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Zeitfresser im Controlling – So lassen sie sich vermeiden

Veröffentlicht von  Jörgen Erichsen

Controller leiden wie andere Berufsgruppen häufig unter Zeit- und Termindruck. Nicht nur während der Planung müssen in enger Taktung Arbeiten durchgeführt werden, auch Monatsabschlüsse binden Kapazitäten, u.a. für Abweichungsanalysen und Gespräche mit Verantwortlichen. Außerdem müssen Berichte und Kennzahlen immer schneller erstellt sowie Entwicklungen analysiert und kommentiert werden. Hinzu kommen Veränderungen durch die Digitalisierung wie z.B. eine Verlagerung der Aufgabenschwerpunkte in Richtung einer (noch) stärkeren Beratungsfunktion.
Um alle Arbeiten in hoher Qualität erledigen zu können, sollten sich Controller um die Eliminierung bzw. Reduzierung von Zeitfressern kümmern. Ein Problem ist beispielsweise, dass viele Arbeiten fremdbestimmt sind wie z.B. von Führungskräften festgelegte Meeting-Termine oder Analysen innerhalb vorgegebener Zeitfenster. Daher sollte der Blick von Controllern nach außen und innen gehen, um sich Freiräume zu schaffen. Dazu müssen sie die größten Zeitfresser identifizieren und dann nach Lösungen für Verbesserungen suchen. In der Praxis treten u.a. folgende Problempunkte auf:
 

Controller müssen sich also ständig fragen, welche Themen und Sachverhalte ihre Zeit am stärksten beanspruchen. Dann sollten sie prüfen, ob einige ihrer Tätigkeiten entfallen oder automatisiert erledigt werden können. Die Digitalisierung sowie die Nutzung spezieller Software-Lösungen (wie etwa Unit4 Prevero) bieten hier beispielsweise eine hilfreiche Unterstützung. Im Außenverhältnis mit Leitung und Kollegen muss versucht werden, Standards zu vereinbaren, z.B. für Berichte, Auswertungen und Treffen.
Mit etwas Übung und Beharrungsvermögen ist es möglich, die zeitliche Belastung zu reduzieren. Es muss allerdings klar sein, dass es nie möglich ist, alle Zeitfresser auszuschalten. Der Fokus sollte daher zunächst auf der Eliminierung interner Zeitfresser liegen. Schafft man es, die 2-3 zeitraubendsten Faktoren zu reduzieren, ist schon viel erreicht. Die dadurch gewonnene Zeit darf aber nicht dazu verwendet werden, sich neue Aufgaben aufzuhalsen. Denn auch für Controller gilt: Sie benötigen eine gute Work-Life-Balance. 

© Jörgen Erichsen, Leverkusen, Januar 2019

 

Jörgen Erichsen

Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen ist Unternehmensberater und verfügt über langjährige Erfahrung als Controller, Financial-Analyst und Projektleiter in Industrie- und Dienstleistungsbetrieben wie Johnson&Johnson, Siemens und Deutsche Telekom AG. Als Autor schreibt er Fachbeiträge und Bücher zu den Themen Controlling, Kostenrechnung, Betriebswirtschaft und Wissensmanagement. Darüber hinaus arbeitet er als Referent und Trainer, z.B. für den BVBC, die IHK sowie für verschiedene Hochschulen.