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Vier Wege, wie Echtzeitkommunikation Ihr Reisekostenmanagement verbessert

Veröffentlicht von  Unit4 Team

Der Verzicht auf Papierformulare für das Reisekostenmanagement dient nicht nur dem Umweltschutz; bei der richtigen Umsetzung können Sie Ihrem Unternehmen dadurch Zeit, Geld und Energie sparen. Der Schlüssel, mit dem Sie sich diese Vorteile für das Reisekostenmanagement Ihres Unternehmens zunutze machen können, heißt Echtzeitkommunikation. Erfahren Sie, wie die Reisekostenabrechnung durch die Integration einer cloudbasierten Lösung in Ihr System verbessert werden kann.

1. Zeitersparnis durch einmalige Dateneingabe

Wie oft wurden Sie schon gefragt, ob eine Anschaffung als Reisekosten geltend gemacht werden kann? Oder ein Mitarbeiter meldet sich bei Ihnen, weil er sein Reisekostenformular vergessen oder eine Quittung verloren hat? Wie viele Arbeitsstunden gehen Ihnen jeden Monat verloren, bis Mitarbeiter Papierformulare ausgefüllt, die erforderlichen Genehmigungen eingeholt, Korrekturen an den Formularen vorgenommen und diese an Ihren Controller übergeben wurden?

All diese Zeitfresser können Sie zu Zeitersparnissen machen, wenn Sie Echtzeitkommunikation in Ihre Reisekostenmanagement-Lösung integrieren. Dank des mobilen Zugriffs auf Formulare können die Kosten in dem Moment geltend gemacht werden, in dem die Transaktion erfolgt, statt umständlich im Nachhinein. Quittungen und Belege können sofort hochgeladen und bearbeitet werden, anstatt dass Zeit für das Scannen und Mailen oder die Suche nach verlorengegangenen Quittungen aufgewendet werden muss. Auch die Genehmigung und Bearbeitung wird dank der sofortigen Zusendung an die richtigen Mitarbeiter effizienter.

2. Genauigkeit durch ortsunabhängigen Zugriff

Mitarbeiter im korrekten Ausfüllen von Papierformularen zu schulen, verschlingt Zeit und Ressourcen. Dank Echtzeitkommunikation können Sie auf die Schulungen verzichten und dennoch ein effizientes und fehlerfreies Arbeitsumfeld erhalten. Mit einer Lösung, wie der Reisekostenabrechnungs-Software von Unit4, können Sie den Mitarbeitern aller Abteilungen eine mobile und flexible Lösung bieten, die den Ansprüchen Ihrer Mitarbeiter ebenso gerecht wird wie den Ihren.

Dank der einseitigen Benutzeroberfläche müssen sie nicht mehr nach Formularen, Dokumenten und Tabellen suchen und diese pflegen. Wenn Reisekosten entstehen, tippen sie einfach auf den Bildschirm ihres Smartphones oder Tablets und geben die Details ein. Die Daten werden umgehend auf ihre Richtigkeit hin überprüft und für die Einholung aller notwendigen Genehmigungen im System weitergeleitet, wonach sie schließlich in Ihre Buchhaltungsabteilung gelangen. Die Lösung kann sogar so individualisiert werden, dass bestimmte Ausgaben automatisch genehmigt werden.

3. Schnelle Korrekturen in einer intuitiven Umgebung

Echtzeitkommunikation wandelt das Einhalten von Vorgaben und das Durchführen von Korrekturen vom nervenaufreibenden Faktencheck zur automatisierten Entspannungsübung. Regeln, Richtlinien und Vorschriften lassen sich individuell in eine intuitive Nutzeroberfläche einbinden, die neben den Unternehmensstandards auch den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen entspricht. Durch Individualisierung kann das System lokale und internationale Vorschriften befolgen und automatisch Korrekturen vornehmen, um eine zeitnahe und akkurate Berichterstattung zu gewährleisten. Kein Durchforsten von Papierstapeln und kein Korrigieren einzelner Reisekostentabellen mehr; fragwürdige Ausgaben und fehlende Unterlagen werden sofort erkannt, sodass sie schnell behoben werden können.

4. Transparenz für jede Abteilung

Ihre Mitarbeiter beabsichtigen vermutlich keinen Reisekostenbetrug, aber jeder Fehler in der Berichterstattung kann zu finanziellen Verlusten führen. Laut Report to the Nations 2014 der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) kann ein durchschnittliches Unternehmen auf diese Weise bis zu fünf Prozent seines Jahresumsatzes verlieren, wobei 58 Prozent den Verlust nie wieder wettmachen.

Ihre Buchhaltungsabteilung ist die wichtigste Stütze, wenn es darum geht, Verluste zu erkennen, bevor sie entstehen. Aber, Transparenz ist nur schwer zu erreichen, wenn Reisekostenformulare auf Papier und Kostentabellen erst im Nachhinein eingereicht werden. Dank Echtzeitkommunikation weiß nicht nur die Finanzabteilung über die Ausgaben Bescheid, sondern Sie erlangen in allen Abteilungen die Transparenz, die notwendig ist, um Fehler zu erkennen, Korrekturen vorzunehmen und unbedachte Ausgaben zu beheben, bevor es zu Verlusten kommt.

Mit der durch ein cloudbasiertes System gebotenen Echtzeitkommunikation müssen Ihre Mitarbeiter sich nicht mit Papierbergen abmühen, um ihre Reisekosten effizienter abzurechnen. Sparen Sie Ihrem Unternehmen Zeit und Ressourcen mit einer Reisekostenlösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

Unit4 Team