Unit4
Blogi

Projektijohtajan vinkkilista odottamattomien tapahtumien varalle

Julkaissut  Sam Ehnholm

Jokainen projektijohtaja tietää, että projektit voivat olla joskus stressaavia ja hankalia – varsinkin silloin, kun asiat eivät etene suunnitelmien mukaan. Kaikenlaiset yllättävät tapahtumat kesken projektin saavat budjetit paukkumaan ja aikataulut venymään. Projektijohtajilla on kuitenkin käytettävissään joitakin keinoja, joiden avulla ongelmatilanteita voidaan ennaltaehkäistä. Lisäksi on olemassa tapoja selviytyä niistä tehokkaasti. Tutustu alla oleviin hyödyllisiin vinkkeihin ja valmistaudu odottamattomien tapahtumien varalle etukäteen.

Luo valmiussuunnitelma

Valmiussuunnitelma toimii B-suunnitelmana kaiken sen varalta, jos projekti alkaa jossain vaiheessa mennä pieleen. Valmiussuunnitelma tulisi luoda aina projektin riskiarvioinnin laatimisen jälkeen. Suunnitelmaan sisältyy projektijohtajan luoma lista tehokkaista ongelmanratkaisutavoista mahdollisten riskien varalle. Lisäksi valmiussuunnitelmassa on oltava projektiorganisaatiolle laadittu yksityiskohtainen toimintasuunnitelma.

Määrittele vastuualueet etukäteen

Ennen kuin projekti alkaa, on hyvä määritellä toimintasuunnitelma valmiiksi odottamattomien tapahtumien varalle:

  • Kiireellisyysjärjestyksen luominen: Tämä luokittelu on tehtävä välittömästi, jotta vältytään pahimmalta katastrofilta
  • Ensimmäinen toimenpide: Hae tietoa, mitä tarkalleen tapahtui ja pidä palaveri sidosryhmän kanssa. Päättäkää yhdessä, miten projektia jatketaan tästä eteenpäin.
  • Välttämättömät turvatoimet: Kun vahinko on tapahtunut, se on määritelty tarkalleen, ja siitä on keskusteltu, ota käyttöön turvatoimet, jotka estävät uusien vahinkojen syntymisen. 
  • Oppiminen: Viimeinen osa toimintasuunnitelmaa on tapahtuman analysointi. Mikä meni oikein, miksi jotain ylipäätään tapahtui ja miten toimintoja voidaan parantaa entisestään.

Määrittele, kuka ottaa vastuun mistäkin osa-alueesta. Vastuualuetiimin pitäisi käsitellä ensimmäiset toimenpiteet. Viestintätiimi voi puolestaan ottaa vastuun sidosryhmän koollekutsumisesta. Lisäksi sen on kommunikoitava täsmällisesti projektin tilanteesta sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Toimi ripeästi

Aika on kultaa. Muista, että on tärkeämpää toteuttaa hyvä suunnitelma, kuin käyttää liikaa aikaa täydellisen suunnitelman luomiseen.

Aseta budjetti oikein

Kaikki alkaa siis valmiussuunnitelmasta. On kuitenkin hyvä varmistaa myös se, että yrityksellä on varaa toteuttaa tuo suunnitelma, jos jotain odottamatonta tapahtuu. Toimivaan valmiussuunnitelmaan sisältyy lukuisia toimintavaihtoehtoja odottamattomien tapahtumien varalle. Koita sisältää parhaimman vaihtoehdon rinnalle myös yksi edullisempi ratkaisu, jos budjetit paukkuvat yli eikä joustoa juuri ole.

Projektin johtaminen voi olla palkitsevaa, mutta siihen voi myös sisältyä haasteita erityisesti silloin kun jotain odottamatonta tapahtuu. Suunnittelemalla etukäteen, jakamalla vastuualueet, kuluttamalla kohtuullisesti ja toimimalla ripeästi taataan että projektitiimi on valmiina selviytymään mistä tahansa haasteesta ja projekti onnistuu huolimatta siitä, mitä esteitä tai hidasteita se tielleen saakin.

Haluaisitko toteuttaa kannattavia projekteja, optimoida resursseja, laskuttaa täsmällisesti ja kasvattaa markkinaosuutta? Tutustu Unit4:n PSA-ratkaisuun tai lataa white paperimme "10 haastetta, jotka auttavat asiantuntijapalvelualan yrityksiä tehostamaan toimintaansa".

Sam Ehnholm

Sam Ehnholm toimii Unit4 Oy:n maajohtajana. Sam on työskennellyt toiminnanohjausjärjestelmien parissa vuodesta 2001 alkaen niin paikallisena pre-sales -konsulttina kuin alueellisen Solution Engineers-tiimin johtajana. Sam on tehnyt työtään vuosien varrella Suomen lisäksi myös UK:ssa ja Australiassa.

Seuraa minua linkedin