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homme utilise la puissance d'un erp

Votre entreprise change, les ERP également

Posté(e) par  Esther Edelstein

L’arrivée du cloud et la banalisation des progiciels sont les deux facteurs majeurs de transformation des progiciels de gestion intégrés (ERP). Ces derniers permettent désormais aux entreprises d’interagir avec leurs clients, fournisseurs, collaborateurs et actionnaires. Mais malgré ces avancées, les anciennes solutions en place sont souvent conservées en l’état, freinant ainsi l’évolution des entreprises plutôt que d’y participer.

Faut-il changer votre ERP ?

Chaque société doit faire face à des enjeux économiques, organisationnels et technologiques pour conserver sa dynamique de croissance. Si ses processus et son système d’information ne peuvent l’aider à faire face, elle risque de se retrouver rapidement en difficultés : baisse du niveau de satisfaction de la clientèle, opportunités manquées, etc. Des études montrent qu’environ « la moitié des utilisateurs d’ERP exploitent des versions anciennes de ces derniers, datant parfois de cinq à six ans par rapport à la version courante ». De la même manière qu’une automobile ancienne coutera nettement plus en carburant et entretien, et tombera en panne fréquemment, un ERP ancien ne pourra répondre aux nouvelles exigences des collaborateurs, clients partenaires etc. Le développement des relations électroniques avec les clients génèrent aujourd’hui un volume d’information très important, dont l’exploitation est impossible à effectuer avec l’ERP en place. Il est sans doute temps de faire évoluer le cœur de votre système d’information : le présent article, vous propose des éléments d’analyse.

Les signaux d’alerte

1. Vos processus se sont adaptés à la capacité de votre ERP La personnalisation extrême des ERP traditionnels, très coûteuse en maintenance, est un premier élément à considérer. Les entreprises ont perdu beaucoup de temps et d’argent à organiser leur activité en fonction de leur ERP. Quand chaque collaborateur est obligé d’adapter son mode de fonctionnement à celui de l’ERP en place, il est temps de remettre ce dernier en cause. En se basant sur l’approche des ERP traditionnels il est peu probable que ces processus permettent à l’organisation de s’adapter rapidement au changement. Si des tâches deviennent complexes sans raison valable, les collaborateurs perdront en motivation et en créativité, et la productivité de l’entreprise faiblira.

2. Les tableurs et applications alternatives se multiplient Si vos collaborateurs doivent développer des outils et procédures manuelles pour compléter les tâches quotidiennes gérées par l’ERP en place c’est qu’il faut commencer à se poser des questions. Si toutes les entreprises doivent avoir des procédures non automatisées ces dernières doivent être limitées à des cas exceptionnels. Les problèmes surgissent avec la redondance des données : les bases de données fleurissent, les classeurs s’entassent et les tableurs prennent le pas sur les états financiers. Le risque d’erreur humaine est ainsi multiplié, et des décisions majeures peuvent être prises sur la base d’informations fausses ou obsolètes. Avec un ERP « nouvelle génération » vous n’avez pas à compter sur des éditions manuelles ou des tableurs pour élaborer vos budgets et prévisions, car le système d’information est en phase avec vos nouvelles structures et processus.

3. Vous ne sentez plus le pouls de votre entreprise L’utilisation de progiciels trop anciens peut vous laisser sur la touche. Plus l’entreprise sera sujette aux changements – nouveaux produits, acquisitions, croissance géographique – moins vous aurez de pouvoir sur ces modifications. Le manque d’information à jour peut constituer un problème crucial, quel que soit le nombre de feuilles de calcul développées en hâte pour y remédier.

4. Vous devenez otage du prestataire ERP L’ERP en place ne peut plus supporter les changements : vous devez faire appel à votre prestataire pour la moindre manipulation qui devient très coûteuse et vous n’êtes plus en mesure de réagir efficacement aux évolutions du marché. Vous vous contentez de garder la tête hors de l’eau. Une simple montée de version ERP, sans évolution fonctionnelle, peut ainsi s’élever à plusieurs millions d’euros, sans garantir une meilleure agilité de l’entreprise à l’issue du projet. Les difficultés rencontrées lors de l’adaptation d’un ERP traditionnel aux évolutions de l’entreprise ont été la cause d’échecs de nombreux projets de refonte. L’évaluation initiale du progiciel était trop focalisée sur le coût de sa licence, et les projets d’intégration concentrés sur la satisfaction des besoins exprimés au moment du choix. Ces besoins ont pu évoluer avant même le début de la mise en œuvre du progiciel, générant des dépassements de budgets et délais.

Ainsi, les bonnes questions à se poser sont les suivantes : l’ERP en place peut-il supporter des changements fréquents sans reconfiguration majeure de l’outil ? Les changements peuvent-ils être faits en interne ou faut-il toujours passer par le prestataire ? Comment l’ERP en place peut faire face aux évolutions de l’entreprise ? En combien de temps ? L’agilité d’un ERP et sa capacité à accompagner l’entreprise dans son évolution et ses changements sans reconfiguration majeure et coûts élevés associés est clé pour la bonne marche d’une entreprise et sa pérennité.

5. Un manque d’innovation Pensez à l’évolution de votre activité ces dix dernières années ; les technologies comme internet et les smartphones ont eu un impact considérable sur notre environnement. Ces progrès ont engendré de nouveaux modèles opérationnels et des organisations inédites. Les entreprises sont plus décentralisées. Le télétravail, le temps partiel, l’externalisation, les délocalisations sont désormais largement diffusés. Les anciens ERP ont de grandes difficultés à suivre ces tendances et s’adaptent difficilement. Soyez plus compétitif avec une nouvelle génération d’ERP qui propose des solutions plus innovantes et particulièrement adaptées à un contexte économique en constante évolution en répondant aux enjeux que sont le social, le mobile, le cloud et l’analytique.

6. Une perte d’indépendance Restez maitre de vos décisions : votre ERP doit être en mesure de vous proposer des options de déploiement flexible: installation sur vos serveurs informatiques, centres de services partagés, cloud privé, cloud public, externalisation complète des processus. Si votre prestataire ne peut vous les proposer vous n’êtes pas maître de vos choix, et perdez en indépendance. Il est alors temps de changer de progiciel.

7. Les ERP « nouvelle génération » vous redonnent le contrôle L’évolution des technologies et la mondialisation permettent à de nouveaux entrepreneurs, vos futurs concurrents, de se lancer chaque jour. Les occasions de croissance se multiplient. Pour survivre dans ce contexte les entreprises établies doivent pouvoir profiter de ces opportunités rapidement, et adapter instantanément leur modèle organisationnel. Certains ERP, axés sur les collaborateurs et l’échange, offrent cette agilité. En les utilisant les entreprises bénéficieront d’une réactivité accrue et de coûts moindres, et donc d’un retour rapide sur leur investissement à court, moyen et long terme. Les ERP peuvent aujourd’hui suivre ou anticiper les évolutions de leurs utilisateurs sans paramétrage coûteux ou montée de version périlleuse. Les ERP sont au cœur de la stratégie d’entreprise : communication avec les clients, productivité, gestion du changement, relations avec les actionnaires. Certains offrent désormais une grande agilité et vous n’avez plus à faire de compromis pour disposer de solutions puissantes,  fiables, et surtout agiles.

Esther Edelstein

 

 

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