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Sociétés de services : laissez l’ERP travailler pour vous

Posté(e) par  Esther Edelstein

Malgré le dynamisme du secteur, les sociétés de services professionnels se sont retrouvées sous pression ces dernières années : baisse des marges et parfois de la rentabilité, exigences des actionnaires ou regroupement d’acteurs concurrents, etc. Comment réagir face à ces évènements qui les impactent et peuvent conditionner leur performance ? C’est un vrai débat stratégique pour les Directions Opérationnelles et Financières dans lequel le système d’information, et plus particulièrement l’ERP, peut jouer un rôle de plus en plus déterminant. Pourquoi ?

Ainsi mises sous pression, elles se recentrent rapidement sur leurs fondamentaux de bonne gestion tels que l’optimisation du taux de planification des ressources et un contrôle renforcé par les équipes financières tant au niveau des frais généraux que sur la rentabilité des projets significatifs. Elles priorisent de travailler sur l’organisation interne et la bonne intégration des processus entre la planification et la facturation.

C’est d’autant plus naturel que les solutions de gestion pour les sociétés de services ont toujours été centrées sur « bien gérer » les ressources et « bien facturer » les projets afin de contribuer à la bonne performance « transactionnelle ».

Mais ce n’est plus suffisant en 2016 et les ERP de « nouvelle génération » apportent une vraie rupture. Ils sont avant tout centrés sur l’humain avec une approche collaborative transversale et intègrent désormais les premières applications concrètes de l’intelligence artificielle avec des assistants digitaux… Ces 2 dimensions constituent ainsi le vrai potentiel d’amélioration de la performance interne.

 

Les nouveaux ERP pour les sociétés de services sont avant tout centrés sur les processus collaboratifs

 

Aujourd’hui, le travail collaboratif est la norme. Dans les 3 phases du cycle de vie des projets que sont la vente, l’exécution puis la facturation, la synergie des équipes conditionne réellement la performance. Pour bien vendre, les commerciaux ont besoin de l’aide des équipes opérationnelles et pour bien exécuter les prestations, les équipes opérationnelles peuvent avoir besoin de l’aide des commerciaux pour mieux négocier une sous-traitance par exemple.

« On travaille toujours mieux ensemble » mais dans les sociétés de services professionnels qui sont passées à l’ère digitale, on travaille mieux ensemble si l’ERP est centré sur les échanges collaboratifs : le collaborateur devient la donnée de référence. Chacun voit qui est connecté, peut dialoguer par messagerie instantanée puis associer la conversation à un projet, y rajouter également des documents partagés en laissant des commentaires, etc. La base de connaissances s’humanise et l’on passe de bibliothèques de GED (Gestion Electronique de Documents) très structurées mais mal exploitées à des données partagées en temps réel par les équipes que l’ERP enregistre et associe aux référentiels de données.

C’est cette approche collaborative qui est déterminante pour améliorer la performance interne car dans les sociétés de services où l’humain est la 1ère ressource de l’entreprise, tout doit être fait pour maximiser la facturation des employés « productifs » et l’efficacité des employés « non facturables ». Or, à chaque fois qu’un collaborateur doit sortir de l’ERP pour échanger avec d’autres personnes ou partager des documents en lien avec des projets, c’est la productivité de cette 1ère ressource que l’on gâche. Aujourd’hui, le système d’information doit absolument aider à « mieux travailler ensemble » et à dépasser le fonctionnement en silos que connaissent encore certaines entreprises.

Chez Unit4, nos solutions sont « People Centric » et nous avons récemment amélioré l’expérience collaborative en les intégrant avec la plateforme Slack.com (Cliquez ici pour en savoir plus). Nos clients, sociétés de services professionnels, d’ingénierie, médias ou de services informatiques (SSII), diminuent ainsi les emails échangés entre les membres de l’équipe projet qui organisent désormais leurs communications par projet, par équipe ou par client.

Améliorer la visibilité et l’anticipation grâce à un ERP « digital ready »

 

En plus d’être centrés sur le collaboratif, ces nouvelles solutions intègrent également des applications concrètes de l’intelligence artificielle avec des « assistants digitaux » qui peuvent travailler pour vous.  

En effet, il est aujourd’hui possible de dialoguer avec l’ERP dans son espace de Tchat habituel (Skype, Slack.com, etc.) pour automatiser certaines tâches répétitives. Les collaborateurs n’auront qu’à répondre « Oui (merci) » lorsque l’assistant digital leur proposera de valider leur saisie de temps si le prévisionnel n’a pas été modifié. Il en va de même pour un manager qui pourra valider des procédures internes de paiement des factures fournisseurs si elles sont conformes à la demande initiale et respectent le budget.

Mais un ERP « digital ready » peut aussi apporter une vraie différence par sa capacité à analyser les données et anticiper sur l’évolution de l’exécution des projets et donc de leur rentabilité grâce à la technologie du « Machine Learning » (pour en savoir plus sur l’Intelligence Artificielle, lisez notre article de blog).

Les capacités de calcul et d’apprentissage des assistants digitaux leur permettent ainsi de faire des analyses prédictives afin d’anticiper les évolutions du taux de staffing des ressources facturables, les évolutions probables des projets et des budgets, l’évolution de la marge prévisionnelle en fonction des recours à la sous-traitance, etc. Le bénéfice concret pour les sociétés de services c’est que l’ERP peut prendre l’initiative d’alerter un chef de projet sur un problème de planification ou de taux d’utilisation des ressources à venir d’ici quelques semaines ou alerter l’équipe financière d’un impact sur le cash-flow dans 2 mois dû à plusieurs modifications de planning dans un projet…

Le besoin de visibilité a toujours été essentiel dans le pilotage d’une société de services mais l’anticipation le plus en amont possible est désormais la norme dans la recherche de performance.

Changer son ERP  n’est plus si compliqué

 

Beaucoup de sociétés de services qui ont connu une forte croissance ont souvent construit leur système d’information de manière empirique, empilant différentes applications et reportings Excel voire des développements spécifiques. Elles se retrouvent alors confrontées à un réel dilemme face à la nécessité d’évoluer vers une solution plus adaptée à leur activité qui ne freinera plus l’amélioration de leur performance mais sans pour autant faire peser un risque à l’entreprise, à travers un projet long et coûteux…

Aujourd’hui, changer son ERP n’est plus aussi compliqué et risqué que ça a pu l’être. Certains comme Unit4 Business World sont désormais totalement préconfigurés par secteurs d’activité et intègrent des fonctionnalités applicatives et données métiers issus des Best Practices rencontrées dans nos expériences de déploiement. Les sociétés de services professionnels ont ainsi l’opportunité d’accélérer leur projet de changement de manière significative (pour en savoir plus sur le sujet, lisez notre article de Blog)

 

Investir dans un ERP de nouvelle génération « digital ready » parfaitement adapté à ses besoins métiers, c’est accélérer la transformation digitale de son entreprise et la faire évoluer vers une organisation plus agile et plus performante... Téléchargez notre guide sur les priorités à mettre en œuvre pour vous aider dans cette démarche.

Esther Edelstein

 

 

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