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Faut-il utiliser Excel pour les prévisions budgétaires

Prévisions budgétaires sous Excel : est-ce encore raisonnable ?

Posté(e) par  Bozena Deschamps

« On ne change pas une équipe qui gagne » ou plutôt « on ne change pas une solution qui gagne », c’est ce que pense encore un grand nombre d’utilisateurs d’Excel dans les entreprises. Le célèbre tableur continue en effet de bénéficier d’un certain succès auprès des directions comptables et financières dans les petites mais aussi dans les grandes entreprises. En 30 ans, Excel est devenu le 1er outil privilégié pour réaliser les prévisions budgétaires.

Avec ses fonctionnalités avancées de formules de calcul et de créations de graphiques, Excel peut effectivement faciliter le suivi du budget au sein de l’entreprise et offrir une grande flexibilité d’utilisation. Au fil du temps, les contrôleurs de gestion ont ainsi enrichi leurs feuilles de calcul avec des tableaux croisés dynamiques, des macros de reformatage des cellules voire des connexions automatisées de mise à jour depuis des sources de données externes...

L’outil « bon à tout faire » en quelque sorte ? Rien n’est moins sûr. Généralisation du Cloud, données dans le Big Data, etc. : avec la transformation numérique viennent de nouvelles opportunités d’améliorer les prévisions, mais également de nouveaux risques liés à la sécurité, au volume de donnés à gérer et à leur fiabilité. Plus que jamais, la question de continuer à utiliser Excel pour ses prévisions budgétaires se pose sérieusement.

 

La réussite des prévisions budgétaires exige avant tout une collecte de données sécurisée

Qui dit fiabilité des prévisions budgétaires dit fiabilité des sources d’information sur lesquelles elles sont basées. Or avec Excel, il est très compliqué de sécuriser réellement le contrôle des saisies de données, le format d’un tableur étant par définition totalement libre.

Valider manuellement des données pour un reporting opérationnel est une chose, mais identifier les bonnes informations et valider les données provenant de plusieurs sources pour constituer des prévisions budgétaires fiables à l’échelle de toute l’entreprise en est une autre. 

Faute de frappe ou de saisie, information manquante, doublon ou omission sont difficiles à gérer dans des feuilles de calcul, il est donc fréquent qu’elles contiennent des erreurs inconnues par leur utilisateurs. Or si des erreurs de calcul existent, les résultats seront forcément incorrects. Les entreprises qui utilisent Excel sont donc confrontées à de vrais risques d’incohérence ou d’imprécision en matière budgétaire. C’est d’autant plus vrai pour les grandes entreprises, chez qui la volumétrie des données ne cesse de s’accroître.

Autre risque sérieux en matière de pilotage budgétaire : la gestion de la confidentialité. Un fichier Excel peut être envoyé par erreur à un mauvais destinataire et compromettre la protection des données. En plus des risques liés aux fuites de données, si des informations sont supprimées par erreur dans un fichier, il s’avère très difficile de les récupérer si un versioning du fichier au sein d’un système de stockage centralisé n’a pas été mis en place. Au bout du compte, c’est une perte de temps et des risques accrus pour l’entreprise.

Peut-on réellement travailler un budget de manière collaborative dans des fichiers Excel ?

Tous les contrôleurs de gestion et directeurs financiers s’accordent sur le fait que pour fiabiliser les prévisions budgétaires, il est essentiel d’impliquer les responsables opérationnels. Or, la diffusion et l’exploitation des informations issues des feuilles de calcul restent des opérations archaïques : il faut mettre à jour les fichiers Excel à chaque utilisation puis les diffuser manuellement.

Rien n’assure d’ailleurs que les personnes concernées par les prévisions budgétaires aient bien à disposition la dernière version du document ; les utilisateurs impliqués ne sont jamais certains de travailler sur la bonne version. Ceux qui souhaitent apporter des modifications doivent créer des fichiers temporaires qui sont ensuite fusionnés (ou non) par le contrôleur de gestion « responsable de la version officielle ». Des manipulations qui ne font qu’augmenter les risques et entraînent des confusions ou pertes de temps.

On aurait presque tendance à oublier qu’Excel est avant tout un outil de bureautique individuel. Cela reste très compliqué de travailler à plusieurs sur un tableur, et l’absence de dimension collaborative se fait d’autant plus ressentir lorsqu’il s’agit de gérer des données sensibles comme celles des budgets de l’entreprise. Pourtant, force est de constater que de nombreuses entreprises continuent à diffuser des feuilles de calcul, tant pour la saisie du budget que pour les processus de Rolling Forecast, alors qu’elles devraient se hâter de réinventer leur gestion financière.

L’absence de collaboration dans un tableur complique aussi la traçabilité quant à la provenance des données, qui n’est pas toujours assurée. Celles-ci peuvent être issues de sources non identifiées ou saisies en local par l’utilisateur ; il est très compliqué de disposer d’une vision claire et d’un historique des saisies et versions de document. En l’absence de travail collaboratif, la circulation de l’information est véritablement pénalisée et le risque d’erreur est sans conteste plus important.

S’ajoute à ces problématiques la question du traitement de l’information. Régulièrement, des données de différentes natures doivent être fusionnées et retravaillées pour créer des documents d’aide à la décision. Les besoins en tableaux de bords et en reporting diffèrent en fonction des groupes ou individus concernés (direction générale, responsables de département, etc.). Contrôleurs de gestion et directeurs financiers passent alors plus de temps à préparer des fichiers Excel qu’à véritablement analyser les informations qu’ils contiennent, et la pertinence des prévisions budgétaires s’en ressent… Pour vous aider à les fiabiliser, nous avons synthétisé dans l’Ebook ci-dessous les retours d’expérience et bonnes pratiques des directions financières, n’attendez pas pour le télécharger :

 

 

L’accessibilité d’utilisation dans Excel est-elle vraiment utile aux prévisions budgétaires ?

Parmi les arguments clés des défenseurs d’Excel pour les prévisions budgétaires, on retrouve évidemment la facilité d’utilisation offerte par la souplesse du formatage des tableaux et la puissance des formules de calcul. Mais est-ce vraiment ce dont les entreprises ont besoin dans des environnements économiques extrêmement concurrentiels où la volatilité est devenue la norme ? Est-ce que la gestion des risques, ou plutôt la maîtrise des risques, est compatible avec des données budgétaires réparties dans de nombreuses feuilles de calcul ?

Pour réagir rapidement face à l’imprévu et prendre les bonnes décisions, il faut être certain de le faire à l’aune de données fiables voire même envisager plusieurs hypothèses d’action et disposer d’estimations des impacts financiers. En période d’instabilité, il est vital pour l’entreprise d’utiliser au mieux les ressources disponibles si elle veut maintenir ses marges.

Les coûts de maintenance associés à l’utilisation de ces fichiers sont également à mettre en perspective avec cet argument de la flexibilité. Les formules qui composent les tableurs sont très rarement documentées et ne sont connues que par une poignée de personnes (voire une seule) à l’origine de leur création. Se pose alors la question de la transmission de la connaissance en cas de départ de ces personnes... un risque supplémentaire pour l’entreprise, dépendante d’une connaissance individuelle.

Seule une solution centralisée de planification budgétaire comme Unit4 Prevero peut résoudre les points cités précédemment : l’entreprise a accès à un environnement centralisé avec l’intégralité des données nécessaires disponibles et à jour, les utilisateurs travaillent en mode collaboratif et sont plus productifs puisque les tâches répétitives sont automatisées.

Bozena Deschamps

Specialized in complex IT Solutions, currently focused on Corporate Performance Management (CPM), Bozena helps customers realize their projects and improve their decision-making and control.

Unit4 Prevero is Corporate Performance Management (CPM) and Business Intelligence (BI) solution for planning, budgeting, forecasting, data analysis, dash boarding and reporting. Prevero solution cover financial and operational planning, project planning, HR planning, strategy planning, risk planning and financial consolidation. 

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bozena.deschamps@unit4.com

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