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Einführung der elektronischen Rechnung

Veröffentlicht von  Ulrike Steiner

Die Einführung der elektronischen Rechnung rückt immer näher und wir von Unit4 haben für deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen die richtige Lösung. Wenn wir die Entwicklung der elektronischen Rechnung betrachten, beginnend beim Steuervereinfachungsgesetz 2011, über die EU-Verordnung bis hin zum nationalen Recht sechs Jahre später, wird ersichtlich, wie lange an diesem Thema schon gearbeitet wird.

Wie Sie sehen können, müssen Länder und Kommunen bis April 2020 die elektronische Rechnung für eingehende Rechnungen eingeführt haben. Deshalb laufen bei Unit4 Deutschland derzeit bereits über zehn Einführungsprojekte für die öffentliche Hand zur Eingangsrechnung. In diesen Projekten arbeiten wir eng mit den Rechenzentren zusammen, um den Einführungstermin abzusichern.

Mit unserer Lösung können alle Dokumente für die elektronische Rechnung sowie die Rechnungsdaten voll automatisch übernommen und nach GoBD sicher archiviert werden; dabei werden sowohl Rechnungen mit als auch ohne Bestellung verarbeitet. Die Lieferantenerkennung kann mit verschiedenen Mechanismen sichergestellt werden. Möglich macht dies unser Relationenkonzept, das erlaubt, einen Lieferanten anhand einer Global Location Number (GLN), einer IBAN, einer Umsatzsteuer-ID oder auch der Leitweg-ID automatisch zu erkennen.

Sobald die Rechnung in das System übernommen wurde, wird sie von einem konfigurierbaren Freigabeworkflow aufgegriffen und den entsprechend berechtigten Personen zur Bearbeitung und Freigabe elektronisch zugeleitet. Sobald die Freigaben abgeschlossen sind, erfolgt auch die Buchung des Beleges ohne manuellen Eingriff.  Eine Rechnung mit Referenz zu einer Bestellung kann sogar so eingerichtet werden, dass diese ohne manuellen Eingriff mit einer sogenannten Dunkelbuchung verarbeitet werden kann, wenn es so gewünscht ist. Dabei können manuell erfasste Rechnungen, e-Rechnungen mit und e-Rechnungen ohne Bestellung parallel ohne Einschränkung genutzt werden.

Aber nicht nur die öffentliche Hand ist in der Pflicht, auch Lieferanten und Dienstleister dürfen, voraussichtlich ab Ende November 2020, ausgehende Rechnungen für die öffentliche Hand ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 € nur noch elektronisch stellen. Dazu werden schon heute das zentrale Rechnungsportal des Bundes (ZRE) sowie andere Portale bereitgestellt. Dort können sich Lieferanten registrieren und Rechnungen elektronisch einreichen. Dabei muss beachtet werden, dass die sogenannte Leitweg-ID erforderlich ist; diese ist die Zieladresse zur richtigen Behörde bzw. Einrichtung.

Haben Sie sich schon mit dem Thema befasst? Viele Unternehmen in Deutschland sind noch nicht so weit, Rechnungen mit dem XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format verarbeiten zu können und riskieren dabei deutlich höhere Kosten in der Rechnungsverarbeitung.

Unit4 unterstützt Sie dabei und bietet Ihnen die Verarbeitung der elektronischen Rechnung ohne Medienbruch. Dies gilt nicht nur für die Eingangsrechnungen, wie vorher beschrieben, sondern auch für Ausgangsrechnungen. Sicher, Sie können ihre Rechnung direkt im Bundesportal erfassen, ist das jedoch der richtige Weg? Unit4 wird Ihnen Lösungen bieten, um die elektronische Rechnung als Ausgangsrechnung direkt aus dem Finanzsystem zu erzeugen. Auf diese Weise werden Abtipp- und Flüchtigkeitsfehler vermieden; Ihre Rechnung wird elektronisch versendet und notwendige Anhänge, wie zum Beispiel Zeitnachweise, werden mit verschickt, entweder binär eingebettet in das XRechnungs-XML- oder als Anhang im PDF/A des ZUGFeRD-Formates.

Das nennen wir In business for people, soweit automatisieren wie möglich, um mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben Ihres Arbeitsalltags zu schaffen.

Ulrike Steiner

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