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Enseignement supérieur : quel logiciel pour gérer la génération Z ?

Posté(e) par  Béatrice D'Olier

Lorsque l’on réfléchit aux facteurs qui influencent réellement le développement des établissements de l’enseignement supérieur, on pense spontanément aux nouveaux outils pédagogiques apportés par le digital et aux nouvelles approches collaboratives… mais est-ce vraiment suffisant en 2016 ? Est-ce que les logiciels de gestion de « nouvelle génération » ne seraient pas devenus eux-aussi indispensables pour assurer la croissance des écoles et universités ?

Certes, faire évoluer la pédagogie d’année en année est une des priorités fondamentales dans les investissements d’un établissement ; mais il ne faut pas que cela soit toujours au détriment de ceux destinés à améliorer la productivité administrative car elle compte désormais pour beaucoup dans la capacité à attirer de nouveaux étudiants ainsi qu’à contribuer à leur réussite.

Une étude réalisée au 1er semestre 2016 par DJS Research et publiée sur le site Unit4 montrait d’ailleurs que plus d’un tiers des étudiants dans le monde regrettent que la complexité administrative de leur établissement empiète sur le temps consacré aux études.

Alors que les logiciels de « nouvelle génération » totalement adaptés au secteur de l’enseignement supérieur pourraient apporter une vraie différence et ainsi faire prendre des années d’avance aux écoles comme aux universités.

On pourrait même s’étonner de vous voir encore au bureau par cette chaleur ! Car ces nouveaux logiciels existent déjà et intègrent des « assistants digitaux » qui peuvent désormais s’occuper de nombreuses tâches à votre place pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : la relation avec les étudiants et les intervenants...

 

L’urgence à améliorer la productivité administrative grâce aux nouveaux logiciels de gestion dédiés à l’Enseignement supérieur

 

Si les établissements ont toujours attendu de leur logiciel de gestion qu’il puisse automatiser un maximum de tâches, le niveau réel d’automatisation dans les faits est assez différent. Pourtant, à l’heure où la technologie numérique envahit les campus, il est désormais possible de déléguer la saisie des dossiers administratifs aux candidats admis, automatiser la validation de ceux correctement remplis, envoyer des relances automatiques à ceux qui n’ont pas répondu et en gérer le suivi sur les listes d’attente, etc. Et l’on ne parle ici que des tâches administratives à boucler avant le départ en vacances qui, malheureusement, sont bien souvent une source de stress pour toutes les équipes dès la fin Juin.

Ces logiciels de gestion de « nouvelle génération » exploitent les dernières avancées technologiques et notamment le « Machine Learning », 1ère déclinaison de l’intelligence artificielle (pour en savoir plus, lisez l’article L’intelligence artificielle débarque dans les ERP). Ces fonctions innovantes peuvent améliorer considérablement la productivité administrative grâce aux nombreuses possibilités d’automatisation des tâches et d’interactions innovantes avec les équipes administratives via un « Digital Assistant ».

Plutôt que de laisser les collaborateurs continuer à effectuer des saisies, le Digital Assistant leur posera des questions pour savoir s’ils souhaitent relancer automatiquement les étudiants en retard dans leurs dossiers administratifs ? Effectuer une planification automatisée des cours ? Communiquer les plannings aux intervenants en leur demandant de se manifester rapidement en cas d’indisponibilité… Ainsi assistées, les équipes administratives verraient leur travail, actuellement centré sur les difficultés quotidiennes à résoudre, évoluer vers le pilotage des processus métiers.

Digitaliser ses échanges permet de simplifier et réduire la durée des processus administratifs de l’enseignement supérieur de manière considérable. C’est une source de satisfaction aussi bien pour les étudiants que pour les équipes administratives tant cela peut améliorer leur quotidien et diminuer toutes les ressaisies et erreurs qu’elles doivent constamment gérer.

 

Digitaliser rapidement l’expérience étudiante grâce aux nouvelles générations de logiciels du secteur Education

 

Il y a quelques semaines, nous évoquions le parcours digital d’Emma, candidate à l’école de demain (si vous l’avez raté, lisez l’article Moi, Emma, 19 ans et candidate à l’école de demain). Ces nouvelles attentes des étudiants de la génération Z que l’on retrouve également dans les résultats de l’étude DJS Research (*) confirment la nécessité de rapidement digitaliser l’expérience collaborative entre l’école et les étudiants. 

Si la dimension collaborative est un point fondamental de la pédagogie 3.0, elle doit également être digitalisée pour s’adapter aux nouveaux modes d’échanges d’une génération qui communique aussi bien par texto que dans des espaces de discussions totalement ouverts sur les réseaux sociaux (et qui pourraient ainsi constituer des FAQ diminuant progressivement les sollicitations redondantes des équipes administratives par exemple).

Car la digitalisation ne sert pas uniquement à recruter des étudiants, elle est aussi un vecteur d’innovation et de réussite pour les écoles et universités. C’est la différence avec les anciens logiciels de gestion dans l’enseignement supérieur qui étaient centrés sur la saisie de données, ceux d’aujourd’hui sont centrés sur l’amélioration de l’expérience utilisateur pour révolutionner le quotidien de toutes les personnes interagissant ensemble autour du système de gestion.

Ce qui était autrefois compliqué avec les anciens outils informatiques de gestion, voire impossible du fait de l’obsolescence technologique et les coûts supplémentaires de maintenance que cela aurait engendré, est désormais accessible en quelques clics grâce à l’intégration des technologies les plus récentes dans les dernières versions des logiciels parfaitement adaptés aux besoins de l’enseignement supérieur.

 

Comment accélérer les projets de changement de logiciels de gestion dans les écoles et universités ?

 

Un projet de changement de ses outils de gestion peut parfois paraître long et risqué tant l’organisation et la pédagogie peuvent changer d’une rentrée à l’autre. Justement, ces nouveaux logiciels de gestion dédiés à l’enseignement supérieur simplifient et accélèrent les projets en évitant aux établissements de reproduire les erreurs du passé : s’engager dans des projets trop longs, tomber dans les écueils des développements spécifiques qui empêchent de faire des mises à jour et bloquent l’évolutivité du système d’information…

Si rester au maximum dans les fonctionnalités standards d’un logiciel de gestion est toujours un facteur clé important de succès, la nouveauté est de voir dans leurs dernières versions l’intégration d’accélérateurs de déploiement (les « Value Accelerators » dans les solutions Unit4 dédiées à l’enseignement supérieur) qui permettent aux équipes projet de travailler sur l’activation de processus métiers pré-paramétrés et de jeux de données pré-remplis issus d’expériences de déploiement auprès de centaines d’établissements de l’enseignement supérieur dans le monde.

Ces processus et jeux de données pré-paramétrés vont bien au-delà de ce que pouvaient apporter les simples logiciels de gestion transactionnels que l’on connaissait jusqu’alors. Totalement centrés sur les services, cette nouvelle génération d’outils de gestion renforce le savoir-faire des institutions de l’enseignement supérieur pour améliorer leurs interactions quotidiennes avec les étudiants.

 

S’équiper d’une solution de « nouvelle génération » dédiée à l’Enseignement Supérieur est devenu un impératif stratégique. Au moment où la révolution numérique bouleverse les campus du monde entier qui se retrouvent confrontés brutalement aux nouvelles habitudes digitales des étudiants, l’âge moyen des logiciels de gestion installés dans les établissements est de plus de 13 ans !

Ces systèmes à la technologie ancienne voire obsolète sont devenus trop complexes à maintenir et les faire perdurer davantage est un vrai risque pour le développement d’un établissement de l’enseignement supérieur.

Découvrez dans le livre blanc ci-dessous comment il est possible de moderniser votre institution plus rapidement et plus simplement.

 

 

(*) L’étude DJS Research a été réalisée en mars/avril 2016 auprès de 2000 étudiants à temps plein ou temps partiel dans des universités situées dans 9 pays dont la France.

 

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Béatrice d’Olier

Béatrice D'Olier

Au sein de l'équipe Marketing France, je suis en charge d'accompagner les établissements de l'enseignement supérieur dans leur transformation digitale avec la nouvelle génération de SIS (Student Information System) Unit4 for Education.

Nos solutions sont conçues pour renforcer leur savoir-faire, améliorer leur attractivité, la gestion et le soutien des étudiants tout au long de leur parcours.
 

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