Unit4
Blogi

Kiinteistöalan erityistarpeiden huomiointi järjestelmävalinnassa

Julkaissut  Mats Smedjebacka

Toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen hermokeskus, joka kannattelee liiketoiminnan kannalta olennaisinta informaatiota. Markkinoilla on toiminnanohjausjärjestelmiä, joissa kaikki tärkeät prosessit käsitellään yhdessä ja samassa järjestelmässä. Tavallista on myös, että yrityksillä on eri järjestelmiä eri prosesseille. Tällöin toiminnanohjausjärjestelmä on pelkästään esimerkiksi taloushallintojärjestelmä. 

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tai vaihto on usein vaativa projekti, joka jo sinällään muodostaa liiketoimintariskin. Tämän vuoksi siihen on hyvä varata aikaa, työskennellä suunnitelmallisesti ja hankkia ulkopuolista apua. Uutta järjestelmää hankittaessa moni tekee sen virheen, että valinta tehdään puhtaasti hinnan ja tiettyjen toimintojen perusteella. 

Mitkä sitten ovat juuri kiinteistöalalle avainasioita sujuvan toiminnanohjauksen näkokulmasta tarkasteltuna? Lyhyesti sanoen: vuokralaisten hallinta, tekninen hallinta ja vuokrien laskenta. Vuokrat ovat monen kiinteistöyhtiön merkittävin tulonlähde. Tarvitaan erityinen järjestelmätuki, joka auttaa nostamaan kohteet esille ja markkinoimaan niitä hakujärjestelmän avulla. Näin mahdolliset vuokralaiset löytävät asunnot nopeasti ja helposti. Rakennusten valvontaan ja kunnossapitoon tarvitaan järjestelmätukea suunnittelua ja budjetointia varten. 

Prosessien ulkoistaminen

Monet kiinteistöyhtiöt ulkoistavat kiinteistöhallinnan prosesseja, kuten taloushallintonsa. Näin tekevät jopa suuret, pörssinoteeratut yhtiöt. Kiinteistöhallinnon CAD-piirustusten ja -mallien käsittelyä edellyttävää osuutta hoitavat usein insinöörit. Tähän osuuteen kuuluu myös ylläpitokustannusten laskenta. Tiedot ovat CAD-mallien muodossa ja vastaavissa järjestelmissä ja usein taloushallinnosta tai projektihallinnosta täysin erillään. 

Tutkimusyhtiö Radarin toteuttaman tuoreen tutkimuksen mukaan kiinteistöyhtiöitä koskevat erityistarpeet ovat usein perinteisen toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuolella. Toiminnanohjausjärjestelmästä uupuvat usein mm. arvonlisäveron hallintaan, dokumenttien kuten piirrosten ja yhteisten kustannusten jakamiseen liittyvät prosessit. Osa ohjelmistotoimittajista, Unit4 mukaan lukien, ovat erikoistuneet vertikaalijärjestelmiin. Näiden toimialakohtaisten ratkaisujen avulla voidaan käsitellä useitakin prosesseja toiminnanohjausjärjestelmän taloushallinnon toimintojen ohella, ilman erillisiä integraatioita.[1] 

Digitalisaation potentiaali 

Rakennus- ja kiinteistöalat mielletään digitalisaation suhteen aikaansa jäljessä oleviksi toimialoiksi. Investoinnit kuitenkin kasvavat nopealla tahdilla. Syy siihen, että kiinteistöyhtiöt eivät omaksu uusia trendejä nopeasti on alalla yleisesti sovelletussa pitkäjänteisessä liiketoimintamallissa. Suuri osa tuloista muodostuu vuokrista. Tulovirta on suhteellisen tasainen, ilman että kiinteistöomistajan tarvitsee nähdä ylimääräistä vaivaa. Kiinteistöyhtiöt ansaitsevat suhteellisen paljon rahaa yksinkertaisella ja vakaalla liiketoimintamallilla. Ne eivät tämän vuoksi ole suuren digitalisointipaineen alaisia kuten vaikkapa pankki-, telekommunikaatio- ja vähittäiskaupan alan yritykset. 

Radarin mukaan rakennus- ja kiinteistöala on neljännellä sijalla 18:sta tutkitusta alasta, kun puhutaan IT-investointien kasvuvauhdista. Muutos on siis jo alkanut, vaikkakin hitaasti. Digitalisaatio voisi alalla toteutua esimerkiksi digitaalisten vuokrasopimusten, automatisoitujen prosessien tai yksilöllisten vesi- ja sähkömittarien kautta. Mahdollisuuksia on rajattomasti.

Lue lisää kiinteistöhallinnasta >>


[1] Radar Ecosystem Specialists, “Fastighetsbranschens behov av ERP”, Sverker Brundin, November 2018.

Mats Smedjebacka

Matsilla on yli 20 vuoden kokemus ERP-ohjelmistojen ratkaisumyynnistä ja konsultoinnista. Mats on kokenut tiiminvetäjä, joka ymmärtää ja ratkoo mielellään projektivetoisten yritysten toiminnanohjaushaasteita. Matsin analyyttinen, mutta ystävällinen lähestymistapa ratkaisuehdotuksiin on tehnyt lähtemättömän vaikutuksen niin työyhteisöön kuin asiakkaisiinkin.

Seuraa minua linkedin