft mussten Sie oder Ihre Kollegen sich bei der Abrechnung der Geschäftskosten schon mit folgenden oder ähnlichen Problemen herumschlagen?      

  • Beträge wurden falsch eingetragen.
  • Die Originalbelege wurden nicht vorgelegt oder Quittungen fehlten komplett.
  • Belege für Abendessen wurden eingereicht ohne Angabe der Namen der beteiligten Personen.
  • Falsch eingetragene Reisedaten verzerren die Reisekosten-Abrechnung.
  • Die falsche Spesenart wurde ausgewählt.
  • Zusätzliche Ausgaben oder Extragebühren wie z.B. für Pay-per-View-Filme wurden eingereicht.

Die Mitarbeiter halten solche Fehler und Unterlassungen vermutlich für trivial. Wenn sie jedoch gehäuft auftreten, können sie sich zu einer riesigen Belastung für das Team in der Buchführung auswachsen. Wenn Sie wegen jedes winzigen Details rückfragen müssen, kann am Ende die Erstattung ganz zum Erliegen kommen. Was eigentlich eine einfache Möglichkeit sein sollte, um die Erstattung von Aufwendungen zu regeln, kann zu einem endlosen Hin und Her zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Buchhaltung werden. Compliance bzw. deren Fehlen kann entscheidend dazu beitragen, dass Erstattungsansprüche zu einem nie endenden Ping-Pong-Spiel werden. Neben den Mitarbeitern, die auf ihre Reisekostenerstattung warten, leiden auch wichtige Geschäftsfunktionen wie Kostenkontrolle, Cashflow, Projektabrechnung und Reporting. Wie wäre das, wenn Sie sicherstellen könnten, dass Erstattungsansprüche immer sofort erfüllt werden? Wenn Sie eine entsprechende anpassbare Software hätten, um sicherzustellen, dass die Regeln, Vorschriften und Anforderungen Ihres Unternehmens stets befolgt werden? Wie viel Zeit und Energie könnten durch den Wechsel von manuell verwalteter Compliance zu „Compliance by Design“ nutzbar gemacht werden? Unten erfahren Sie, warum eine professionelle Reisekostenmanagement-Lösung Ihnen helfen kann, die Compliance jederzeit aufrechtzuerhalten:

  1. Automatisierung aller Richtlinien-Elemente des Erstattungssystems – Dafür zu sorgen, dass die entsprechenden Aspekte beachtet werden, noch bevor ein Anspruch überhaupt in das System aufgenommen wird, ist sicher die beste Methode, um die Compliance der globalen Ausgabenabrechnung zu gewährleisten. Flexible Workflows mit Erinnerungen und Validierungsaufforderungen stellen sicher, dass Anwender genau die Informationen eingeben, die von den Richtlinien des Unternehmens oder den gesetzlichen Regelungen für die Reisekostenerstattung gefordert werden. Ebenso können spezifische Verfahren, Kosten- und Aufwandsarten festgelegt werden, um den Anwender durch die Software zu führen, ohne dass Compliance-Themen überhaupt angerührt werden.
  2. Einführung flexibler, konfigurierbare Systeme – Die Bestimmungen und Vorschriften für Erstattungsansprüche ändern sich ständig. Kilometersätze, Regeln für die Telefonkostenerstattung, die Art der abzugsfähigen Betriebsausgaben und vieles mehr können sich ändern. Da ist es von Vorteil, schnell auf neue interne Regelungen und gesetzliche Vorschriften reagieren zu können. So können Sie Ihr System bei Bedarf aktualisieren, ohne Bedarf an kostspieligem, externem IT-Support.
  3. Intuitive Anwenderschnittstellen, die korrekte Eingaben einfordern – Eine Expense-Management-Software mit intuitiver Benutzeroberfläche, die die Anwender zur Eingabe der richtigen Informationen auffordert, ebnet den Weg zu 100prozentiger Compliance. Und für das Team in der Buchhaltung vereinfacht die automatische Berücksichtigung entsprechender Richtlinien, die konfigurierbaren Obergrenzen für Ansprüche und das digitale Einreichen von Quittungen die Arbeit deutlich.
  4. Beseitigung von Fehlern – Wenn Mitarbeiter ihre Ausgaben gleich nach deren Entstehen einreichen, reduziert sich die Häufigkeit von Eingabefehlern deutlich gegenüber der Eingabe einer Vielzahl von Ansprüchen zum Quartalsende. Auch die Bereitstellung von Expense-Tracker-Apps, die sie unterwegs zur Übermittlung digitaler Quittungen nutzen können, ist hier enorm hilfreich. Und die aktive Anforderung der erforderlichen Daten und Belege trägt ebenfalls zur Reduzierung ungültiger Ansprüche bei.

Geschäftskostenmanagement muss also kein Alptraum sein. Die Technologie ist vorhanden – vieles sogar schon in unseren Smartphones –, damit Finanzteams, Vorgesetzte und Mitarbeiter entlastet werden und sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie sie den ungeliebten Aufwand des Geschäftskostenmanagements vereinfachen können, besuchen Sie unsere Travel & Expenses Webseite.

Unit4 Team