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3 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Controlling-Software achten sollten

Veröffentlicht von  Douglas Yeung

Wenn Ihr Unternehmen sich dazu entschieden hat, in eine Controlling-Software zu investieren, gibt es 3 Dinge, auf die Sie unbedingt achten sollten. So können Sie sicherstellen, dass Ihr neues Tool möglichst viele Vorteile für alle im Unternehmen bringt.

1. Datenintegration – Ein wesentlicher Vorteil einer Controlling-Software ist die Integration von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Eine Software-Lösung sollte Sie als Controller in erster Linie bei der Modellierung und Planung von Finanzkennzahlen unterstützen. Um sicherzustellen, dass nicht nur Finanzdaten integriert werden, sondern auch andere relevante Informationen, sollte das Tool in der Lage sein, Daten flexibel aus unterschiedlichen Quellen abzurufen.

Bereits beim Import in das Finanzmodell sollte validiert werden, welche Daten miteinbezogen werden sollen. Das können beispielsweise historische Zahlen aus dem eigenen Finanzsystem sein, aber auch externe Wirtschaftsdaten, von Forschungsunternehmen bereitgestellte Marktdaten oder Daten aus anderen Bereichen innerhalb des Unternehmens.

Für maximale Effizienz sollte es Controllern möglich sein, die Daten direkt in der Software einzusehen und hochzuladen. In weiterer Folge ist es wichtig, unterschiedliche Methoden zur Überprüfung und Validierung der Daten zur Verfügung zu haben. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können datenbezogene Probleme aufzeigen und den Anwender beispielsweise auf fehlende oder ungültige Daten sowie auf ungewöhnliche Entwicklungen hinweisen.

2. Nach dem Import und der Validierung der Daten durch den Controller ist der nächste und entscheidende Schritt die Durchführung einer Analyse.  Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie eine Controlling-Software dabei helfen kann:

•    Das Tool sollte die notwendige Flexibilität bieten, um mit unterschiedlichen Forecasting-Methoden arbeiten zu können. Unterschiedliche Unternehmen in unterschiedlichen Branchen haben für gewöhnlich auch unterschiedliche Forecasting-Anforderungen. Der Einzelhandel wird sich dabei beispielsweise stärker auf Trend- oder statistische Analysen stützen, in denen Faktoren wie Saisonalität sowie Spitzen oder Tiefpunkte aufgrund unerwarteter Ereignisse berücksichtigt werden. Maschinenbauunternehmen benötigen hingegen möglicherweise projektbezogene Forecasts bzw. die Möglichkeit, ihre Projektpläne in das Forecast-Modell zu integrieren.

•    Kostenprognosen – Neben Umsatzträgern sind auch Kostentreiber wichtig für das Forecasting. Auch hier sollte eine gute Controlling-Software in der Lage sein, verschiedene Arten von Forecasts zu unterstützen – von jährlich anpassbaren Ausgaben bis hin zu Zero Based Budgeting. Durch die Möglichkeit zur Nutzung unterschiedlicher Methoden kann vermieden werden, dass Analysen zuerst in einem Spreadsheet durchgeführt und dann ins Modell übertragen werden müssen.

•    Szenarioplanung – Eine gute Controlling-Software sollte außerdem die Planung von Szenarien ermöglichen sowie die Erstellung unterschiedlicher Budgetversionen für Vergleiche. Die Szenarioplanung ist besonders dann wichtig, wenn signifikante Veränderungen erwartet werden, da sie dem Management ein besseres Verständnis der verschiedenen Risikoebenen ermöglicht. Verschiedene Budgetversionen erlauben es, die Budgetentwicklung zu verfolgen und zu überprüfen sowie die Änderungen zwischen den Versionen zu verdeutlichen.

3. Reporting und Visualisierung der Ergebnisse – Nach erfolgter Analyse verbringen Controller in der Regel viel Zeit damit, die Informationen in ein für das Management ansprechenderes Format zu bringen (z.B. Diagramme und Grafiken, Zusammenfassung der wichtigsten Finanzkennzahlen). Durch die Verwendung einer Controlling-Software mit leistungsstarken Tools für Reporting und Visualisierung können Finanz-Teams eine Menge Zeit sparen, in der sie sich auf Gespräche mit dem Management vorbereiten können, anstatt grundlegende Informationen aufzubereiten.

Vor zehn Jahren war es noch schwierig, sich ein Tool vorzustellen, das all diese Aspekte abdeckt. Doch heutzutage können wir beobachten, dass Unternehmen immer mehr Daten sammeln, verarbeiten und nutzen. Zusammen mit den Entwicklungen im Bereich KI und maschinellem Lernen ist es also umso spannender, die nächste Generation an Planungswerkzeugen zu sehen, welche die Anbieter von Controlling-Software auf den Markt bringen.
 

Douglas Yeung

Douglas Yeung ist Partner bei Epitelligence Consulting, einer Unternehmensberatung mit Schwerpunkt auf der Unterstützung von Startups und mittelständischen Unternehmen bei der Erweiterung ihrer Geschäftsaktivitäten.  Durch die Implementierung der richtigen Geschäftsprozesse sind diese Unternehmen in der Lage, ihre operative Effizienz zu erhöhen, die Rentabilität zu verbessern und gleichzeitig ein wachstumsorientiertes Modell zu verfolgen.

Vor der Gründung von Epitelligence war Douglas Yeung über 20 Jahre in verschiedenen Positionen im Finanz- und Business-Bereich tätig, sowohl in Fortune-500-Unternehmen als auch in Startups.  Er verfügt über Branchenerfahrung in den Bereichen Software (SaaS), Reisen, E-Commerce, FMCG, Industrieautomatisierung und Telekommunikationsgeräte.  Er fungierte als Leiter für verschiedene Controlling-Teams in Hongkong und Singapur und arbeitete außerdem in China und den USA.  Zusätzlich zu seiner Tätigkeit im Finanzbereich leitete er APAC-weite Strategie- und Pricing-Teams und übernahm die interimistische Geschäftsführung in China für eine bekannte Kosmetikmarke.

Douglas Yeung hielt außerdem Finanztrainings in verschiedenen Unternehmen ab sowie Vorträge an Universitäten in Hongkong und Singapur zur Förderung von Karrieremöglichkeiten im Bereich Controlling.

Neben einem Master-Abschluss der Rice University hat Douglas Yeung einen Bachelor-Abschluss in Buchhaltung der University of Texas in Austin und einen Bachelor-Abschluss in Philosophie des Birkbeck College (University of London).  Darüber hinaus ist er Mitglied der Texas Society of Certified Public Accountants.