Unit4
Blog

Besseres Controlling durch geeignete Tools – so optimieren unterschiedliche Unternehmen ihre Prozesse

Veröffentlicht von  Douglas Yeung

Immer mehr Unternehmen überlegen sich heutzutage, eine spezialisierte Controlling-Lösung einzuführen, um die Genauigkeit und Effizienz ihres Forecasting-Prozesses zu steigern. Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen, je nachdem, auf welcher Entwicklungsstufe sich das Controlling befindet. Unternehmen können grob in die folgenden drei Kategorien eingeteilt werden:

1. Anfangsstadium

Diese Unternehmen stecken noch in den Kinderschuhen, wenn es um das Thema Controlling geht. Sie führen zwar grundlegende Buchhaltungsaktivitäten durch, haben aber gerade erst damit begonnen, ein stärkeres Augenmerk auf Analysen und Performance-Verbesserung zu legen, indem sie einen Prozess für Forecasting und Budgetierung eingeführt haben. Diese Unternehmen verwenden für gewöhnlich Spreadsheets zur Datenerfassung, da sie weder die Größe haben, um in ein Controlling-System zu investieren, noch den Wert einer solchen Investition sehen.

Mit guter Planung und der notwendigen Expertise im Bereich Spreadsheets kann diese Herangehensweise durchaus sinnvoll sein, wenn sich Unternehmen noch im Wandel befinden und erst ausloten müssen, welche Lösung die beste für sie ist. Darüber hinaus erfordern Spreadsheets keine besonderen Software-Kenntnisse und ermöglichen die Einbindung junger Teams in Budgetierung und Forecasting. 

Damit diese Vorgehensweise zum Erfolg führt, benötigen die Unternehmen Hilfe von außen beim Gestalten der Spreadsheets sowie beim Definieren der Anforderungen. So können wertvolle Erkenntnisse gesammelt werden, auf die später zurückgegriffen werden kann, wenn das Unternehmen bereit ist für einen strukturierteren Ansatz.

2. Mittlere Entwicklungsstufe

In dieser Phase verwenden viele Unternehmen eine Kombination aus Spreadsheets und einem entsprechenden System für Forecasting- und Budgetierung. In diese Kategorie fällt der Großteil der Unternehmen. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie feststellen, dass auch viele bereits etablierte und ausgereifte Unternehmen Forecasting und Budgetierung noch auf diese Weise umsetzen.

Unternehmen dieser Kategorie führen für gewöhnlich den Großteil ihrer Analysen mithilfe von Spreadsheets durch und verwenden dann ein spezialisiertes System, um ihre Daten zu konsolidieren und für unterschiedliche Berichte und weitere Analysen zu strukturieren.
Der Vorteil dieser Herangehensweise ist die Möglichkeit, Spreadsheets zur Durchführung einer Vielzahl von Analysen zu verwenden (insbesondere hinsichtlich der wichtigsten Werttreiber), während Annahmen und Backup-Informationen erhalten bleiben. Das Controlling-System wird in diesem Fall hauptsächlich zur Konsolidierung der Daten verwendet sowie zur Bereitstellung von Berichten auf unterschiedlichen Ebenen. 
Dieser Ansatz ist einfach in der Handhabung, da Berichte und Analysen in der Regel stärker finanzbasiert sind, z.B. GuV oder Cashflow-Analysen für unterschiedliche Bereiche oder Regionen. Der offensichtliche Nachteil ist, dass die Finanzdaten in separaten, oft nicht standardisierten Spreadsheets vorliegen, was es schwieriger macht, Analysen zu präzisieren oder genauere Details zu ermitteln.

3. Fortgeschrittene Entwicklungsstufe

In dieser Phase kann der Einsatz spezialisierter Controlling-Lösungen zu einem höheren Automatisierungsgrad sowie zu einer höheren Effizienz im Forecasting- und Budetierungsprozess führen. Daten werden automatisch aus unterschiedlichen Quellen abgerufen und in der geeigneten Detailgenauigkeit aufbereitet, damit die verschiedenen Finanz-Teams schnell an die Informationen gelangen, die sie für ihren Bereich benötigen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass stets korrekte und präzise Daten übernommen werden und die typischen Fehlerquellen von Spreadsheet-basierten Modellen vermieden werden. Diese Art von Controlling-Lösung ist besonders dann nützlich, wenn Unternehmen zusätzlich zu Finanzdaten verstärkt Informationen zu Werttreibern sammeln möchten. 
Controlling-Teams erhalten damit eine bessere Grundlage für Gespräche mit ihren Business Partnern sowie ein besseres Verständnis dafür, wie sie Forecasts anpassen können, damit diese mehr betriebswirtschaftliche Relevanz erhalten und nicht rein finanzbasiert bleiben. Ein gemeinsamer Blick auf Finanz- und Unternehmensaspekte kann die Forecast-Genauigkeit steigern und so zu einer höheren Budgetsicherheit führen.

Der Einsatz einer speziellen Controlling-Software bietet Unternehmen

1.    einen höheren Grad an Flexibilität,
2.    präzisere Daten durch die Möglichkeit der direkten Integration unterschiedlicher Datenquellen in die Analysen,
3.    bessere Möglichkeiten für Reporting und Analysen durch Funktionen wie Szenarioanalysen, Datenvisualisierung sowie den einfachen Zugang für alle Stakeholder.

Langfristig führt dies zu mehr Engagement und Eigenverantwortung bei allen Beteiligten sowie zu einer Verbesserung des gesamten Prozesses. 
 

Douglas Yeung

Douglas Yeung ist Partner bei Epitelligence Consulting, einer Unternehmensberatung mit Schwerpunkt auf der Unterstützung von Startups und mittelständischen Unternehmen bei der Erweiterung ihrer Geschäftsaktivitäten.  Durch die Implementierung der richtigen Geschäftsprozesse sind diese Unternehmen in der Lage, ihre operative Effizienz zu erhöhen, die Rentabilität zu verbessern und gleichzeitig ein wachstumsorientiertes Modell zu verfolgen.

Vor der Gründung von Epitelligence war Douglas Yeung über 20 Jahre in verschiedenen Positionen im Finanz- und Business-Bereich tätig, sowohl in Fortune-500-Unternehmen als auch in Startups.  Er verfügt über Branchenerfahrung in den Bereichen Software (SaaS), Reisen, E-Commerce, FMCG, Industrieautomatisierung und Telekommunikationsgeräte.  Er fungierte als Leiter für verschiedene Controlling-Teams in Hongkong und Singapur und arbeitete außerdem in China und den USA.  Zusätzlich zu seiner Tätigkeit im Finanzbereich leitete er APAC-weite Strategie- und Pricing-Teams und übernahm die interimistische Geschäftsführung in China für eine bekannte Kosmetikmarke.

Douglas Yeung hielt außerdem Finanztrainings in verschiedenen Unternehmen ab sowie Vorträge an Universitäten in Hongkong und Singapur zur Förderung von Karrieremöglichkeiten im Bereich Controlling.

Neben einem Master-Abschluss der Rice University hat Douglas Yeung einen Bachelor-Abschluss in Buchhaltung der University of Texas in Austin und einen Bachelor-Abschluss in Philosophie des Birkbeck College (University of London).  Darüber hinaus ist er Mitglied der Texas Society of Certified Public Accountants.