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Acht Dinge, die Sie bei der Definition Ihrer Projektziele unbedingt berücksichtigen sollten

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Die Definition von Projektzielen ist der Ausgangspunkt und die Grundlage für weiteres Projektvorgehen. Wenn diese Ziele schlecht kommuniziert werden, laufen Sie Gefahr, dass Ihr Team falsche Prioritäten setzt. Das Projekt gerät in Verzug und überschreitet das Budget…und schon ist die Katastrophe vorprogrammiert.

Eine klare, schriftliche Niederlegung der Ziele hilft dem Projektteam fokussiert zu bleiben und sich einem gemeinsamen Ziel zu widmen. Hier sind acht Dinge, die Sie bei der Definition der Projektziele unbedingt berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass das Projekt so reibungslos wie möglich abläuft.

1. Stakeholder-Erwartungen

Der Begriff „Stakeholder“ umfasst nicht nur den Kunden, der Sie mit dem Projekt beauftragt hat, sondern auch die Teammitglieder, die für die Durchführung verantwortlich sind sowie alle, die vom Projekt beeinflusst werden, einschließlich Endkunden, Vorstand und Investoren.

Die Identifizierung aller Stakeholder und die Aufnahme ihrer Erwartungen ist ein entscheidender erster Schritt bei der Festlegung der Projektziele. Wenn alle frühzeitig an einem Strang ziehen, verringert dies die Wahrscheinlichkeit einer Misskommunikation zum Projektumfang, Budget und Zeitplan.

2. Die Auswirkung von Veränderungen

Ein termingerechter Abschluss ist das Ziel eines jeden Projektes. Da sich die Anforderungen während der Ausführung ändern können, laufen Sie Gefahr vom ursprünglich vereinbarten Plan abzuweichen.

Um eine erreichbares Zeitziel festzulegen, sollten Sie alle möglichen Hindernisse berücksichtigen. Fragen Sie sich: Welche Probleme könnten das Projekt beeinträchtigen? Vielleicht der Urlaub eines wichtigen Beraters, oder Überschneidungen mit anderen ressourcenbindenden Projekten? Welche unvorhergesehenen Umstände könnten noch Probleme schaffen? Vielleicht die Grippesaison oder irgendwelche Notfälle? Definieren Sie Maßnahmen, die Sie ergreifen könnten, um die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Projekt zu haben und den Einfluss potentieller Veränderungen zu minimieren.

3. Budget

Allzu optimistische Budgetkalkulationen können tückisch sein. Verlassen Sie sich lieber nicht auf Ihr Bauchgefühl, sondern erarbeiten ein genaues und zuverlässiges Budget. Berücksichtigen Sie in Ihren Berechnungen alle Projektkosten, die sich auf Ihre Ressourcenkategorien wie Personal, Lieferanten, Technologie oder Materialien auswirken werden. Dann arbeiten Sie heraus, wieviel der Abschluss eines jeden definierten Deliverable kosten wird, um potentiellen Abweichungen vorzubeugen.

4. Geschäftswachstumsstrategie

Es mag selbstverständlich klingen, aber allzu oft ist den Beteiligten unklar, wie die Projektziele in die eigene Unternehmensstrategie passen. Jedes Projektteam und jedes einzelne Teammitglied muss verstehen, wie sein Beitrag ins große Bild passt, sonst werden möglicherweise die vom Vorstand und den Investoren vorgegebenen nicht konsequent verfolgt.

5. Die Bedeutung von SMART

Wo offensichtlich unerreichbare Ziele kommuniziert werden, geht die Motivation der Mitarbeiter sofort verloren. Schlimmer noch, sie wird durch Stress ersetzt, denn die Teammitglieder verfolgen nun Ziele, die unerreichbar zu sein scheinen. Darum sollten Projektmanager unbedingt prüfen, ob die Projektziele SMART sind, also:  Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert. Wenn Ziele SMART formuliert sind, wird das Team nicht überstrapaziert und der Projektfortschritt messbar.

6. Verwaltung von Stakeholder-Erwartungen

Sie konnten Ihr Projekt vorzeitig, unter der Budgetgrenze und in Erfüllung aller Anforderungen abschließen, und trotzdem sind Ihre Stakeholder unzufrieden. Dies geschieht, wenn die Kommunikation nicht optimal ist. Bevor Sie also die Projektziele festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie einen festen Plan für eine angemessene Kommunikation mit allen Beteiligten über den Projektfortschritt haben. Richten Sie ein Forum ein, in dem die Stakeholder ihre Ideen oder Anliegen äußern sowie Protokolle für neue Anforderungen oder Fristen ablegen können. Ehrlichkeit ist die beste Politik, seien Sie also klar und transparent in der Kommunikation.

7. Prüfen Sie Ihre Annahmen

Wahrscheinlich haben Sie bei Projektbeginn Ihre festen Vorstellungen von Personalleistung aufgrund von Funktionen, Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter. Sie setzen die Verfügbarkeit bestimmter Teammitglieder voraus, ohne potentielle Ausfälle, Umpriorisierungen und Back-Ups zu bedenken.

Wenn sich Ihre Annahmen als falsch herausstellen, kann sich Ihr Projekt verzögern oder Leistungen werden nicht erbracht. Dies kann vermieden werden, indem Sie Daten sammeln um Ihre Annahmen während des Planungsprozesses und im Projektverlauf zu verifizieren und anzupassen.

8. Projektmanagement-Software

Wenn das Setzen von Projektzielen kompliziert klingt, liegt es daran, dass es tatsächlich kompliziert ist. Glücklicherweise gibt es Projektmanagement-Software wíe Unit4 Business World On!, die Dienstleistungsunternehmen über den gesamten Projektlebenszyklus unterstützen und ihnen Tools an die Hand legen, die sie für eine effektive Budgetplanung, eine Optimierung ihrer Ressourcenzuweisung, die Zusammenarbeit im Team und einen besseren Einblick in die Wirtschaftlichkeit gemessen an KPIs bieten.

Wenn Sie an der Formulierung Ihrer Projektziele arbeiten, bedenken Sie, dass es um eine klare und stringente Vision für das Projekt gehen muss, hinter der alle Projektmitglieder und Stakeholder stehen und für die es gut definierte KPIs gibt, die den Projekterfolg messen.

Die Definition von Projektzielen ist der Ausgangspunkt und die Grundlage für weiteres Projektvorgehen. Wenn diese Ziele schlecht kommuniziert werden, laufen Sie Gefahr, dass Ihr Team falsche Prioritäten setzt. Das Projekt gerät in Verzug und überschreitet das Budget…und schon ist die Katastrophe vorprogrammiert.

Eine klare, schriftliche Niederlegung der Ziele hilft dem Projektteam fokussiert zu bleiben und sich einem gemeinsamen Ziel zu widmen. Hier sind acht Dinge, die Sie bei der Definition der Projektziele unbedingt berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass das Projekt so reibungslos wie möglich läuft.

Unit4 Team