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Reporting – Mit einheitlichen Standards zu besseren Entscheidungen

Veröffentlicht von  Jörgen Erichsen

Das Reporting ist eine der wichtigsten Tätigkeiten des Controllers. Es dient vor allem dazu, zentrale Entwicklungen und Besonderheiten im Unternehmen für Fach- und Führungskräfte darzustellen. Die Empfänger dieser Informationen sollen so in die Lage versetzt werden, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen, etwa um positive Entwicklungen zu unterstützen oder negative Entwicklungen zu vermeiden oder zumindest deren Auswirkungen zu minimieren. 

Dadurch, dass das verfügbare Datenvolumen für Berichte kontinuierlich steigt und es immer mehr Möglichkeiten gibt, Auswertungen zu erstellen, nehmen auch die Wünsche der Empfänger bezüglich neuer und „geeigneter“ Berichte zu. Ohne Standards und Regeln kommt es so schnell zu einem unkontrollierten Wildwuchs an Berichten und Kennzahlen. Das ist u.a. der Fall, wenn man als Controller Empfängern immer wieder „mal eben“ neue Berichte erstellt, die vor allem auf die Bedürfnisse einzelner Personen abgestimmt werden. Da es schnell gehen soll, wird dann oft auf die Nutzung von Standards verzichtet. In der Folge gibt es auch in kleinen Firmen schnell mehrere hundert Berichte und Kennzahlen, von denen viele nicht, teilweise oder nur von einzelnen Personen ge-nutzt werden.

Wildwuchs und Fehlermöglichkeiten durch Regeln vermeiden
Controller müssen sich aktiv einbringen, um Wildwuchs im Reporting zu verhindern und Informationen dennoch zeitnah bereitzustellen. Um Lesbarkeit und Verständlichkeit der Berichte zu gewährleisten, müssen Controller Strukturen und Standards für das Reporting schaffen. Nur dann können die Adressaten die Aussagen von Berichten und Kennzahlen schnell erfassen. Und nur dann können Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermieden und richtige Entscheidungen getrof-fen werden. 

Ausgewählte Grundregeln für ein gutes Reporting
Zum Thema Gestaltungsregeln für das Reporting gibt es viele Vorschläge und Ausführungen, z.B. die International Business Communication Standards (www.ibcs.com). Die Umsetzung dieser Stan-dards ist jedoch häufig mit größerem Aufwand verbunden. Gerade kleine Betriebe, die ihr Report-ing deutlich verbessern wollen, sollten daher zunächst folgende einfach umzusetzende Regeln beachten:
 

  • Überzeugen Sie die Geschäftsführung und sichern Sie sich damit Unterstützung für die Veränderungen im Berichtswesen. 
  • Reduzieren Sie die Zahl von Berichten und Kennzahlen oder legen Sie eine Anzahl fest, etwa 5 Berichte je Abteilung oder 20-30 für den Gesamtbetrieb. Die Reduktion oder Begrenzung lässt sich häufig erreichen, wenn man Berichte mit Dopplungen und Redundanzen aussortiert.
  • Entwickeln Sie ein Zugriffs- und Berechtigungskonzept, wenn nicht alle Beteiligten Informationen erhalten sollen.
  • Erstellen Sie Definitionen und Beschreibungen für alle Berichte und Kennzahlen, z.B.: Wie heißt die Kennzahl? Welche Formel liegt dahinter? Was hat der Empfänger davon, wenn er die Kennzahl erhält?
  • Überprüfen Sie für alle Berichte und Kennzahlen, ob sich die Inhalte visuell darstellen lassen. Studien zeigen, dass sich dadurch bis 60 % an Zeit einsparen und Beurteilungsfehler vermeiden lassen. 
  • Verwenden Sie einheitliche Maßstäbe und Skalierungen für alle Berichte, z.B. Achsen beginnen immer bei „0“ und werden immer in Tausenderschritte eingeteilt.
  • Verwenden Sie wenige Farben mit einheitlicher Aussage, z.B. rot für große/kritische, gelb für mittelgroße, grün für geringe/unkritische Abweichungen.
  • Achten Sie auf eindeutige und inhaltlich klare Überschriften und Bezeichnungen für Berichte und Kennzahlen, z.B. EBIT-Entwicklung 20xx bis 20xx.
  • Stellen Sie sicher, dass wichtige Sachverhalte, Ergebnisse, Entwicklungen und Besonderheiten vom Controlling eingeordnet, kommentiert und erklärt werden.
     

Immer für gute Datenqualität sorgen

Hinzu kommt gerade in Zeiten steigender Datenmengen und -quellen, dass Controller (ggf. zusammen mit z.B. Buchhaltung, Einkauf oder Vertrieb) dafür sorgen müssen, dass die Stammdaten gepflegt und die Daten konsequent auf Plausibilität geprüft werden. Ansonsten gilt „Garbage in, garbage out“. Das bedeutet: Werden falsche Daten verwendet, kann auch ein Berichtswesen mit guten Standards keine korrekten Ergebnisse und Entscheidungshilfen liefern. 

© Jörgen Erichsen, Leverkusen, Mai 2019 

Jörgen Erichsen

Dipl. Betriebswirt Jörgen Erichsen ist Unternehmensberater und verfügt über langjährige Erfahrung als Controller, Financial-Analyst und Projektleiter in Industrie- und Dienstleistungsbetrieben wie Johnson&Johnson, Siemens und Deutsche Telekom AG. Als Autor schreibt er Fachbeiträge und Bücher zu den Themen Controlling, Kostenrechnung, Betriebswirtschaft und Wissensmanagement. Darüber hinaus arbeitet er als Referent und Trainer, z.B. für den BVBC, die IHK sowie für verschiedene Hochschulen.