Sådan forstår DPD deres medarbejdere bedre ved hjælp af teknologi
Skip to main content
DPD

Mere end småsnak: Sådan har DPD fået en bedre forståelse for deres medarbejdere ved hjælp af teknologi

fra  april 16, 2021 | 3 min read

Ghita Haloui, DPD's talentudviklingschef, talte for nylig med Chris Rainey hos HR Leaders om, hvordan udfordringerne i 2020 påvirkede deres branche og virksomhed, og hvad det betyder for fremtiden.

Som det hurtigt gik op for DPD, så bød 2020 på nogle uventede udfordringer for pakkeleveringssektoren.

De største udfordringer for DPD's HR-afdeling

For Ghita var 2020 det tydeligste eksempel på et VUCA-scenarie (volatility (omskiftelighed), uncertainty (usikkerhed), complexity (kompleksitet) og ambiguity (tvetydighed)), som hun har været involveret i. Og dette ændrede hele landskabet for sektoren. De traditionelle "cyklusser", som sektoren plejede at arbejde efter, forsvandt også. Væk var de spidsbelastningsperioder og lavpunkter, som alle var afhængige af (jul, Black Friday osv.). Et mønster gav dem plads til at fokusere på og investere i virksomheden og i projekter samt at lægge planer på en smartere måde.

I stedet blev den gamle arbejdsproces erstattet af mængder, der aldrig er set før. Og disse mængder var konstante. Alt ændrede sig helt ud af det blå.

Men 2020 ændrede også produktsammensætningen. Fysiske køb hørte pludselig fortiden til, alt foregik nu online og det førte til uventede stigninger i efterspørgslen. Produkter som træningsudstyr eller dyrefoder og endda medicinsk udstyr oplevede et pludseligt opsving og et øget behov for levering. Derfor steg ikke blot leveringsmængderne, men det samme gjorde leverancernes gennemsnitsstørrelse.

Hvordan håndterede de denne stigning?

En ny arbejdsplan

DPD var tvunget til at tage affære. 3-5 års udvidelsesplaner skulle nu udføres nærmest fra den ene dag til den anden (eller på et par måneder for at være helt præcis). Men hvordan gør man det, mens man samtidig opretholder forretningskontinuiteten og bevarer serviceniveauet?

DPD fokuserede på at øge kapaciteten, og det i stor skala. Gennem udvidelse og nye driftsanlæg opnåede de en stigning på 50 % på bare to måneder. Mange af disse nye anlæg skulle have flere funktioner end blot være lagerplads. Og alle disse anlæg skulle bemandes, men i 2020 var det ikke så let, som det lyder.

Hvordan blev HR-afdelingen påvirket?

Det krævede meget mere arbejde end normalt at skaffe yderligere bemanding i 2020. Der skulle ikke blot ansættes personale, det skulle også gøres på en sikker måde. Både det nye og eksisterende personale skulle beskyttes, og alle de nødvendige miljøer, der udgjorde en sikker arbejdsplads på det tidspunkt, skulle skabes. Nogle var nødt til at arbejde hjemmefra, men for de flestes tilfælde var det ikke en mulighed, branchen taget i betragtning. 

Det betød også, at mange processer og selve arbejdets natur måtte revurderes. Hvordan opretter man kontaktløse leverancer og administrerer pakker via et distributionscenter, samtidig med at kontakten reduceres? Kan man nytænke ordreprocesser og gøre dem mere simple og intuitive? Hvordan sporer man al kontakt, der er involveret i leveringen, på alle trin? Og sådan kan man blive ved.

Alt dette skal nu gøres i flere forskellige lande, mens de forskellige regler for nedlukning og kontrol følges.

Hvordan så løsningen ud for DPD?

For DPD var mange af processerne og ændringerne mere funktioner, der fulgte med løsningen, end selve løsningen. De var nødvendige, men ikke afgørende. Det afgørende var medarbejderne, både nye og gamle.

DPD måtte derfor fokusere på at hjælpe folk med at håndtere situationen. Og løsningen lå i kommunikationen. Det var afgørende fortsat at holde folk informeret på både højt niveau og teamniveau med opdateringer, ofte stillede spørgsmål, bedste praksisser og lignende, da situationen ændrede sig næsten dagligt. DPD var nødt til at skære igennem støjen og sikre, at folk fik de oplysninger, de skulle bruge med det samme, så de ikke måtte ty til upålidelige kilder eller spilde tid på at prøve at finde svarene selv.

Men det var også vigtigt at åbne op for en dialog og ikke bare bombardere folk med oplysninger uden at lytte til, hvordan tingene påvirkede dem. Det betød, at man bevægede sig uden for de sædvanlige parametre i DPD's HR-afdeling for at vurdere, hvordan folk havde det, og hvordan de klarede sig. Fokus var altid på, at medarbejderne skulle være trygge og tilfredse, hvilket er svært i en periode med så store ændringer og voldsom vækst.

Det udvidede HR-rollen i virksomheden. HR-personalet fokuserede ikke blot på simpel ledelse af medarbejdere, men blev også bedre tilpasset til de andre funktioner i virksomheden. HR-teamet hjalp med at informere om alt fra strategi til logistik og blev det team, der stod for at give støtte i håndteringen af situationen i takt med, at den ændrede sig.

Teknologiens rolle

Og dette dybere samarbejde blev gjort muligt ved hjælp af adaptive teknologier, som hjalp HR-afdelingen med at nytænke uddannelse, kommunikation og planlægning under usædvanlige omstændigheder. Nu kunne afdelingen håndtere alt fra en ekstern placering eller bringe isolerede kolleger i kontakt med hinanden. Teknologien gav uendelige muligheder, hvilket var uvurderligt i så udfordrende en situation. 

HvisIu vil høre hele historien bag DPD's nærmest øjeblikkelige transformation af virksomhedens forretningsprocesser og HR-afdeling i 2020, kan I lytte til hele Ghitas fascinerende fortælling hos HR Leaders i dag, sponsoreret af Unit4 HCM.

Tilmeld dig for at se mere indhold som dette

Maria

Maria Benitez

For Maria, understanding HR professionals and their needs are key to create relevant content.

Mere fra Maria Benitez