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Acht gute Argumente, sich vor einem Projektstatus-Meeting zu drücken

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto schwieriger ist es, wichtige Teammitglieder dazu zu bringen an Projektstatus-Meetings teilzunehmen. Der eigentliche Zweck dieser Meetings ist es, den Projektfortschritt fest im Griff zu behalten. Aber wie können Sie überhaupt vorankommen, wenn Sie Ihre gesamte Zeit mit der Planung und dem Abhalten von Meetings verbringen? Und was ist mit den präsentierten Informationen? Diese Informationen sind statisch und zu dem Zeitpunkt, an dem sie beim Meeting geteilt werden, schon nicht mehr aktuell.

Hier sind einige Argumente, die Ihnen als Begründung dafür dienen können, die Status-Meetings links liegen zu lassen und zurück an die Arbeit zu gehen.

1. Es gibt keine Tagesordnung.

Laut American Management Assoziation (AMA) ist einer der neun wichtigsten Gründe für den mangelnden Erfolg von Projektstatus-Meetings -Meetings, dass keine Tagesordnung vorbereitet und verteilt wurde. Ohne Tagesordnung verliert das Meeting an Fokus und wird schnell nutzlos.

2. Die Agenda hat den Umfang eines Buches.

Wenn auf der anderen Seite die verteilte Agenda dicker als Ihr Smartphone ist, sprengt das Meeting den Rahmen eines Status-Meetings, bevor es überhaupt begonnen hat. Es gibt sehr wenige legitime Gründe dafür, dass ein Status-Meeting mehr als eine Stunde dauert. Wenn ein Thema in diesem Umfang besprochen werden muss, sollte hierfür ein gesondertes Meeting mit den betreffenden Teammitgliedern angesetzt werden.

3. Die wichtigsten Beteiligten sind nicht anwesend.

Es ist verständlich, wenn jemand gelegentlich abwesend ist. Wenn Status-Meetings aber immer ohne Anwesenheit der wichtigsten Beteiligten stattfinden, gibt es ein Problem. Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss und niemand da ist, der die Befugnis hat, diese zu treffen, kann das dazu führen, dass Teammitglieder enttäuscht werden und das Vertrauen in den Projektfortschritt verlieren.

4. Beim Meeting geht das Ziel verloren

Ebenso, wie sich Zeitparameter und fehlende Tagesordnungen auf den Fokus auswirken, kann ein Status-Meeting nutzlos werden, wenn die Teilnehmer das Ziel aus den Augen verlieren. Geht die Richtung des Meetings verloren, können Sie Ihre Zeit an anderer Stelle besser einsetzen - verabschieden Sie sich höflich und machen Sie sich wieder an die Arbeit.

5. Die Statusberichte sind nicht mehr aktuell.

Der eigentliche Zweck von Status-Meetings besteht darin, über den Fortschritt oder dessen Fehlen zu berichten. Auch wenn wöchentliche Status-Meetings die Norm sind - Projekte sind dynamisch und ändern sich ständig. Um wirklich im Bilde über den Fortschritt eines Projekts zu sein, müssen Sie auf Echtzeitdaten zugreifen können.

Wenn es nur statische Informationen gibt, wie beispielsweise die Informationen, die bei Projekt-Status-Meetings weitergegeben werden, wird der Informationsfluss behindert. Auch wenn der Projektstatus "berichtet" lautet, ist ein Informationsfluss, auf den in Echtzeit zugegriffen werden kann, viel nützlicher und stellt den Status viel genauer dar.

6. Das Meeting ist für die Mittagspause, nach 17.00 Uhr oder für das Wochenende geplant.

Ihre Zeit ist ebenso wertvoll wie die von jedem anderen. Auch wenn es sich sicherlich nicht schädlich auf Ihre Work-Life-Balance auswirkt, hin und wieder eine Mittagspause zu opfern oder länger zu bleiben, sollte es nicht zur Gewohnheit werden Status-Meetings kontinuierlich außerhalb Ihrer normalen Arbeitszeiten zu planen. Wenn es keinen legitimen Grund für die geplante Zeit gibt, lehnen Sie die Einladung höflich ab und schlagen Sie einen angemesseneren Zeitrahmen vor.

7. Die geplante Meeting Dauer beträgt mehr als eine Stunde.

Status-Meetings sind nicht für tiefgreifende Diskussionen über ein Projekt gedacht. Wenn ein Projekt mehrere Stakeholder hat, sind kurze und knappe Meetings nicht nur vorteilhaft sondern eine Notwendigkeit. Auch wenn sich jeder Teamleiter oder Manager auf den aktuellen Stand bringen muss, sollten nur statusbezogene Details ausgetauscht werden, um zu verhindern, dass Sie Umfang oder Zeitrahmen aus dem Blick verlieren.

8. Sie wurden weniger als 24 Stunden im Voraus informiert.

Notfall-Meetings sind keine Status-Meetings. Wenn bei einem Projekt etwas schief gelaufen ist und innerhalb von 24 Stunden besprochen werden muss, handelt es sich um ein Notfall-Meeting. Und in diesem Fall müssen wahrscheinlich nicht alle Teilnehmer anwesend sein, um die Probleme zu beheben. Es ist eine Frage der Professionalität und des Respekts, dass Sie darüber rechtzeitig informiert werden und mehr als 24 Stunden Vorbereitungszeit für das Meeting haben.

Lösungen für mehr Genauigkeit von Statusberichten

Statt zu versuchen Mitarbeiter zur gleichen Zeit persönlich oder per Videokonferenz zusammenzubringen, schafft eine Softwarelösung, die Teammitgliedern und Beteiligten Echtzeitzugriff bietet, zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine genaue Repräsentation. PSA-(Professional Services Automation)-Softwarelösungen stellen Mitarbeitern die Hilfsmittel bereit, die sie benötigen, um informiert zu bleiben. Budget und Zeitrahmen der Projektfertigstellung bleiben dabei gewahrt.

Wenn Sie eine PSA-Lösung verwenden, statt sich auf Status-Meetings zu verlassen, können Sie Folgendes erreichen:

  • Steigerung der Prognoseeffizienz
  • Optimierung der Ressourcenausnutzung
  • Motivation durch echte Zusammenarbeit
  • Abschluss rentabler Projekte für Ihr Unternehmen

Informationen werden kontinuierlich aktualisiert, Pläne werden nicht durch erfolglose Meetings unterbrochen und alle bleiben auf das Ziel ausgerichtet. Wenn Sie unproduktive Projekt-Status-Meetings leid sind, legen Sie ein Wort für PSA-Software ein. Sie wird Ihre Projekte dynamisch halten, ohne dass es zu Einbußen an Zeit und Gewinnen kommt.

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