Unit4 Travel & Expenses

At lave rejseopgørelser opfattes som et nødvendigt onde af det fleste. Indsamling og opbevaring af papirkvitteringer, indtastning af beløb, valuta, cost center, projektkode osv. stjæler tid fra dine egentlige arbejdsopgaver. Dertil kommer, at opgørelsen herefter skal tjekkes, godkendes og sendes til udbetaling i økonomiafdelingen. Forestil dig, at rejseafregning kunne være så enkelt som at tage et billede af en kvittering eller at e-maile den til dit afregningssystem.

Systemet vil automatisk aflæse kvitteringens indhold og tolke dette vha. kunstig intelligens, således al den påkrævede information relateret til udgiften automatisk udfyldes. Dernæst sendes opgørelsen i workflow for tjek, godkendelse og udbetaling. Brugerne vil derfor bruge mindre tid på administrative opgaver og mere tid på at skabe værdi for virksomheden.

Selv den mindste fejl i en opgørelse kræver manuel opfølgning. At gøre dette snesevis af gange hver måned er ikke kun irriterende - det er også dyrt og tidskrævende.

At registrere og håndtere medarbejderudgifter burde ikke være så besværligt. Heldigvis har vi gjort det nemt.

Det betyder ikke noget, om den ansattes udgifter er simple eller komplekse - den samlede udgiftsopgørelse kan altid tilgås fra samme sted. Systemet kan nemt sættes op til at gøre indtastning af data mulig på detaljeret niveau pr. cost center, projekt eller andre dimensioner, som opfylder dine krav. Når dette kombineres med workflowfunktionalitet, som sørger for påmindelser, godkendelser og rapportering, så glider din afregningsprocess meget nemmere. 

Data som opsamles og bearbejdes af rejseafregningssystemer har ofte brug for at blive udvekslet med andre systemer i forbindelse med fakturering og refusion. At gøre dette manuelt er ikke kun tidskrævende, det er også fejlbehæftet.

Det er derfor UNIT4 Travel & Expenses problemfrit integreres med de fleste ERP-, økonomistyrings- og lønsystemer. Og selvfølgelig hænger løsningen fuldstændig sammen med UNIT4 Business World ERP. Grundlaget for refusion af rejseudgifter eller projektfakturering overføres til ERP-, økonomi- eller lønsystemet. Masterdata om medarbejdere, brugere og projekter kan synkroniseres, så skal det kun opdateres ét sted.

Ingen regel eller politik forbliver uændret. Men at gøre sig afhængig af IT eller eksterne konsulenter, når man skal implementere nye politikker og workflows, er dyrt og frustrerende - især når man skal gøre det igen og igen.

Det er derfor Travel & Expenses er designet til at være fleksibelt, så systemet let kan konfigureres til at opfylde dine specifikke behov. Og når disse behov ændrer sig, kan du selv foretage de nødvendige justeringer.

En bred vifte af krav til rejseudgifter kan behandles i et enkelt system. Udover rejseudgiftsopgørelser, der omfatter virksomhedens egne eller statens takster for diæter, kan du definere og tilpasse andre typer af refusionskrav med specifikke procedurer og udgiftstyper - uden at skulle spørge en udvikler om hjælp.