Unit4
Blog

Behalten Sie den Überblick – Umfassende Transparenz durch Integration Ihrer Reisekosten mit Finanz- und ERP-Software

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Um die Geschäftsausgaben unter Kontrolle zu behalten, benötigen die Mitarbeiter der Buchhaltung auch Zugriff auf das Reisemanagementsystem des Unternehmens. Schließlich verliert ein Unternehmen, das keinen Einblick in diese Ausgaben hat und sie nicht dokumentieren oder analysieren kann, laut Schätzungen der Aberdeen Group die Kontrolle über rund 10 Prozent seines jährlichen Gesamtbudgets. Wenn Sie jedoch Ihre Ausgaben mit Ihrem Finanz- und ERP-System integrieren, erhalten Sie auch die erforderliche Kontrolle und den Einblick in Ihre Reisemanagementlösung. Die Qualität Ihrer Daten und Ihr Zugriff auf sie wird deutlich verbessert ebenso wie Ihre Finanzberichterstattung und Ihre Fähigkeit, effektiv Prognosen, Pläne und Budgets zu erstellen. Im Folgenden finden Sie eine kleine Übersicht der wesentlichen – und erreichbaren – Vorteile, die eine Integration der Geschäftsausgaben Ihrem Unternehmen bietet.

  1. Transparenter, zeitnaher Einblick in die Ausgaben – Die Flut der Reisekostenabrechnungen, die Sie und Ihre Kollegen am Monatsende bearbeiten müssen, ist viel mehr als nur hoher Arbeitsaufwand. Denn in dem Maß, in dem sich die angefallenen Unkosten anhäufen, wachsen auch die Herausforderungen für Ihr Team. Einerseits die eigene Cash-Position nicht genau zu kennen und andererseits auf einen Schlag hohe Erstattungsansprüche bearbeiten zu müssen, ist frustrierend und erschwert die Planung. Es ist jedoch möglich, die Mitarbeiter dazu zu bringen, Reisekosten gleich bei ihrem Entstehen einzureichen. Die Lösung bieten anwenderfreundliche Expense-Tracker-Apps für Smartphones, über die Mitarbeiter Auslagen einfach und direkt eintragen können. Damit erhalten Sie einen genauen Einblick in die entstandenen Unkosten und wissen auch über noch ausstehende und bislang nur zum Teil eingereichte Erstattungsansprüche Bescheid.
  2. Integration mit dem Finanzsystem für Berichterstattung und Analyse – Werden diese erweiterten Daten in entsprechende Berichtsvorlagen in einem integrierten Reporting-Tool übertragen, ergeben sich weitere große Vorteile. Zum Beispiel können Sie auch bei noch ausstehenden und bislang nur zum Teil eingereichten Erstattungsansprüchen die Kosten nach Kostenstellen, Abteilungen und Teams auflisten. Auch Einsparungen durch Kostenkontrolle, Lieferantenverhandlungen, die Anforderung von Steuerrückerstattungen, die Einhaltung der Compliance, Rentabilitätsanalysen sowie die termingerechte und genaue Abwicklung von Mandantenrechnungen werden deutlich erleichtert.
  3. Integration mit HR für reibungslose Freigaben – Ein weiterer Zeitdieb, der Sie von Ihren eigentlichen Pflichten abhält, sind Probleme im Zusammenhang mit Veränderungen der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Bei Standalone-Lösungen für die Reisekostenabrechnung müssen die entsprechenden Aktualisierungen manuell vorgenommen werden. Das ist in den seltensten Fällen besonders effizient und kann dazu führen, dass Erstattungen versäumt werden. Die Integration Ihrer globalen Geschäftsausgaben mit Ihrem HR-System gewährleistet die automatische Aktualisierung jeglicher Veränderungen der Funktionen und sorgt damit für einen unterbrechungsfreien Freigabeprozess.
  4. Zuordnung der Reisekosten zu Kostenstellen weltweit – Es liegt in der Natur unserer heutigen Wirtschaft, dass Mitarbeiter häufig über nationale Grenzen hinweg und für mehrere interne Kostenstellen arbeiten. Die Nachverfolgung, welche Kostenstelle für welche Kosten verantwortlich ist, kann große Kopfschmerzen verursachen – es sei denn, Sie verfügen über ein globales Abrechnungssystem, das mit Ihrem Finanzsystem integriert ist. In diesem Fall können Sie die richtigen Reisekosten der richtigen Kostenstelle zuordnen, egal wo diese in Ihrer Organisation anfallen.

Geschäftskostenmanagement muss also kein Alptraum sein. Die Technologie ist vorhanden – vieles sogar schon auf unseren Smartphones –, damit Finanzteams, Vorgesetzte und Mitarbeiter entlastet werden und sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie sie den ungeliebten Aufwand des Geschäftskostenmanagements vereinfachen können, besuchen Sie unsere Travel & Expenses Webseite.

Unit4 Team