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Vergessen Sie Schulungen - Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter durch einfaches, intuitiv bedienbares Reisekostenmanagement „on the go“

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Seien wir ehrlich, Kollegen drücken sich vor der Abrechnung ihrer Spesen und Reisekosten, wo sie nur können – und lassen Sie und Ihre Kollegen in der Buchhaltung regelmäßig Rätsel raten. Vom Aufspüren ausstehender Belege bis hin zu Verzögerungen bei der Erstattung kann sich das Reise- und Geschäftskostenmanagement aufgrund komplizierter Systeme und undurchschaubarer Regeln geradezu endlos hinziehen. Als Buchhalter wissen Sie, wie störend sich verspätet eingereichte Abrechnungen auswirken können. Wenn Sie nicht wissen, welche Abrechnungen noch ausstehen, können Sie auch keine genauen Kostenabrechnungen erstellen oder die Höhe der Ausgaben nachverfolgen. Und am Ende des Monats oder des Jahres werden Sie auf einen Schlag mit Abrechnungen überflutet, während Sie sich gleichzeitig abmühen, Kunden genaue Rechnungen zu stellen – ohne genau zu wissen, welche Ausgaben der Mitarbeiter dem entgegenstehen. Wie wäre es, wenn Ihre Kollegen im gesamten Unternehmen ihre Belege unmittelbar dann einreichen würden, wenn sie anfallen? Wenn Sie sie mit einer App ausstatten könnten, einem Online-Kosten-Tracker, mit dem sie ihre Belege erfassen können und die Kostenerstattung optimiert wird? Und wie wäre es, wenn Ihre Kollegen ihre Expense-Management-Software praktisch ohne Schulung nutzen könnten? Sie hätten genauen Einblick in die aktuelle Situation, könnten Analysen durchführen, den Cashflow verbessern und vieles mehr. Aber wie gelingt es, das Kostenmanagement einfach, mobil und intuitiv benutzbar zu machen?

  1. Mobile Apps für die Kostenabrechnung – Schuld an der verzögerten Einreichung von Reisekostenabrechnung ist in erster Linie, dass die Mitarbeiter dies nur in ihrem Büro tun können oder Unterstützung durch die Buchhaltung benötigen. Wenn Sie ihnen jedoch eine entsprechende mobile App auf ihren Smartphones zur Verfügung stellen, können sie ihre Ausgaben erfassen, sobald sie anfallen. Wenn das System dann auch noch ohne Schulung nutzbar ist, kann sich die Buchhaltung wieder voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, weil die Anwender nicht ständig Unterstützung benötigen. Funktionen wie die automatische Erfassung und Archivierung der Reiserouten zur Berechnung der Kilometerleistung oder das Speichern und Senden von abfotografierten Belegen verschaffen auch den Mitarbeitern mehr Freiraum für ihre eigentlichen Tätigkeiten.
  2. Automatisierte Bereitstellung der Regeln Die unmittelbare Beantwortung von Fragen beispielsweise zu abrechenbaren Ausgaben oder Obergrenzen und das Anfordern der benötigten Informationen schon bei der Eingabe, können enorm hilfreich sein. Mitarbeiter wissen, wo sie stehen, Führungskräfte müssen Abrechnungen nicht nachprüfen, der Buchhaltung liegen saubere Abrechnungen zu Bearbeitung vor und sie kann die Ausgaben auf globaler Basis nachverfolgen.
  3. Einheitliche Prüfung und Abzeichnung von Belegen Durch die automatisierte Überwachung der Abrechnungen sinkt die Arbeitsbelastung für Führungskräfte im Zusammenhang mit den Geschäftsausgaben der Mitarbeiter deutlich. Eine Reisekostenmanagement-Software kümmert sich um die Einhaltung der Regeln, so dass nur die Verantwortung für die Prüfung und das Abzeichnen bleibt – und diese Aufgaben können dann erledigt werden, wenn es am besten passt.
  4. Einführung konfigurierbarer Systeme mit intuitiven Benutzeroberflächen – Die Regelungen für die Reisekostenabrechnung ändern sich ebenso schnell wie die zugrundeliegenden Gesetze und Vorschriften, die diese steuern. Es ist im Grunde unmöglich, alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie jedoch Aktualisierungen am System einfach selbst vornehmen können und die Mitarbeiter aufgefordert sind, die entsprechenden Punkte über eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche zu vervollständigen, ist das auch gar nicht erforderlich. Vielmehr können die Mitarbeiter ihre Abrechnungen ohne spezielle Schulungen oder Kenntnisse der aktuellen Regelungen, Sätze oder relevanten Spesenkontoschlüssel abschließen.

Geschäftskostenmanagement muss also kein Alptraum sein. Die Technologie ist vorhanden – vieles sogar schon auf unseren Smartphones –, damit Finanzteams, Vorgesetzte und Mitarbeiter entlastet werden und sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie sie den ungeliebten Aufwand des Geschäftskostenmanagements vereinfachen können, besuchen Sie unsere Travel & Expenses Webseite.

Unit4 Team