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Projekt-Notfallplan: Was tun, wenn nicht genügend Ressourcen vorhanden sind

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Stellen Sie sich vor, Sie managen ein paar große Projekte. Das erste Projekt sollte fast abgeschlossen sein, aber der Scope hat sich etwas verschoben, sodass Sie gezwungen sind Arbeitskräfte aus einem anderen Projekt abzuziehen um dieses wieder in die Spur zu bringen.

Jetzt droht das zweite Projekt ins Hintertreffen zu geraten, und das Team beginnt Fehler zu machen, da einige wichtige Leute fehlen. Sie wissen, dass sich der Kunde beschweren wird, deshalb stellen Sie ein paar externe Berater ein, um die Fristen einzuhalten. Das Ergebnis? Ein stressiges, hektisches und ineffizientes Projekt, das Sie Ihre Gewinnspanne- und sogar die Reputation kosten könnte.

Als Projektmanager sollten Sie nie in eine Situation geraten, in der Ihnen unerwartet Zeit, Geld oder Leute ausgehen. Eine ordentliche Bedarfsanalyse kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit dem richtigen Projekt zuzuweisen.

Entwicklung einer Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse bildet die  Grundlage der Entscheidungsfindung. Sie unterstützt Sie dabei, Diskrepanzen zwischen den Ergebnissen, die erreicht werden sollen, und der Ist-Situation zu ermitteln, sodass Sie Ihre Ressourcen priorisieren können.

Diese Schritte sollten Sie bei der Erstellung einer Bedarfsanalyse befolgen:

1. Informationen sammeln

Im Rahmen der Projektplanungsphase sollten Sie Informationen über die benötigten Ressourcen und Beratung bei Teammitgliedern sammeln, deren Erfahrung für den Erfolg des Projektes ausschlaggebend ist. Wieviel Zeit brauchen sie, um die festgelegten Meilensteine zu erreichen? Haben sie die richtigen Werkzeuge und Technlogien zur Durchführung der Aufgabe? Wie wirken sich die bekannten Variablen wie Urlaubszeit auf die benötigten Ressourcen aus? Haben Sie auch Faktoren wie Krankheit oder dysfunktionale Arbeitsmethoden berücksichtigt?

2. Ressourcen und Abhängigkeiten abgleichen

Im nächsten Schritt werden die Abhängigkeiten identifiziert – damit sind die Aufgaben oder Aktivitäten gemeint, die nacheinander abgeschlossen werden müssen, damit der Rest des Projekts fortgeführt werden kann. Sie können nicht das Dach errichten, wenn das Fundament und die Wände noch nicht fertig sind. Priorisieren Sie Ressourcen für diese kritischen Aufgaben, vorzugsweise in Verbindung mit einer Risikobewertung, um zu verstehen, wo Probleme auftreten können.

3. Erstellen eines Notfallplans

Vor dem Start eines Projekts sollten Sie eine gewisse Flexibilität sicherstellen können, für den Fall, dass unerwartete Situationen entstehen. Dazu kann ein Back-Up-Team auf Abruf gehören, ein paar Tage Spielraum für die Projektlieferung oder ein Bargeld-Puffer für eventuelle Problemlösungen. Ihre Auswahl hängt von der Größe, Komplexität und Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt ab, aber das Wichtigste ist, dass Sie genug Daten sammeln, um von Anfang an eine starke Prognose zu erstellen.

4. Konsens erzielen

Der letzte Schritt besteht darin, Konsens zu erzielen: Der Kunde, Teammitglieder, und das Management sollten sich über die Zuweisung der Ressourcen gemäß Ihrer Bedarfsanalyse einig sein. Da die Projektleistung selten durch Einzellösungen oder einzelne Tätigkeiten verbessert wird, ist es wichtig, dass Sie einen interdisziplinären Ansatz fahren und die Zustimmung n der gesamten Organisation zu suchen.

Was passiert, wenn mein Projekt trotzdem aus den Schienen gerät?

Sollten Sie dennoch feststellen, dass das Projekt trotz einer Bedarfsanalyse und eines Notfallplans nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann, dann haben Sie immer noch ein paar weitere Optionen:

  • Überstunden
  • Externe Ressourcen
  • Verschiebung von Ressourcen aus anderen Projekten
  • Änderung des Projektumfangs
  • Freistellung von Teammitgliedern mit unterdurchschnittlicher Leistung und Einstellung produktiverer Mitarbeiter für Schlüsselaktivitäten
  • Beschleunigung von bestimmten Aktivitäten, um den Projektablauf selbst zu beschleunigen
  • Verbesserung und Optimierung von internen Workflows, um Engpässe zu vermeiden

Hin zu einer Echtzeit-Lösung

Der sicherste Weg, ein Projekt auf dem richtigen Weg und innerhalb des Budgets zu halten, ist über eine Lösung, die Informationen z in Echtzeit zu Ihren Mitarbeitern, Ressourcen und Lieferanten bereitstellt. Dadurch können Sie den Projektfortschritt im Vergleich zum Projektzeitplan messen und sehen genau, wenn Engpässe entstehen.

Beste Technologielösungen wie Unit 4 Business World On! erlauben es Ihnen das Projekt in Echtzeit zu überwachen, damit Sie immer wissen, ob es in die richtige Richtung geht. Wenn Sie am Ende des Monats beispielsweise feststellen, dass Sie 60 Prozent Ihres Budgets verbraucht haben, aber nur 40 Prozent des Projektes abgeschlossen sind, kann das desaströse Folgen für Sie haben . Mit aktuellen Informationen zur Hand, können Sie schnell Ihre Bedarfsanalyse durchgehen und korrigierende Maßnahmen ergreifen.

Unit4 Team