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Mit agiler Szenarioplanung optimal auf Marktveränderungen reagieren

Veröffentlicht von  Stéphane Bonutto

Die Volatilität des wirtschaftlichen Umfelds steigt kontinuierlich, doch nicht immer haben Unternehmen die notwendigen Prozesse und Tools zur Hand, um auch unter diesen Umständen die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. In diesem Blog sehen wir uns an, welche Einflussfaktoren Sie im Auge behalten sollten, wie Sie diese identifizieren und wie Sie flexible Szenario-Templates erstellen.

Unterm Strich ein sicheres Ergebnis

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Budgets nicht wie erwartet umgesetzt werden können. In diesem Fall müssen Ad-hoc-Maßnahmen gesetzt werden. Ist die Marktsituation günstig, lassen sich die notwendigen Maßnahmen relativ einfach festlegen, da das Ziel lediglich darin besteht, zusätzliche Ressourcen zu mobilisieren, um die steigende Nachfrage zu bewältigen. Schwieriger wird es in Zeiten eines Marktabschwungs, wenn es darum geht, Kosten zu senken. Hier ist es entscheidend, schnell zu reagieren und zu versuchen, die erwarteten Gewinnmargen zu erhalten. Damit dies gelingt, muss das Finanz-Team über die richtigen Modellierungswerkzeuge verfügen, um die finanziellen Auswirkungen unterschiedlicher Entscheidungsalternativen abzuschätzen.

Ist Forecasting das richtige Werkzeug?                                                     

Auch wenn die konkrete Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen in der Verantwortung der operativen Führungskräfte liegt, muss das Finanz-Team in beratender Funktion unterstützen und mit Handlungsempfehlungen zur Seite stehen. Dazu gehört auch, zu erklären, welche Auswirkungen unterschiedliche Maßnahmen auf die Unternehmensergebnisse haben können. Zur Neuberechnung der Ergebnisse, der GuV und der KPIs ist es üblich, einen Forecast zu erstellen in Abhängigkeit von den Umsatzauswirkungen. Meiner Erfahrung nach bieten Forecasts jedoch aufgrund von zeitlichen und inhaltlichen Einschränkungen keine ausreichenden Möglichkeiten zum Durchspielen und Bewerten mehrerer alternativer Szenarios.

Einerseits werden Forecasts nur in gewissen Zeitabständen durchgeführt (z.B. monatlich oder quartalsweise), was zu einer Zeitverzögerung bei der Aktualisierung führt. Andererseits zeigt ein Forecast nur eine einzige Sicht auf die voraussichtlichen Unternehmensergebnisse ohne potenzielle Alternativen. Die Abbildung unterschiedlicher Versionen ist Gegenstand der Szenarioplanung. In den nächsten Forecast sollte nur das Szenario mit der höchsten Wahrscheinlichkeit einbezogen werden. Alternativen zum vorliegenden Forecast sollten als Risiken und Chancen für die wesentlichen Bereiche in GuV, Cashflow und Working Capital dokumentiert werden.

So identifizieren Sie die wichtigsten Einflussfaktoren

Vor einiger Zeit habe ich in einem Produktionsbetrieb eine Szenarioplanung implementiert, um die finanziellen Auswirkungen mehrerer unterschiedlicher Produktionsmodelle zu bewerten, die den vom Vertrieb geforderten Mengen entsprachen. Am Szenarioplanungsprozess war sowohl das Logistik-Team beteiligt als auch die Produktion und die Finanzabteilung.  Die Aufgabe der ersten beiden Abteilungen war es, die produktionsbezogenen Treiber zu quantifizieren.  Dazu zählten z.B. die unterschiedlichen Produktionspläne, die Schichtmodelle und die Anzahl der benötigten Mitarbeiter in Abhängigkeit von den erforderlichen Stunden pro Produkt. Das Finanz-Team bewertete die übrigen Kostentreiber und berechnete die Kosten des Endprodukts mithilfe eines speziellen Modellierungstools.

Mit Präzision & Schnelligkeit zu agiler Szenarioplanung

Da sich die Marktsituation sehr schnell verändern kann, ist es wichtig, den zuständigen Personen im Unternehmen bewusst zu machen, dass regelmäßige und rasche Neuberechnungen von entscheidender Wichtigkeit sind, auch wenn diese mitunter arbeitsintensiv sein können. Alle Beteiligten müssen sich im Klaren darüber sein, dass diese Szenarioberechnungen unerlässlich sind, wenn es darum geht, die Ressourcen zu optimieren und Zielsetzungen für Produktmargen trotz einer schwierigen Marktsituation zu erreichen.

Zur erfolgreichen Umsetzung einer agilen Szenarioplanung ist es notwendig, die richtigen Tools zur Hand zu haben. Diese Tools müssen einfach genug sein, um schnelle Simulationen und rasche Entscheidungen zu ermöglichen, aber gleichzeitig auch detailliert genug, um ein präzises Ergebnis zu liefern. Daher ist es notwendig, die Kostentreiber im Vorfeld zu identifizieren und in das integrierte Simulationstool einzubinden.

Ich habe bisher gute Erfahrungen mit einem Tool gemacht, das aus zwei Templates besteht: einem schnell durchführbaren und einem detaillierten. Das schnelle Template ermöglichte dem Management eine rasche Bewertung unterschiedlicher Szenarien basierend auf einer reduzierten Anzahl von Treibern. In der Regel wurden auf Grundlage dieser ersten Orientierungshilfe ein oder zwei Szenarien ausgewählt und an ein Experten-Team weitergeleitet. Dieses Team führte dann die notwendigen Berechnungen im detaillierten Template durch. Dieses Template wurde auf Basis einer höheren Anzahl von Treibern erstellt und lieferte eine genaue und zuverlässige Entscheidungsgrundlage.

Und was mache ich nun mit diesen Szenarien?

Es reicht sicherlich nicht aus, ein Szenario auszuwählen und es in den nächsten Forecast einfließen zu lassen. Es ist oft schwierig zu entscheiden, wann es an der Zeit ist, die einzelnen szenariobasierten Maßnahmen umzusetzen. Zunächst gilt es zu ermitteln, wann die erwartete Marktveränderung tatsächlich eintritt.  Danach ist es wichtig, dass das Management den Mitarbeitern deutlich macht, dass diese Maßnahmen entscheidend sind, um die Unternehmensergebnisse zu sichern.

Stéphane Bonutto

Stéphane Bonutto war in verschiedenen multinationalen Unternehmen in Deutschland, der Schweiz und Italien tätig, unter anderem bei Schott Glas und der Adam Opel AG, wo er für die Bereiche Commercial Finance/Pricing und Manufacturing Finance verantwortlich war. Danach wechselte er zu Oerlikon Balzers, wo er als Head of Finance/CFO für Deutschland und dann für Europa fungierte. Im Laufe seiner Karriere entwarf und implementierte er Tools für Finanzplanung und -analyse zur Steigerung der Performance von Unternehmen. Darüber hinaus entwickelte er Prozesse und Organisationsabläufe, um seine Finance-Teams auf ein neues Level zu heben.